Организация рабочего места в офисе

В моем понимании, правильно оборудованное рабочее место (на какой-либо единичной должности) в значительной степени должно позволить отладить и систематизировать работу этого сотрудника, частично упростить выполнение функций (обязанностей), возможно, даже повысить производительность труда, а кроме того сделать пребывание в офисе максимально комфортным.

Если говорить на языке энциклопедии, "рабочее место" – это часть пространства, приспособленная для выполнения работником (или группой работников) трудовых функций, которое в свою очередь должно отвечать одной единственной цели: обеспечение сотрудника всеми необходимыми материалами, техническим оборудованием и иными средствами.

Иногда значение термина "рабочее место" приравнивается к слову "штатная единица". В этом случае "рабочие места" сотрудников, занимающих различные должности, будут отличаться. Так, например, место работы офис-менеджера (о котором и пойдет речь далее) не будет тождественным месту работы другого специалиста (например, PR-менеджера).

Когда я только приступила к обязанностям офис-менеджера, предоставленное мне для работы место было далеко от идеала. Во-первых, вакантным оно было давно, так как было решено попробовать обойтись без данной ставки. В результате чего работу частично выполняли другие сотрудники, совмещая это с деятельностью по своей основной должности. Поэтому постепенно дела пришли в упадок.

Надо сказать, что иногда все же приходили претенденты с улицы, но надолго никто не задерживался, так как в делах офис-менеджера царил полный хаос, и это отпугивало.

Потом пришла я и решила остаться. Когда в первый рабочий день меня водили по офису и знакомили со всеми, представляя новым офис-менеджером, многие скептически улыбались. Почему было так я поняла, когда мы пришли в бухгалтерию. Окинув меня взглядом, одна из женщин проронила:

"Ах, очередной претендент..."

Никто не ожидал от меня подвигов, потому, частично разобрав завалы, я решила начать с организации своего рабочего места.

Основные принципы, которыми мне пришлось руководствоваться:

- компактность, так как пространство было ограничено;

- наиболее близкая досягаемость предметов первой необходимости (на расстоянии вытянутой руки), так как нужно было быстро найти необходимое;

- строгая организация и порядок, так как от этого зависела также и эффективность работы офиса в целом;

- создание атмосферы уюта и комфорта (не только личной, но и для посетителей).

МЕБЕЛЬ

Первоначально мое рабочее место представляло собой: стол-стойку, пару крутящихся стульев и зону для посетителей, оборудованную парой мягких кресел.

Осознав, что этого набора явно недостаточно, мне пришлось совершить рейд по офису. В результате мною была обнаружена бесхозная мебель: нуждавшаяся в ремонте шкаф-тумба с выдвижным ящиком для подвесных папок, пара мягких кресел подобных тем, что стояли в зоне для гостей, и журнальный столик. Кроме того, мне очень приглянулись стоящие в некой отдаленности шкафы со стеклянными дверцами.

Вывод: иногда достаточно просто сделать перестановку, если такая возможность имеется и если от этого Вам станет комфортно.

Если же мебели все же недостаточно, и если учесть, что бюджет, как правило, ограничен, первоначально стоит оглядеться вокруг. Возможно, в пределах досягаемости окажется что-то ненужное всем остальным обителям офиса. Даже если находка нуждается в ремонте, руки опускать не стоит (далее – для представительниц прекрасного пола): нужно лишь пустить в ход природное женское обаяние и найти того, кто может все это починить. Если финансовых затруднений нет, можно обратиться в службы ремонта мебели.

Если в поле Вашего зрения находится не достаточно «заполненная» мебель, нужно узнать: нельзя ли Вам занять свободное место на полках и расставить там свои документы. Главное, не переусердствовать, чтобы это не стало похоже на полный захват территории.

РАБОЧИЙ СТОЛ

Этот аспект хотелось бы затронуть отдельно. Лично мне нравится четкая организация предметов на столе. Иногда это даже доходит (казалось бы) до абсурда: так, например, в подставке для канцелярских принадлежностей карандаши будут стоять отдельно от шариковых ручек, а скрепки и скобы для степлера никогда не будут перепутаны. Если же такое вдруг случится, то виновники будут быстро найдены и наказаны со всей строгостью. По крайней мере, мне удалось приучить всех к мысли, что у моего рабочего стола может быть только одна хозяйка - я!

