Якщо на робочому місці ви опинились у складній ситуації, яка потребує від вас написання листа-пояснення, вам слід повідомити відповідальну особу про ваше порушення чи виправдати свою репутацію, якщо вашої провини немає. Працівник, скориставшись таким правом відповідно КЗпП і можливістю написати пояснювальну записку, має змогу розставити важливі для нього акценти щодо того, що відбулося, і таким чином навіть пом’якшити дисциплінарне стягнення.

Написаний вами лист-пояснення на робочому місці, може бути корисним для обох сторін (роботодавця і робітника) і виконує одразу декілька функцій:

• інформативна (доводить до відома керівника ситуацію стосовно проблемного питання чи положення справ),
• показує вашу зацікавленість та стурбованість (показує, що ви турбуєтесь і якомога швидше бажаєте повідомити колег або керівництво про положення справ),
• підтримує взаємоповагу (особливо якщо лист-пояснення буде написано заздалегідь, чим не спричинить незручності в команди та людей, з якими ви співпрацюєте),
• дає зрозуміти подальші дії (інформація в листі дасть повне розуміння того, коли ви повернетесь на робоче місце чи, як збираєтесь виправляти неприємну ситуацію, що постала перед вами).

Різновиди листів-пояснень

Відповідно від мети та призначення листи-пояснення поділяються на такі різновиди.

• За змістом:

роз’яснювальні - розкривають причини певного факту, вчинку, події, переважно негативного характеру за певну провину,

оглядові - пояснюють змістовність окремих положень основного документа, наприклад звіту або плану.

• За місцем розташування адресата:

внутрішні - документи, що подаються в межах однієї установи чи організації,

зовнішні - документи, що призначаються для подання за межами підприємства і продаються найчастіше керівникові організації вищого рівня або заступникові.

Структура складання листів-пояснень

Незалежно від причин вашого написання листа-пояснення, слід врахувати, що структура цього документа змінюватися не буде. Тож спробуйте викладати власні думки логічно й послідовно, дотримуючись наступного чек листа.

1. Привітання. Безумовно, розпочніть документ із привітання. Переконайтеся, що ваш лист адресований правильній людині – керівнику, колезі, менеджеру з персоналу або іншій особі, відповідно від змісту звернення та причин. Тоді ви можете звернутися у вітальній частині за іменем та по батькові.
2. Вдячність. Ця частина листа-пояснення актуальна в разі, якщо ви складаєте документ після того, як керівник надав вам таку можливість виправитись. Наприклад, якщо ви відпрошувались по сімейним обставинам чи пишете пояснення щодо запізнень дедлайнів.
3. Пояснення причин. Викладіть причини, за якими сталося порушення. Пам’ятайте, що вони повинні бути поважними, чіткими та вагомими. Не намагайтесь писати багато та лити інформативну воду.
4. Докладіть підтверджувальні документи. Якщо ви були відсутні на робочому місці через хворобу чи інші ситуації, які можна завірити документально, то намагайтесь отримати підтверджувальні документи у відповідних установах. Додайте відскановану копію документа до свого електронного листа.
5. Варіанти вирішення порушення. Обов’язково пишіть кроки, яких ви вжили, щоб компенсувати пропущену роботу під час вашої фізичної відсутності на робочому місці. Або запропонуйте власний варіант вирішення чи надолуження цього робочого дня і ваших задач. Якщо ви не можете бути присутнім на роботі, запропонуйте компенсацію: ви можете цей день працювати з дому замість того, щоби брати повну відпустку. Таким чином керівник чи колеги, яким ви адресуєте лист, завжди зможуть зайти й подивитися важливу інформацію щодо термінів чи планів дій та подальшу вашу присутність на робочому місці.
6. Вибачення або подяка. Подякуйте за увагу в листі-поясненні, поставте обов’язково свій підпис, вкажіть свою посаду. Якщо ви адресуєте лист-пояснення на ім’я менеджера з персоналу, ми рекомендуємо надати додаткову контактну інформацію: номер телефону, електронну адресу.

Що слід врахувати при написанні листа-пояснення

Чи існує в компанії такий документ, як лист-пояснення щодо відсутності на роботі. Деякі компанії вимагають офіційний лист про відсутність із зазначенням причин відсутності, а також додатковий підтверджувальний спеціальний документи, які пояснюють відсутність працівника.

У листі-поясненні завжди варто бути максимально правдивим, коли ви виправдовуєтесь за відсутність на роботі. Краще за все поговорити з керівником особисто, якщо вам потрібна відпустка або день для розв'язання особистих проблем. Обов’язково скажіть своєму колезі або керівнику, що саме ці причини, на вашу думку, заважають вам виконувати свою роботу належним чином, і попросіть трохи часу для розв'язання проблем.

Якщо лист-пояснення присвячений вашій відсутності на робочому місці, то пам’ятайте, що керівники будуть вдячні вам за те, що ви залишаєтеся на зв’язку під час вашої відсутності. Наприклад, ви завжди можете тримати свій телефон при собі й відповідати на дзвінки та повідомлення. Ви можете вказати номер свого мобільного телефону в електронному листі, попросити написати електронну пошту або залишити загальну адресу в чаті.

Скласти лист-пояснення про власну відсутність на робочому місці чи порушення певних робочих режимів не так уже і складно. Обов’язково скористайтесь зазначеними вище рекомендаціями по його написанню. Головне пам’ятайте, що тон мовимає бути доброзичливим і вдячним.