Время - деньги!

Это одна из самых популярных тем у топ-менеджеров в последние десять лет, но сам термин звучит, согласитесь, немного непривычно. Отчасти потому, что это "калька", дословный перевод словосочетания time-management. Если зарыться в лингвистические дебри поглубже, этот термин можно перевести и как "своевременное преуспевание".

Итак, как же все-таки научиться управлять капиталом времени?

Знаете, что общего у вашего первого учителя, нынешнего босса, блондинки из анекдотов и всех клиентов вашей компании? Все они не выносят, когда к ним на встречу опаздывают. Даже если сами они являются на встречу на три часа позже, чем обещали. Никто не любит ждать. Поэтому придется научиться все делать вовремя. Но как? Вы бы и рады научиться делать больше дел. Но беда в том, что вас — как любого нормального человека — тянет вести себя так, словно вы добились всего, чего хотели, и теперь отдыхаете от трудов праведных.

Чаще всего люди надеются на старую пословицу, что "солдат спит, а время идет". Мол, в заветный час Х вы выиграете миллион в лотерею, выгодно женитесь или, в крайнем случае, вас назначат директором фирмы, потому что всех более достойных претендентов переманят в другую компанию.

Напрасные ожидания. Уинстон Черчилль говаривал: "Время -плохой союзник". В том смысле, что время постоянно норовит коварно ускользнуть от вас, не оставив ничего взамен. И для того, чтобы научиться управлять временем, необходимо начать с самоорганизации.

Экономия времени по-научному
Основоположник теории менеджмента Питер Друкер считает, что "из всех человеческих ресурсов время — это ресурс,пожалуй, самый желанный, дефицитный и невосполнимый". Как и положено теоретику, никаких практических советов он не дает, хотя его наблюдения вам пригодятся:
"У многих менеджеров существует иллюзия, будто для решения проблемы дефицита времени можно найти какую-то панацею: для одних такая панацея заключается в овладении искусством быстрого чтения; для других в ограничении объема любых отчетов одной страницей, для третьих — в механическом ограничении продолжительности бесед с сотрудниками, например, 15 минутами. Однако все подобные "панацеи" — чистейшей воды шарлатанство и, в конце концов, пустая трата времени".

Друкер считает, что для управления временем менеджер должен использовать не одно, а много средств, но, не внедряя незыблемые правила, как для роботов, а следуя гибкой системе.

По мнению Друкера, способные менеджеры-метеоры не жалеют времени только на одну процедуру — они тщательно обдумывают будущие шаги и планируют их, особенное внимание уделяя повторяемым и частым действиям. Это значит, что нужно начинать и заканчивать день с анализа своей работы и планирования. Если сможете, принимайте решение делать то или другое дело заранее, лучше всего не менее чем за день. Это позволит вам действовать под влиянием логики и интуиции, основанной на опыте и знании, а не в результате чувственных порывов и криков "Караул!".

Друкер также подметил такое правило успешных менеджеров: на решение проблем своего босса (и общение с ним) они тратят больше времени, чем на заботу о своих подчиненных. И вовсе не потому, что они природные лизоблюды и подхалимы. Действуя таким образом, хорошие руководители предоставляют младшему звену свободу творческой деятельности, не подвергая подчиненных мелочной опеке. А сами стараются предупредить возникновение трудностей на более высоком уровне.

В переводе с "друкеровского" на офисный бытовой язык это означает: без стеснения углубитесь в подготовку информационной справки для директора. А если в этот же самый момент очаровательная секретарша Ниночка попросит вас помочь ей составить поздравительную открытку для бухгалтера Нины Николаевны, ласково пошлите Ниночку к черту, как бы симпатична она вам ни была. Директор все одно — важнее.

Почему некоторым удается все делать вовремя
Пунктуальные люди, как правило, умеют расставлять приоритеты по следующим графам:
- Срочно и важно
- Не срочно, но важно
- Срочно, но не важно
- Не срочно и не важно

Причем дела "четвертого" и "третьего порядка" они не делают вообще,пытаясь сплавить их кому-то другому. А сами посвящают все время важным занятиям, контролируя, чтобы они были выполнены заблаговременно еще на стадии, когда не настала форсмажорная ситуация и они не перешли в стадию "Срочно!"