Большого скопления бумаг на столе Вы тоже не увидите, так как в моем распоряжении всегда будет огромное количество лотков для документов, каждый из которых подписан и предназначен для хранения определенного вида документации. Кроме того, бумаги будут отсортированы также по степени важности и срокам исполнения.

Вывод: я никогда не осуждала тех, кто жил иначе, понимая, что мы - разные люди, но самой мне никогда не нравился классический беспорядок на моем столе, даже если это и говорило о том, что рабочий процесс в самом разгаре. Поэтому мне хотелось создать минимальную систему учета и хранения даже в таком месте, как рабочий стол!

Также важно дать понять другим обитателям офиса, что ваше рабочее место является только вашим и вы не потерпите вторжения на свою территорию. Может быть, это прозвучит смешно, но иногда ее нужно просто пометить, как это делают коты, но использовать при этом другой метод - словесный, например.

ТЕХНИКА И НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ

Первоначально в моем распоряжении были всего лишь компьютер, телефон и мини-АТС.

Но очень скоро мне стало ясно, что этого для нормальной работы также мало и, подружившись с программистом, мне удалось обзавестись: факсом, сканером и принтером. В последствие к ним добавились пишущий привод и колонки, наличие последних значительно скрасило мое пребывание на работе. Количество необходимых для работы компьютерных программ также постоянно менялось в сторону увеличения.

Мой компьютер – это вообще отдельная история. Когда я заступила в должность, никого его содержимое не интересовало, когда же я сообщила о своем уходе, все очень забеспокоились о том, не уничтожу ли я все плоды своей работы.

Поэтому он стал отдельной графой в плане передачи дел.

Вывод: первоначально нужно доказать руководству, что технически Ваше рабочее место оснащено не достаточно (если это так), и выяснить все детали его оптимизации. Возможно, Вам повезет, и Вы станете обладателем новой техники, а, может быть, Вам придется (как и мне) заводить дружбу с нужными людьми.

Но во всем должно быть чувство меры. Иногда Ваши представления могут быть далеки от тех, коими обладает Работодатель. Палку перегибать тоже не стоит в стремлении иметь все и сразу. В этом случае лучше просто медленно стремится к конечной цели. И Ваше терпение в конечном итоге будет вознаграждено.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Сейчас документы хранятся на различных носителях. Выберите максимально удобный способ и наладьте системы учета и хранения.

В моей деятельности документы хранились как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Бумажные документы подшивались в различные папки, складывались в лотки и т.п.

Электронные документы также были четко систематизированы по наименованиям организаций, годам, папкам и видам. Так, например, в моем компьютере появились крупные папки, такие как «Деловая переписка», «Кадровое делопроизводство», которые в свою очередь делились на другие мелкие под-папки и т.п. Все это говорило о моем стремлении к четкой структуре хранения документации.

В приемной же (по просьбе моего руководителя) была организована «почтовая система», что значительно облегчило мою работу, оставив далеко в прошлом, необходимость разносить документы лично. Документы на подпись генеральному директору поступали в отдельной папке.

Часть особо важных и конфиденциальных дел хранились в кабинете директора или в сейфе.

Вывод:система хранения документов призвана облегчить их поиск, а не наоборот. Ориентироваться также нужно на то, какое число работников будет иметь допуск к тем или иным файлам. Или же на то, кому предназначены те или иные документы.

ПРОЧИЕ МЕЛОЧИ ЖИЗНИ

Разобравшись с определяющими факторами в организации своего рабочего места, можно подумать и об уюте.

Так как рука моя была легкой, даже самый болезненный «зеленый» пациент (принесенный из закоулков офиса) в результате моей заботы не только возвращался к жизни, но и начинал благоухать. Поэтому очень скоро моя импровизированная приемная была украшена различными цветами.

Такие вещи, как санузел, место для приема пищи и отдыха, гардероб для верхней одежды, место для хранения обуви, зеркало и т.п. просто необходимы. Но иногда нужно обустраивать и это. Чистое полотенце, красивая мыльница, подставка для посуды и прочее также могут создать атмосферу уюта в офисе.

В целом же при организации рабочего места важно понимать: так как мы находимся «при исполнении» большую часть своего времени, нужно постараться сделать пребывание в офисе более комфортным. Довольные люди работают быстрее и эффективнее.