Маленькая хозяйка большого архива

Моя собеседница работает архивариусом в компании «Эйвон Косметикс Юкрейн». Ирина Прокопенкосогласилась поделиться с читателями своим видением профессии:

— Работаю в компании семь лет. С самого начала в мои обязанности входила обработка и учет документов: я сортировала и вводила в компьютерную систему данные, поступающие от наших клиентов. Специфика бизнеса нашей фирмы в том, что оригиналы многих документов, которые предоставляют нам заказчики, должны сохраняться достаточно долго. А клиентов у нас очень много. В определенный момент сложилась ситуация, когда необходимо было привести в порядок операционный архив. И два года назад мне предложили должность архивариуса: сейчас я отвечаю за хранение документации всех отделов — финансового, транспортного, работы с клиентами…

— Первое время было сложно?

— Я знала, что задача предстоит не из легких. Мне назначили месячный испытательный срок, и сначала было тяжеловато, ведь накопилось множество документов: операционный архив, документы не строгой отчетности, текущие, с которыми работают отделы. Наполнение архива предстояло систематизировать так, чтобы документы были доступны, особенно документы строгой отчетности, ведь их надо оперативно предоставлять при различных проверках, поэтому порядок крайне необходим.

— С чего вы начали наводить порядок?

— Важнее всего было определить сроки хранения документов. В каждой компании они разные, но не должны противоречить нормам, изложенным в законодательстве Украины. Документы первичной важности, согласно закону, хранятся постоянно. «Внутренние» — периодически списываются, и срок их хранения определяется экспертной комиссией, в состав которой входят и представители компании.

Проведя беседы с руководителями всех отделов, и взяв на заметку их пожелания по срокам хранения документации каждого подразделения компании, коллегиально определили, какие документы сколько времени должны храниться.

Не менее важный этап — выработка системы учета и регистрации каждого листочка, находящегося в архиве. Ведь для облегчения поиска все коробки должны быть маркированы и размещены на складе в определенном порядке.

Разобрав горы бумаг, которые складировались без особой системы, в первые три недели навела относительный порядок. Каждая коробка была подписана, пронумерована и стояла на своем месте. Всем стало ясно — я справилась!

— И… приступили к спокойной размеренной работе?

— Не совсем так. Мне предстояло еще одно испытание: переезд в новый офис, где, кстати, предусмотрено и помещение под архив. Полгода продолжался переезд, и все эти полгода я как бы жила на два дома: в старом здании контролировала, чтобы коробки с документами грузились строго по описи и по порядку, в новом — следила за выгрузкой и размещением бумаг. Важно было расположить на новом складе архив в таком порядке, чтобы без проблем ориентироваться в этом хозяйстве.

— Каков сейчас размер архива?

— Более пяти тысяч коробок, в каждой из которых — пятьсот документов. Но меня это не пугает: я в течение получаса могу отыскать нужный документ, поскольку сама их систематизировала. Иногда за день через мои руки проходит до десяти тысяч бумаг. Часть из них спустя месяц-два уничтожается, часть — оседает на более долгий срок.

— Вы пользуетесь особой системой поиска документов?

— Я работаю с электронной базой архива. Каждой бумажке присвоен код, который означает степень ее важности, отдел, из которого она поступила, и срок хранения. Если ко мне обращаются с просьбой найти документ, я, введя в поисковую систему код документа, могу определить, в какой коробке он хранится и на каком месте склада эту коробку надо искать. Поэтому поиски занимают минимум времени. Могу разыскать документ по фамилии клиента.

— Ваша работа предполагает взаимодействие с различными службами компании?

— Со многими. Контактирую с финансовым отделом, ведь основную, самую важную документацию сдают на архивное хранение именно они, и они же чаще всего запрашивают документы для различных проверок. Со службой безопасности тоже довольно часто сотрудничаю: выясняем ситуацию по должникам. Большую поддержку оказывает и транспортное подразделение. Наша компания имеет представительства во всех регионах Украины, соответственно, и документы в архив стекаются со всей страны. Запросы часто получаю и от отдела работы с клиентами.

Поскольку по нормам охраны труда поднимать тяжелые коробки я не имею права, то всю физическую работу выполняют грузчики: приносят, сгружают, ставят на стеллаж.

— Вы несете персональную ответственность в случае утери документов из архива?

— Первый пункт моей должностной инструкции гласит, что в случае разглашения конфиденциальной информации или утери документов я несу ответственность, согласно действующему законодательству. А это от года исправительных работ до двух лет заключения. Поэтому для работы архивариусом требуется, помимо усидчивости и аккуратности, еще и огромное чувство ответственности.

— Какие еще качества необходимы архивариусу?

— Умение ладить с людьми. Хотя со стороны, кажется, что я работаю только с бумажками, каждый день приходится общаться с сотрудниками компании: как с руководством, так и с рядовыми работниками. Поэтому некая гибкость в отношениях, лояльность очень помогают. Неплохо еще и чувство юмора иметь. Если возникает напряжение в общении, хорошая шутка разрядит ситуацию.

— А специальные знания необходимы?

— Когда только приступила к исполнению обязанностей, остро ощущала нехватку специального образования. Пришлось учиться архивному делу в «полевых» условиях. Прежде всего, необходимы знания действующего законодательства (нормы и сроки хранения документов), основ деловодства. Поначалу засиживалась допоздна, изучала необходимые материалы. Порой казалось, что не справлюсь. Большую поддержку оказывали коллеги из финансового и юридического отделов. Именно с ними мы разработали внутреннюю инструкцию по хранению документов. Словом, благодаря моей настойчивости и командной работе преодолела все трудности.

— Какова специфика труда архивариуса?Есть ли особые неудобства, к которым должен быть готов человек, решивший посвятить себя этой профессии?

— Очень досаждает бумажная пыль, но, к сожалению, это фактор постоянный. Многие документы необходимо подшивать, делать твердый переплет. Края у бумаги острые, случаются иногда порезы рук. Поскольку в нашей компании учет архивных документов ведется в электронном виде, много времени провожу за компьютером. Глаза, конечно, устают.

Но, несмотря на мелкие неудобства, получаю удовольствие от работы. Мне приятно, что у меня в архиве, как на кухне у хорошей хозяйки, все рассортировано и стоит на своих местах. Это очень облегчает работу. Недавно, например, компания проходила аудиторскую проверку и порядок, царящий в архиве, строгие проверяющие по достоинству оценили. А ведь это так важно — чувствовать необходимость своей работы и получать достойную оценку своим стараниям!