А 2 м2, или Наша офисная жизнь

Офис может быть также и агрессивной средой для работающих в нем сотрудников. Как ни крути, в офисах мы проводим огромное количество времени, а потому хотелось, чтобы там нам было так же комфортно, как дома.

Офис-мечта
Для нормального самочувствия на рабочем месте человеку нужно определенное физическое пространство, не менее 6 м2, иначе неизбежны частые неконструктивные конфликты и постоянный дискомфорт. Но компании, стремящиеся сэкономить на арендной плате в центре столицы, устраивают тесные, перенаселенные, душные офисы, – со всеми вытекающими последствиями, конфликтами и нездоровой обстановкой.

Open space: работа в открытом пространстве
О плюсах и минусах открытого офиса знают все: ощущение единства, простота доступа к каждому сотруднику, возможность экстренно решить важные вопросы в режиме on-line, безусловно, относятся к положительным моментам. Кроме того, поход "в гости" к коллеге или начальнику не превращается в долгое, масштабное мероприятие. Но есть и безусловные минусы – такие как бардак и шум. Так, может быть, все-таки отдельные кабинеты?

Какое главное преимущество кабинета? Правильно – приватность. Вряд ли беседа с юристом по личным вопросам в открытом офисе доставит кому-то удовольствие. Кабинет – это маленький мир сотрудника, его можно оформить по собственному вкусу, расставить семейные фотографии и милые безделушки. Впрочем, грамотный подход позволяет сделать это и в "частном отсеке" открытого офиса. Организации стараются взять все лучшее из обеих систем, используя элементы и открытого офиса, и кабинета.

Важно также учитывать специфику работы компании в целом и отделов в частности. Компания, основной состав которой – технические специалисты, вряд ли нуждается в "сверхпроводимости" – здесь важна сосредоточенность на индивидуальной работе. Редкая фирма располагает техническую службу или финансовый отдел в свободном помещении. Неприемлем open space и для сотрудников, чья работа предполагает высокую конфиденциальность, имеющих доступ к финансам, секретным материалам.

Убавьте звук!
Представьте, необходимо выполнить срочное задание для начальника, придется поломать голову, а вокруг чаепитие с анекдотами. Так как же "убавить звук"? Вопросы дисциплины в открытом офисе компании решают по-разному. Либо рано или поздно болтовня и бесконечные чаепития доведут кого-то из сотрудников или руководство до точки кипения и случится нешуточный конфликт, либо стоит директивными методами разделить день на часы индивидуального труда и коллективной работы.

Профессия офис-менеджер
Бытует мнение, что офис-менеджер – это тот же секретарь. В этом утверждении есть и правда и неправда. Да, офис менеджер – секретарь, только секретарь для офиса. Офис в нашей бизнес-жизни – живой организм, жизнедеятельность которого нужно поддерживать.

Во-первых, офис-менеджер – определенно лицо компании. Это первый человек, которого видят посетители, поднимаясь в офис. И совершенно понятно, что от того, как их встретят, зависит многое. Во-вторых, офис-менеджер – правая рука HR-а, и работает он на мотивацию всего персонала, а мотивирует комфортом. Также он помогает улаживать конфликтные ситуации, вовремя организовав встречи и переговоры. В третьих, офис-менеджер – бесценная кладезь корпоративных знаний. Он знает про профессиональные праздники и дни рождения, разбирается в документообороте (так как через него проходят многие документы). Таким образом, офис-менеджер является центром активной жизни офиса.

Универсальных должностных инструкций для офис-менеджера нет. Примерно умения специалиста выглядит так: офис-менеджер должен знать деловой этикет, владеть навыками телефонного общения, понимать особенности документооборота компании, владеть английским языком и теми языками, которые могут понадобиться для общения внутри компании. Конечно, приветствуется высшее образование, но для некоторых фирм хватает и специализированных курсов. Заработная плата начинается с $800 и поднимается максимум до $2000.

Итак, офис как элемент корпоративной культуры, как социальное явление крайне трудно поддается управлению. Но трудно – не значит невозможно! Дерзайте!