Працювати продуктивно – означає працювати з розумом, а не витрачати на роботу безмежну кількість часу. Трудоголізм може призвести до професійного вигорання, який вб’є будь-який поклик до креативу і натхненної праці. Тому популярне гасло WORK HARD («працюй важко») краще відкинути в сторону, і натомість обрати інше – WORK SMART («працюй розумно»).

Окрім трудоголізму, існує чимало інших факторів, які заважають працювати менше і отримувати більше результатів. Це «зависання» в соцмережах, потяг до перфекціонізму, коли хочеться, щоб все було ідеально (а це за замовчуванням неможливо). Розберемо нижче, як застосувати грамотний підхід до виконання робочих завдань, щоб затрачати на роботу менше часу, а ефективність при цьому залишалася на високому рівні.

Більше не дорівнює краще

Експерти в сфері тайм-менеджменту стверджують, що успіхів досягає той, хто з розумом підходить до роботи, і вміє при цьому правильно розподіляти час на виконання робочих задач. Працювати і виснажуватися по максимуму – шлях у провалля, розумний та усвідомлений підхід веде до успіху.

Генрі Форд у своїй автобіографії «Моє життя і робота» розповів, як він намагався оптимізувати робочий графік для своїх працівників. Століття тому люди працювали по десять годин щодня і шість днів на тиждень. Великий винахідник і новатор задумався над таким питанням: можливо, люди працюватимуть краще, якщо скоротити тривалість робочого дня? Експериментальним шляхом Форд встановив, що сорокагодинний тиждень принесе більше результатів, ніж традиційний на той час робочий графік. Так і сталося – скорочення тривалості робочого тижня на третину позитивно позначилося на робочому процесі.

В наш час навіть стандартний робочий тиждень (8 годин, 5 днів на тиждень) стає неактуальним. Багато відомих компаній проводили експеримент зі скороченням робочого тижня, і результати вражали: продуктивність праці значно підвищувалася.

Які можемо зробити висновки? Закон Паркінсона стверджує, що будь-яка робота завжди заповнює весь відведений на неї час. Причому, незалежно від обсягу роботи, яку треба виконати. А якщо візьмемо до уваги понаднормові години, то продуктивність ще більше знижується. Працівники не встигають відпочити і відновити сили, знижується мотиваціє і настає емоційне вигорання. Тому понадурочна робота – ще одна важлива проблема, яка стає на заваді, як працювати менше і отримувати більше результатів.

Правильно розставляємо пріоритети

Напевно, ви чули про принцип Парето? Його суть полягає в тому, щоб найперше вирішувати найважливіші і найскладніші завдання, що дозволить отримати найбільший результат при найменшій витраті часу.

Трапляється так, що в ході виконання важливої роботи з’являються другорядні завдання. Переключаючись на них, ми втрачаємо концентрацію, марнуємо зусилля на дрібниці і, як наслідок, буває важко повернутися до пріоритетного завдання. Тому втрата концентрації іноді може дорого обійтися. Стратегічно успішним ходом вважається вміння сказати «Ні» другорядним завданням.

Важливо зрозуміти, що ми не вміємо пришвидшувати чи сповільнювати час. А от навчитися його правильно заповнювати – це всім під силу. Плануючи завдання розумно, можна уникнути втечі хвилин, які, накопичуючись, переростають у години змарнованого часу. Про яку тоді ефективність можна говорити, якщо щодня марнуватиметься година, дві, а то й більше безцінного часу?

Щоб не відволікатися від основного завдання, ставте режим «не турбувати». А якщо згадаєте за інші справи, які теж потрібно виконати, тримайте під рукою блокнот. Занотувавши їх, ви не забудете про них і зможете перейти до їхнього виконання після основної роботи.

Мінуси перфекціонізму

Ще один шлях, як працювати менше і отримувати більше результатів – це уникати перфекціонізму. Ця хвороблива звичка забирає чимало часу і нервів, і суттєво знижує ефективність праці, бо зробити будь-що ідеально насправді неможливо. Як би ми не старалися виконати певну роботу ідеально, завжди можна зробити ще ідеальніше. Це вічний біг по колу, і єдиний вихід з нього – перестати зациклюватися на нереально високо задертій планці.

Чому перфекціоністи втрачають продуктивність?

1. Виконання робочих завдань забирає значно більше часу;
2. Перфекціонізм тягне за собою прокрастинацію і очікування на підходящу мить та ідеальні умови, що в принципі теж неможливо;
3. Відшліфовуючи окремі деталі, втрачається здатність оцінювати роботу глобально.

Відхід від перфекціонізму не означає, що можна виконувати роботу абияк. У гонитві за ідеалом легко забути про інші важливі речі: наприклад, якщо ваш проект передбачає етап редагування, всі необхідні правки можна буде внести згодом. А такі правки будуть, їх не уникнути, бо замулене око не побачить дрібних недоопрацювань, які з легкістю виявить спеціаліст зі сторони.

Рух на автопілоті

Ловили себе на тому, як в процесі роботи відволікаєтеся на сотні дрібниць, як от сповіщення в месенджерах і соцмережах? Відповівши на одне повідомлення, існує ризик «залипнути» і продовжити рух на автопілоті, переглядаючи стрічку новин чи генеруючи нові повідомлення, які не несуть важливого змісту. Така багатозадачність втомлює і забирає час у дійсно важливих завдань. Щоб потім приступити до перерваної задачі, знадобиться чимало хвилин, щоб відновити концентрацію. Це в свою чергу потягне поспіх і метушню, що суттєво знизить продуктивність і якість роботи.

Правильний відпочинок

Щоб працювати менше і отримувати більше результатів, нашому мозку потрібен відпочинок. Причому, правильний відпочинок. Тобто, якщо ви відпочиваєте, ви саме відпочиваєте, а не «грузитеся» робочими завданнями.

Як правильно відпочивати? Влаштовуйте перерви на роботі, щоб мозок міг відпочити; на вихідних не думайте про роботу. Дозволити собі побайдикувати на вихідних – це не розкіш, а необхідність. Звідки інакше візьмуться сили для нових звершень? Від постійної гонитви за результатами сил і натхнення не прибуде. А от до емоційного вигоряння тоді – рукою подати.