Якщо театр починається з вішалки, то будь-яка організація чи фірма починаються з телефону. Він, немов, нервова система організму будь-якого підприємства. Адже ефективності можна досягти лише в тому випадку, якщо на належному рівні буде працювати телефон. Але, чи вміємо ми правильно говорити по телефону?

Існує цілий ряд правил, як правильно говорити по телефону, особливо для секретарів. Припустимо, вам потрібно зателефонувати в певну організацію, щоб вирішити важливе питання або по оголошенню з пошуку роботи..? Для таких випадків також є правила культурного і грамотного спілкування по телефону. Розглянемо лише декілька з них.

Перше. Якщо ви телефонуєте незнайомій людині або на підприємство, слід привітатися і відрекомендуватися, назвавши ім'я (при необхідності, по батькові), прізвище, організацію та посаду, після чого запитати ім'я та прізвище співрозмовника. Важливо ще уточнити причину дзвінка. Все це необхідно говорити чітко, розбірливо і шанобливо (емоційний аспект також дуже важливий), щоб можна було записати. У великих організаціях подібні записи, як правило, веде секретар.

Друге. Розмовляти по телефону потрібно чітко і коротко. Для цього потрібно заздалегідь продумати майбутню розмову (що і як говорити), щоб кілька хвилин не розтягувати на півгодинну світську бесіду.

Буває так, що, домовившись про телефонний дзвінок, сумніваєтеся чи пам'ятають про вас. В такому випадку розмову слід почати з нагадування про попередню бесіді і, відповідно, назвати себе. Цим ви позбавите свого співрозмовника від напруженого згадування та проявите свою тактовність і повагу по відношенню до нього.

Третє. Завжди завершує розмову той, хто телефонує, а не той, кому дзвонять. Адже дуже часто буває так, що у вас два або три питання. Перше ви вичерпали – вам відповіли і поклали трубку. А у вас ще одне питання, доводиться повторно дзвонити.

Не зайвим буде знати, що чоловіки, розмовляючи по телефону, зосереджено слухають співрозмовника всього лише 10-15 секунд, а потім увага перемикається на аналіз ситуації, якщо все достатньо розуміло, готові перервати розмову і зробити свої висновки.

Правила безпечних розмов

Не сперечайтеся і не сваріться по мобільному телефону, особливо в присутності інших людей.

Не розказуйте про фінанси, а також про особисті проблеми чи здоров'я по мобільному телефону на публіці.

Не віддавайте комусь свій мобільний телефон. Це можна робити тільки в разі крайньої необхідності і якщо ви добре знаєте людину.

Пам'ятайте про те, що будь-яка людина з мобільним телефоном може записати те, що ви в даний момент говорите, зробити ваше фото або послати повідомлення про те, де ви знаходитесь.

Не слід говорити зневажливо про роботу або колег. І нинішній, і майбутній роботодавець зможуть отримати інформацію про вас.

На замітку. Під час навчання управлінський персонал в Японії проходив спецкурс (тренінг) щодо правильної та культурної подачі інформації по телефону. Пропонується, наприклад, текст розпорядження. Звичайний його переказ займе 15 хвилин. Ставиться завдання: передати розпорядження по телефону за п'ять хвилин. Домігшись цього, час скорочують до чотирьох хвилин, потім до трьох, двох – коли повідомляється основна суть.