Специалисты
утверждают, что одной из животрепещущих проблем отечественной архивистики до
сих пор остается вопрос подготовки кадров. Комплексно ее не решают даже
профильные факультеты, открытые при нескольких вузах, тем более отдельные
профтехучилища и техникумы, обучающие основам документооборота и деловодства.
По сегодняшний день нет специализированного высшего учебного заведения,
занимающегося фундаментальным и последовательным становлением молодого резерва
отрасли. Впрочем, это не мешает архивным дисциплинам значиться во многих
учебных планах и программах.
Документальные кадры
Содержать в штатном расписании архивариуса может себе
позволить далеко не каждая организация. И зачастую функциональные обязанности
такого специалиста ложатся на плечи секретаря-деловода или документоведа.
Вопреки распространенному мнению, деловодотвечает
не только за прием, регистрацию и распределение корреспонденции по отделам.
Документы нужно уметь помещать в банк данных, вести картотеку учета прохождения
материалов, систематизировать и сохранять текущий архив. Кроме этого,
составлять регистрационные карточки, компьютерные банки данных и описания дел,
вышедших из документооборота и помещенных в архив предприятия. Справиться с
этой ответственной работой невозможно без знания инструкций по ведению
деловодства, стандартов оформления документации, порядка «прохождения»
служебных материалов. Обучиться азам делопроизводства можно в ПТУ или
техникуме, где открыта соответствующая специальность. Например, в киевских
геологоразведочном и механико-металлургическом техникумах, Межрегиональном ВПУ
связи. Аспекты работы с документами в обязательном порядке рассматривают и
будущие секретари — учащиеся многих профессионально-технических училищ.
На более высокой иерархической ступеньке стоят документоведы,
для которых полное или базовое профильное высшее образование — одно из главных
условий. Справочник квалификационных характеристик профессий выделяет довольно
обширный перечень требований к знаниям и умениям таких специалистов. Прежде
всего, необходимо изучить порядок планирования, проектирования и технологию
работы служб документационного обеспечения управления, а также методы развития
документационных систем. Не обойтись и без принципов оформления, классификации,
сохранности и экспертизы ценности документов.
В крупных компаниях, где оборот
материалов велик, существует разделение труда специалистов. И если
ответственность за сложный процесс документооборота несет документовед, то
продолжает работу с информацией после ее «списания» в архив совершенно другой
работник. В компетенции архивариуса— регистрация, систематизация,
учет и обеспечение сохранности документов, вышедших из документооборота. Ему
необходимо знать порядок хранения и использования архивных дел, принципы их
оформления, государственную систему деловодства. Чтобы сберечь архивы в
целости-сохранности, следует постоянно следить за их состоянием и своевременным
обновлением, поддерживать оптимальные условия в помещении (определенную степень
освещенности, температуру и влажность воздуха).
Немаловажный аспект — правильный выбор
носителей для хранения информации. Еще пару десятков лет назад документы
создавались исключительно на бумаге, сегодня же практически все
делопроизводство переводится в электронный формат. И это несмотря на то, что
диски и дискеты не столь «живучи», как традиционная бумага, длительность жизни
которой в идеале — около 600 лет! «Мы можем прочитать издание времен
Гуттенберга, но, увы, не дискету 15-летней давности», — констатируют
специалисты. Для подстраховки во многих организациях принято составлять
документы в двух вариантах: бумажном — для архива, электронном — для частого
использования. И «документальному» работнику в обязательном порядке придется
овладеть навыками работы с компьютерной техникой и программным обеспечением, а
также быть хорошо осведомленным в сфере современных интеллектуальных технологий.
Покопаемся в архивах
За неимением профильного учебного заведения будущие
архивисты осваивают профессию на отдельных вузовских факультетах, зачастую
исторических или библиотечно-информационных. Старейшая кафедра архивоведения и
специальных областей исторической науки более 60 лет работает на историческом
факультете Киевского национального университета имени Тараса Шевченко.
До середины 1990-х она оставалась единственным центром подготовки специалистов
архивного дела!
