MS Office: мистер и миссис Офис

Ориентируемся на местности

Обязанности офис-менеджера определяются потребностями конкретной организации, числом ее сотрудников и требованиями руководства. В небольшой фирме на плечи этого специалиста часто взваливается внушительный объем функций — начиная с обязанностей личного помощника руководителя и заканчивая синтезом позиций секретаря, администратора, завхоза и пиарщика. К тому же, «в нагрузку» могут поручить даже ведение первичной бухгалтерии и кадровых вопросов. В таком случае кандидату на офис-позицию не обойтись без высшего образования, желательно экономического.

В Государственном классификаторе профессий вы не найдете позиции офис-менеджера, — объясняет преподаватель Центра подготовки специалистов «Терра» Алла Александровна Коленченко. — Впрочем, обязанности такого специалиста вполне подпадают под прописанную в этом документе должность менеджера по административной деятельности. Как известно, любой менеджер — управленец высокого ранга, и в принципе, ему не обойтись без высшего образования, причем, — не ниже магистерской степени! Несмотря на это, большинство работодателей называют офис-менеджером обычного секретаря, выполняющего рядовые функции. Такая подмена понятий необоснованна и используется лишь как дань моде: название «офис-менеджер» звучит намного солиднее, чем традиционное «секретарь», тогда как сферы деятельности этих специалистов пересекаются лишь в ведении офисной документации и принятии решений организационного характера. Обратите внимание: секретарь — рядовая, а не управленческая позиция, и, в отличие от этого, офис-менеджер обязан знать намного больше — основы менеджмента, систему маркетинговых коммуникаций, принципы управления персоналом и ведения бухгалтерии, ведь на нем лежит выполнение аналитической, управленческой, регулятивной и другой работы!

Итак, идеальному офис-менеджеру не помешает хорошее знание украинского, русского и, желательно, иностранного языка, делопроизводства, стандартов бухгалтерского учета и документооборота офиса. Пригодится умение организовывать деловые встречи и переговоры, знание основ административно-хозяйственного управления.

В более крупных компаниях существуют соответствующие подразделения, поэтому огромный список обязанностей офис-менеджера равномерно распределяется среди нескольких работников. В таком случае один сотрудник занимается разработкой корпоративной культуры и следит за соблюдением правил поведения в офисе и «дресс-кода», организовывает коллективные мероприятия. Другой — ведет бюджет расходов на офисные нужды, закупает канцелярские товары, чай и кофе. Третий — курирует работу водителей, курьеров, администраторов или секретарей, занимается контролем, получением и отправкой корреспонденции. Разумеется, каждому из работников понадобится совершенно разный багаж знаний и умений.

Офис-менеджер ООО «Робота Плюс» Ярослав Задорожко: «Главное в работе офис-менеджера — научиться быть пунктуальным, организованным и отзывчивым»

Офисное приложение

В принципе, нужен ли офис-менеджеру диплом о «высшем», зависит от требований работодателя. Нередко на эту позицию берут претендентов с неоконченным высшим или средним специальным образованием. Но вот без сертификата, подтверждающего окончание профильных курсов, зачастую не обойтись.

Замдиректора учебного центра «Успех» Анжела Костюр: «Позиция офис-менеджера может стать отличным стартом для дальнейшей карьеры» и отзывчивым»

Выбирая курсы, постарайтесь собрать о каждом предложении побольше информации: уточните тематическое содержание обучающих программ, формы занятий (проводятся ли тренинги, деловые игры), сроки обучения. Зачастую опытным преподавателям-практикам удается рассмотреть основные аспекты работы офис-менеджера за 40-50 часов (не принимая во внимание компьютерную грамотность). Обратите внимание и на предлагаемые перспективы: гарантирует ли документ об окончании курсов помощь в трудоустройстве. Но помните, что настоящим офисным профессионалом можно стать только в процессе ежедневной работы.