Почему люди опаздывают

Причины для этого могут быть самыми разными. Одни не привыкли быть собранными и ответственными за свое поведение. Другим нравится, когда их ждут. Есть десятки вариантов.

Артур Фриман и Роуз Девульф, авторы бестселлера "10 глупейших ошибок, которые совершают люди", считают: многие выбиваются из графика, потому что слишком неуклонно борются за выполнение поставленных задач. Когда необходимо гибко переделать график, они не желают отступить в сторону, чтобы переждать проблемное время и попробовать что-то другое. И долбят как дятлы в одну точку, гордясь своим идиотским упорством.

Еще одна типичная ошибка — это "синдром отличника", то есть желание все довести до идеального состояния. Например, такой старательный молодчик будет готовить отчет для выступления на обычной планерке, как презентацию в программе Power Point Microsoft, с которой его завтра же пошлют на международную конференцию. А ведь вполне хватило бы заметок, сделанных от руки на странице ежедневника.

Случай из практики №1

Один мой знакомый (назовем его Андрей), директор крупной фирмы, постоянно опаздывает. Не на пять минут, которые не ставят в вину даже в Европе. И не на четверть часа или даже полчаса — привычная норма для нашей страны. Нужно было отмерять часа два от того срока, когда он обещал придти, и только тогда начинать ждать. А иногда нужно было прибавить пару дней, а порой и недель, чтобы дождаться обещанной встречи или звонка. От напоминаний секретарши он отмахивается, как мерин от жужжащей мухи.

Андрей — гений в бизнесе, обладающий другим, более ценным талантом: экономической интуицией. Куда он вложит деньги и силы, там открываются золотые горы. Поэтому раньше ему прощалось все. А теперь общественные нормы стали более строгими. Многие фирмы вводят корпоративные ритуалы. Опаздывать теперь не принято. Даже директорам.

Понимая это, Андрей обычно высылает вперед себя заместителя или референта — в зависимости от важности встречи. Тот ведет переговоры и оправдывается за директора: "Приболел". Или: "Срочно вызвали на встречу к западному инвестору". А куда еще могли "вызвать" владельца крупной компании? Он сам кого хочешь вызовет.

И горя не знать бы нашему счастливцу, не наблюдающему часов. Но получилось, как в пословице — "Помянешь нечистого, он и появится". На горизонте материализовались настоящие инвесторы-миллионеры. На счастье Андрея, они были не немцами, а жителями Америки,да еще с какими-то дальними российскими корнями. Поэтому они отчасти могли понять его противоречивую натуру. Но постепенно чехарда с графиком встреч начала вызывать у них подозрения: "Неужели это симптом того, как их российский партнер воспринимает обязательства и также будет работать?!" Андрей решил "войти в трудовую струю", но у него не получается.

Внешние причины опозданий
Их две. Первая выражена строкой известного романса — "Мне некуда больше спешить...". Успешный человек не особо переживает о своем имидже исполнительного человека. И в некоторых секторах рынка это вполне проходит. Такой человек быстро отвыкает от режима и наслаждается вседозволенностью.Пока гром не грянет. А когда возникает острая необходимость, сразу перейти к строгому распорядку очень трудно. Вторая причина состоит в том, что директору нравится предпринимательская деятельность, поэтому он с энтузиазмом открыл фирму. Но рутина, в том числе и точный распорядок, ему скучны.

Что делать?

Необходима "адаптация к режиму", своеобразная гимнастика для самоорганизации. Если все-таки VIP-персоне нужно стать пунктуальной, то "по моему хотению" это может и не произойти. Несколько недель уйдет на восстановление привычки все делать вовремя. Придется пригласить бесцеремонного назойливого консультанта со стороны.

Если вы не в состоянии заставить себя,то прекратите самообман и попытки заниматься делом, от которого вы подсознательно отлыниваете. Таким людям, как Андрей, лучше всего искренне признаться себе в скрытых мотивах своих опозданий и оставить управление фирмой более надежному менеджеру "без тараканов" в голове, а самому предаться экономическим фантазиям, философским мечтам и поиску смысла жизни. И тогда такой руководитель больше не будет подводить своих топ-менеджеров и будет появляться в фирме только с подарками и новыми идеями. Уж как его любить будут!"