— За последние годы наша кафедра
приложила немало усилий для решения насущных проблем архивного образования, —
рассказывает заведующий кафедрой архивоведения и специальных областей
исторических наук исторического факультета Киевского национального университета
имена Тараса Шевченко, доктор исторических наук, профессор Николай Григорьевич
Щербак. — Были изданы новые учебники и переизданы старые, в написании
которых мы принимали непосредственное участие. Так, в составе авторского
коллектива первого и второго учебника по архивоведению вместе со мной работал
академик АН высшей школы Украины, доктор исторических наук, профессор Ярослав
Калакура, который и руководил этим научным проектом. Под его же руководством
увидел свет курс лекций по украинской историографии — очень важной для
становления грамотных специалистов по архивистике дисциплине.
Среди прочих спецкурсов, читаемых преподавателями
кафедры, — архивная система Украины, деловодство и документоведение, историческая
хронология, теория и методика архивного дела, история архивной системы. Также
изучаются кино- и фотодокументы как исторические источники, традиции киевской
исторической школы документалистики, национальная и государственная символика.
Уделяется внимание знакомству с национальным и личными архивными фондами,
проблемами метрологии (науки об измерениях, методах достижения их единых стандартов) и
ономастики (науки о собственных именах). Не забывают о вопросах управления,
организации и планирования, рассматриваемых в рамках предмета «Менеджмент в
архивном деле».
Отдельное место отводится
совершенствованию полученных умений и навыков на архивной практике, которая
начинается после второго курса в центральных государственных архивах Киева.
Дальнейшая специализация предусматривает не только архивную практику
(полноценную работу в качестве архивистов), но и педагогическую (преподавание
истории в школе). Поэтому по окончании вуза выпускникам присваивается две
специальности — архивиста и преподавателя истории.
— Не могу сказать, что дается в обучении
сложнее всего, ведь сам был студентом очень давно, — шутит Николай Григорьевич.
— Замечу только, что наши педагоги прилагают максимум усилий, чтобы сделать
процесс учебы не только познавательным, но и интересным. Коллектив кафедры
составляют исключительно преподаватели с учеными степенями — доктора и
кандидаты наук, доценты. К тому же, поддерживаем тесную связь с архивами. Так
по совместительству на кафедре преподает директор центрального государственного
архива высших органов власти и управления, кандидат наук и доцент Наталья
Маковская. В общем, стараемся внести внушительную лепту в становление молодых
кадров. Вот только печально, что наши выпускники не спешат работать в архивы
из-за небольшой заработной платы. Думаю, это и есть основная проблема
отечественного архивного дела…
Базы данных
За последние десять лет значительно возросло количество
учебных заведений, в стенах которых преподаются архивоведческие дисциплины. Так
кафедра библиотековедения и инновационных технологий гуманитарного факультета Государственной
академии руководящих кадров культуры и искусств Украины готовит студентов
по специальности «Документоведение и информационная деятельность» (квалификация
документоведа-референта органов высшей власти и местного самоуправления).
Основные читаемые курсы — общее и управленческое документоведение, теория и
практика деловодства, архивоведение и история архивного дела.
Кафедра источниковедения, историографии и
специальных исторических дисциплин Запорожского государственного
университета предлагает получить специализации «Организация и методика
архивного дела», «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Обучаться можно как на стационаре, так и заочно. Студенты знакомятся с
ведомственными архивами, историей госучреждений, архивами политических партий и
организаций, церковным архивоведением и правовой защитой информации. Также
изучают текстологию (реставрацию и реконструкцию документальных памяток) и
палеографию (историю письма, закономерности развития его графических форм,
памятники древней письменности). Особо интересна такая отрасль палеографии как
криптография, занимающаяся исследованиями графики систем тайнописи.
Квалификацию историка-архивиста можно
получить и на кафедре древней истории Украины и специальных исторических
дисциплин исторического факультета Львовского национального университета
имени Ивана Франко. Стоит заметить, что среди профильных дисциплин можно
найти архивное право, нумизматику (историю денежного обращения), генеалогию
(науку о родственных связях) и сфрагистику (изучение печатей и оттисков).
Кроме этого, подготовка архивистов
ведется на кафедре историографии, деловодства и археологии исторического
факультета Харьковского национального университета им. В. Каразина, а также
кафедре архивоведения и документоведения факультета журналистики и социологии
Восточноукраинского национального университета им. В. Даля. А отучиться заочно
в аспирантуре по специальности «Историография, источниковедение и специальные
исторические дисциплины» дает возможность Украинский научно-опытный институт
архивного дела и документоведения. Для поступления нужно сдать вступительные
экзамены по профильному предмету, философии и иностранному языку. Заметим, что
работники государственных архивных учреждений имеют право обучаться за счет
госбюджета.
