Нормальный офис - не прихоть, а необходимость

Ищете сотрудников? Учтите, что многих соискателей может отпугнуть офис в квартире или подвале жилого дома! Так что если у Вас имеется именно такое помещение или пока нет вообще никакого, то перед тем как подыскивать новых сотрудников, стоит задуматься над поиском достойного офиса.

Изначально Вам необходимо вычислить какой метраж офиса Вам понадобиться. Для этого конечно можно руководствоваться существующими нормами, а можно для начала «прикинуть на глаз». Для прикидки вспомните любой офис в котором Вам приходилось работать или в котором Вы постоянно бываете и который кажется Вам оптимальным в пропорции: место на количество человек. Максимально точно подсчитайте его приблизительную площадь и разделите на количество сотрудников офиса, которые работают там, в одно и тоже время. Вы получите ориентировочную площадь необходимую для работы 1 человека. После этого определитесь, сколько сотрудников будет работать в Вашем офисе в течение ближайших нескольких лет. Теперь умножьте полученную ранее площадь (необходимую для 1 чел.) на количество планируемых сотрудников. К полученной цифре прибавьте еще где-то 30%. Это необходимо для того, чтобы компенсировать возможную неточность в расчетах и незапланированное увеличение количества сотрудников. Второе, что Вам нужно сделать, это определиться с местом расположения офиса (в центре города или на окраине) и с той суммой, которую Вы готовы потратить на аренду.

Если Вы решите подыскать подходящее помещение, пользуясь услугами агентств недвижимости, будьте готовы, что, подыскав интересное объявление с хорошей ценой, Вы можете столкнуться с тем, что когда позвоните, Вам скажут, что это помещение уже сдано, но есть более дорогие варианты или что, в объявление закралась ошибка и таких цен как в объявлении нет в помине, но есть другие более реальные варианты.

Обратите внимание, что агентства работают по разным схемам:
1) с агентством недвижимости заключается договор, и оно подыскивает вам помещение. При этой схеме вы можете работать с агентством в качестве как физического, так и юридического лица;
2) вам платно предоставляют список адресов по вашему запросу, и Вы самостоятельно едете осматривать помещение и договариваться;
3) агентство за вознаграждение дает Вам доступ к базе помещений, где Вы можете подобрать подходящее Вам и также самостоятельно договориться с владельцем;
4) Вам предоставляется бесплатный доступ к базе помещений без точных адресов и контактов владельцев. В случае если Вас заинтересовало какое-то предложение, то сотрудник агентства покажет выбранный офис и в случае Вашего согласия агентство возьмет с Вас фиксированную сумму, либо комиссию (30% - 100%) от стоимости аренды за первый месяц.

В случае если Вы выступаете как юридическое лицо, агентство заключит с Вами договор. В основном, если вам подошло помещение, перед выездом на объект для просмотра Вам вышлют договор и акт по электронной почте. Вы подписываете и заверяете договор со своей стороны, отдаете агенту, а он возвращает Вам договор, подписанный агентством, сразу или при следующей встрече. После любого просмотра помещения Вы должны будете подписать акт с указанием размера помещения и стоимости аренды - она впоследствии повлияет на размер агентского вознаграждения. Это предпринимается для того, чтобы Вы не смогли действовать в обход агентства. Когда Вам подберут подходящее помещение и Вы заключите договор с собственником, Вы должны будете заплатить агентству вознаграждение в размере месячной арендной платы.

Если Вы выступите как физическое лицо, то агентство, будет взимать с Вас плату за каждый показ помещения. Когда офис будет подобран, то сумма, взятая с вас за показы, будет вычтена из вознаграждения, причитающегося агентству. Этим агентство перестраховывается, поскольку если физ. лицо решит заключить договор в обход агентства, то с него будет сложнее взыскать плату, чем с юридического лица.

При работе с агентствами Вам необходимо учесть, что:
1) агент будет знать о помещении только ту информацию, которую предоставил собственник, поскольку агент еще не бывал там;
2) агент может оказывать на вас давление: «Вот смотрите, это же то, о чем вы просили. Вот окно, ну и что, что оно ведет на помойку, зато тихо. Недалеко от центра, пять остановок на электричке до метро – это как раз и есть центр» и т.д.;
3) если помещение Вам понравится, но Вы не готовы будете сразу заключить договор с собственником и при этом захотите зафиксировать за собой первенство, то агентство попросит Вас оставить залог до момента заключения договора;
4) если стоимость указана в у.е., то это может означать как доллары, так и евро. При этом курс агентства может быть значительно Выше существующего на тот момент;
5) реальные характеристики помещения могут отличаться от тех, что были заявлены предварительно. К примеру, метраж другой, нет окон, больше стоимость, и т.д.;
6) иногда помещения сдают только под «тихий» офис, это означает, что никому, кроме сотрудников компании, появляться в офисе нельзя;
7) учтите, что если Вы захотите сделать ремонт в помещении, то будете делать его за свой счет и в случае смены офиса, средства потраченные на него Вам возвращены не будут;
8) не забудьте уточнить режим работы здания и условия пропуска своих сотрудников и клиентов;
9) договор аренды, в основном, заключается сроком на 11 месяцев с правом пролонгации;
10) Вам могут предложить мебель от предыдущего арендатора за символическую плату. Обязательно проверьте ее качество;
11) есть вероятность, что в стоимость аренды могут не входить плата за телефон, Интернет, коммунальные услуги, уборку, охрану и т.д.;
12) помимо договора аренды и субаренды Вам могут предложить договор совместной деятельности или подобный;
13) плата обычно берется за первый и последний месяц аренды;
14) уточните, как будет происходить оплата, и на каких условиях. Так, к примеру, некоторые арендаторы просят часть арендной платы перечислять на счет, а часть отдавать наличными.

Обратим внимание, что, даже подыскивая помещение через агентство, желательно не отказываться от самостоятельного поиска помещения. Иногда на зданиях вывешивают номера телефонов (иногда, даже без каких-либо пояснительных слов). Позвонив по которым Вы сможете договориться о покупке или аренде помещения.

Помните, что в выборе между компаниями, достойный офис может стать дополнительным плюсом для нужного Вам специалиста.