По всем правилам

В 16 веке послы, прибывшие в Персию для визита к шаху, обязаны были поцеловать его в ногу. Если бы ты попробовала выразить таким образом свое уважение директору фирмы-партнера, то реакцию на подобное действие вызвала бы непредсказуемую. Зато ни одному персидскому шаху не был доступен этикет пользования электронной почтой. А тебе каждый день приходится отправлять письма, разговаривать по телефону, обмениваться визитками. И любая незначительная оплошность может повлиять на твой имидж и имидж твоей компании. А этикет является ключиком, открывающим секреты твоего успеха.

Визитки.

Визитка не только несет информацию, но и своим внешним видом дополняет впечатление о тебе. Исходя из правил этикета, она должна быть черно-белой с четким и легко читаемым шрифтом. Визитка, как правило, печатается на языке страны, в которой ты живешь или в это время пребываешь или же на английском языке. На ней должны быть указаны твое имя и фамилия, название фирмы или организации, в которой ты работаешь, твой должностной пост, почтовый адрес, телефон, логотип фирмы. Визитка, на которой нет адреса, не отвечает нормам этикета (если, конечно, ты не дипломат и не высокопоставленная государственная особа). Если у тебя изменился номер телефона, то можно аккуратно зачеркнуть не визитке старый и поверх него написать новый. Делать то же самое с изменившейся должностью считается дурным тоном.
Также визитку можно использовать как дополнение к подарку или букету цветов, вложив ее вовнутрь, или как мини-письмо, написав на обратной стороне слова благодарности или поздравления.

Электронная почта.

Существует ряд правил использования электронной почты, придерживаться которых тебе будет совсем не сложно:

* не указывай в своих сообщениях почтовые адреса других пользователей - это является грубым нарушением служебного этикета.
* если пишешь письмо за границу, используй латинский шрифт, чтобы избежать проблем с кодировкой.
* отвечай на электронное письмо сразу же после его прочтения. В крайнем случае, не позднее, чем через сутки.
* можешь смело использовать «смайлики» для выражения своих эмоций, они допустимы правилами этикета.
* настрой свою почту таким образом, чтобы в конце каждого письма проставлялись твои координаты: инициалы, фамилия, номер телефона, обычный адрес.

Факс.

Используя для передачи информации факс, ты должна помнить, что он не обеспечивает полной конфиденциальности информации, поэтому сообщение должно быть написано в деловом стиле.
Также необходимо всегда отвечать на сообщение, присланное по факсу. Потому-что в соответствии с нормами делового этикета, каждое письмо требует ответа, а пренебрежение этой нормой может повредить деловым отношениям.

Телефонные переговоры.

Согласись, невежливый, раздраженный ответ надолго отбивает охоту звонить еще раз. Поэтому, разговаривая по телефону, всегда будь вежливой, старайся избегать выражений «Никого нет», «Мы не можем этого сделать», «Вы должны». Если же телефон звонит, когда ты ведешь переговоры, то по этикету ты не должна прерывать разговор телефонной беседой. Извинись перед собеседником, возьми телефонную трубку и попроси перезвонить позже. Аналогично, ты не должна удивляться или обижаться, если перезвонить позже просят тебя.
Если ты чувствуешь, что телефонный разговор слегка затянулся, то уместно будет периодически спрашивать собеседника, есть ли у него время для его продолжения.
Есть также вещи, которые никогда нельзя делать по телефону. Не обговаривай по телефону вопросы с людьми, с которыми ты лично не знакома, а также не обсуждай спорные вопросы и личные проблемы. Соболезнования или поздравления также лучше высказывать только в личном письме, а не во время телефонного разговора.
В конце разговора не забудь поблагодарить за разговор и вежливо попрощаться.