Офис-менеджер – тенденции рынка труда

Устоявшиеся представления о секретаре или офис-менеджере таковы: юная девушка с параметрами 90-60-90, основной должностной обязанностью которой является подача кофе шефу и его гостям. Действительно, лет десять назад все так и было, встречается и сейчас. Но жизнь меняется, и сегодня работодатели все чаще хотят видеть в секретаре настоящую хозяйку офиса, чуть старше тридцати, профессионально владеющую компьютером и иностранным языком.

До недавнего времени около 80% работодателей, ведущих поиск сотрудников офиса, не уточняли, кто именно требуется: секретарь, офис-менеджер или помощник руководителя. На данный же момент у работодателя уже есть более четкая градация офисных работников по функционалу. Если раньше руководитель говорил, что ему нужен человек, который будет и отвечать на звонки, и чай подавать, и обеспечивать бесперебойную работу всего офиса, то сегодня есть разграничения полномочий и функций по должностям.

Так, если сотрудник отвечает на телефонные звонки, ведет деловую переписку и, как правило, подчиняется только директору, его можно смело назвать секретарем. У офис-менеджера более расширенные функции: он должен наладить работу всего офиса, чтобы информация из всех отделов стекалась в приемную к руководителю, чтобы сотрудники не знали проблем с расходными материалами, чтобы в офисе был порядок, а гостей встречали и провожали как положено.

Более четко обособилась должность “помощник руководителя”. В идеале — это человек, у которого может быть два высших образования (второе, как правило, финансовое). Часто он является материально ответственным лицом, и его порой называют “серым кардиналом” предприятия. Случаи, когда все три должности присутствуют в штатном расписании, встречаются редко. С большей долей вероятности их сочетание можно увидеть в представительствах иностранных компаний и на крупных российских производствах. Чаще всего руководитель ищут офис-менеджера, который является еще и личным секретарем, и в какой-то степени помощником.

В компаниях и организациях также встречается должность администратора, но ее специфика, функционал и полномочия пока путаные. В одних случаях — администратор, например, в салоне красоты расписывает время приема клиентов, в другом случае — должность по функционалу можно сравнить с офис-менеджером. Разграничение по полномочиям дает понимание, за что и кому платят.

Следующие изменения коснулись требований работодателя к возрасту кандидата. Сегодня работодатель все чаще хочет видеть на этой должности сотрудника секретариата или офис-менеджера женщину в возрасте “тридцать плюс”, причем с ребенком. Эти сотрудники больше мотивированы к работе, у них есть жизненный опыт, который нужен в разрешении конфликтных ситуаций. Кроме того, в офисе должен быть порядок, и поддерживает его хозяйка, то есть секретарь. Она, конечно же, сама не моет пол, но за посудой или мебелью следит: чтобы не было пыли, тарелок с остатками супа и чашек со следами губной помады. Кроме того, если на улице слякоть, много посетителей, то приходится и пол протирать. Клиент ведь не будет ждать прихода уборщицы, и мнение о компании может пострадать из-за недостаточной чистоты в офисе. Вот к таким, казалось бы, мелочам и рутине молодые соискатели не всегда готовы, зато с этим без проблем справляются женщины постарше.

При этом по прежнему огромное значение имеет внешность для секретаря и офис-менеджера. Но сегодня в цене уже не только и не столько модельная внешность, а скорее просто доброжелательная, обаятельная и ухоженная женщина.

Знание ПК, причем уже не только на уровне Word, но и Excel, интернета, а также офисной техники даже не оговариваются, так как считаются обязательными. Все чаще и знание иностранного языка не является исключительным требованием. Раньше работодателю это было необходимо больше для престижа. Сегодня, если предъявляется условие, что кандидат должен владеть иностранным языком, значит, это умение пригодится на практике. Конечно, уровень синхронного перевода вряд ли понадобится, но ответить на телефонный звонок, прочитать адрес на конверте, встретить и проводить иностранных гостей надо уметь без проблем.

Соискателей, удовлетворяющих перечисленным требованиям, найти непросто. Трудность поиска заключается не столько в профессиональных, сколько в возрастных требованиях работодателя. К тридцати годам люди уже определяются со стабильным местом работы, многие ждут повышения по службе, а офисные должности рассматриваются чаще всего как стартовый этап карьеры.