Случай из практики №2

Если Андрей опаздывает, выполняя два-три дела в день, то другой мой приятель Эдик, рядовой менеджер, не успевает сделать сразу сто. Если Андрей может провести полдня, глядя в окно или перелистывая деловую прессу, то Эдик одной рукой перебирает бумаги, другой отстукивает что-то на компьютере, одновременно болтая по телефону и отхлебывая из кружки. Ест он всегда на ходу.

Эдик работает менеджером, учится в бизнес-школе, преподает на каких-то курсах, посещает десяток профессиональных тусовок для того, чтобы быть в курсе новостей. Да еще просматривает регулярно деловую периодику и сайты. В машине учит по магнитофонным записям немецкий язык, ходит к другу-американцу практиковать английский язык.

Примерный сын, он заезжает раз в неделю к маме на пироги. В фитнес-центр он уж и рад не ходить, но "уплочено на год вперед", поэтому Эдик больше отсиживается в сауне. Иногда у него завязываются нежные связи с девушками. Причем ухаживать ему некогда. Но женщин чертовски привлекает его сверхзанятость. Они видят в нем будущего Цезаря и сами бросаются на шею. И тогда все расписание на некоторое время летит к черту.

Как только дамы переходят от стадии кокетства к стадии повышенных требований,Эдик пробуждается от любовной грезы и кидается наверстывать упущенное. Он передвигается по коридорам и улицам бегом и все равно опаздывает постоянно — от получаса до пары дней.

Внешняя причина опозданий
Эдик боится упустить возможности и чего-то недополучить в жизни. Поэтому он слишком перегружен делами, но пробки, незапланированные встречи и совещания срывают его график. А ему, бедолаге, всего-то и нужно, что признать себя достойным и уже добившимся немалых успехов. В какой-то степени ему не до ста оттого, что есть у Андрея, — признания заслуг. Ему нужна уверенность в завтрашнем дне и одобрение окружающих.

Что делать?

График человека с переполненным органайзером часто бывает не структурирован. Если вы похожи на Эдика, то вам необходимо сесть в спокойной обстановке и проанализировать свои приоритеты под лозунгом: "Что будет, если я откажусь от того или этого?" При этом такие доводы, как: "Я обещал", "Я всегда это делал" или "Мне так нравится" — можно считать малозначимыми. Нужно оставлять только полезное для карьеры, здоровья и важное для ваших взаимоотношений с самыми близкими людьми.

Орудия успеха

После таких удручающих историй вам,наверно, захочется положительных примеров. Увы! Они слишком скучны для изложения. У пунктуальных людей все всегда вовремя и по порядку. Если вы хотите стать таким же заурядно правильным человеком, используйте "тренажеры" для самоорганизации. Например, еженедельники. Они продаются везде и рассчитаны на любой вкус.

Беда многих людей состоит в том, что они не умеют им пользоваться. Даже если еженедельник у них есть, они используют его в качестве блокнота. На самом деле, этот "блокнот" позволяет упорядочить ваше расписание. Вести его нужно, как бортовой журнал, — постоянно. И не забывать регулярно в него заглядывать. Первое время — каждый час.

Иначе получится, как в старом анекдоте о том, как жена попросила мужа бросить письмо в почтовый ящик, но, зная его забывчивость, завязала ему узелок на носовом платке — напоминание о поручении. Но рассеянный муж забыл воспользоваться этим предметом гигиены, утерся рукавом и не увидел узелок. Точно так же вы можете записать задание в ежедневник и забыть в него заглянуть.

Словом, нужно привыкать пользоваться ежедневником эффективно. Это выработает привычку следовать письменным напоминаниям. Используйте записки-липучки, развешивая их на видных местах.

Регулярно заполняйте графы ежедневника "Планы", "Распорядок дня" — как первоклассник прописи. Может быть, научитесь...

Вы скажете — зачем суетиться?! Научившись автоматически экономить по минуте-другой то в одном, то в другом, в сумме вы получите пару дополнительных часов в день. В итоге — несколько лет жизни.