Чем опасен новый «офисный планктон»?

«Офисный планктон» куда более опасен, чем это принято считать. Достаточно перечислить потребляемые им ресурсы компании.

Финансовые ресурсы – зарплата сотрудников (с учетом всех налогов, а так же оплаты больничных, пособий при увольнении и т.п.); аренда офиса или расходы на ЖКХ (каждый сотрудник «занимает» от 3 до … квадратных метров офисной площади); связь (оплата услуг провайдера Интернета, телефонной связи и т.п.); корпоративных мероприятий (праздники, тренинги и т.п.); оргтехника и расходные материалы… Список можно продолжить.

Временные ресурсы – большинство сотрудников в течение рабочего дня расходуют не только свое, но и чужое время. Например, в одной комнате сидят пять клерков. Все курят. Один решил выйти покурить, с ним за компанию пошли остальные четверо. Хотя никто из них курить не хотел. Просто вышли пообщаться. Через полчаса инициатором перекура стал второй. Еще через час третий. При этом сотрудники еще успевают покурить в одиночестве или с коллегами из соседнего отдела. Альтернативный вариант – чаепитие. Сколько времени в течение рабочего дня пять человек потратили неэффективно?

Административные ресурсы – большинство сотрудников регулярно общаются со своим начальством. Получают ценные указания, докладывают о выполнении поручений, да и просто общаются за жизнь. Тоже неэффективное расходование рабочего времени руководителя. А если в подчинение у него, например, 20 сотрудников?..

С «раздутыми» штатами компании связана еще одна проблема. Организация теряет возможность оперативно реагировать на изменения, произошедшие во внешнем и внутреннем мире. Просто все процессы резко замедляются, и есть риск того, что часть важных решений будут принимать не профессионалы – руководители, а низовые сотрудники из числа «офисного планктона», чей фактический уровень компетенции низок (в противном случае они бы занимали руководящие посты).

Что в имени твоем

Современный «офисный планктон» – это сотрудники различных офисных подразделений компании, которые не имеют подчиненных и никем не руководят. Так же они не производят продукта и не участвуют в профильном производстве. «Офисный планктон» условно можно разделить на две категории: «технический» и «производственный».

В первую категорию попадают сотрудники подразделений, обеспечивающие стабильную повседневную работу компании, например, бухгалтерия, секретариат, охрана, отдел кадров и другие.

Во вторую – напрямую задействованные в создании и продаже товара/услуги. Это не только отдел продаж, но и специалисты по маркетингу и рекламе, дизайнеры и другие.

Такое деление необходимо для выработки кадровой политики в отношении «офисного планктона».

Оценка эффективности и способы оптимизации

Численность и эффективность работы технического «офисного планктона» оценить относительно просто. Возьмем, к примеру, бухгалтерию. Есть определенный объем текущей работы, которую необходимо выполнить. Нужно определить, сколько человек могут это сделать и сформировать показатели, позволяющие однозначно сказать, выполнена или нет работа. Аналогичная ситуация для отдела кадров (если основная задача данного подразделения – кадровое делопроизводство, поиск сотрудников по заказам других подразделений компании и т.п.).

Рекомендации в отношении технического «офисного планктона»:

1. Сократить до разумного минимума количество сотрудников, четко определив, что именно должен делать каждый из сотрудников и каких результатов достичь. Учитывая значительное превышение предложения над спросом на рынке труда, а так же снижение уровня зарплат, всегда можно подобрать профессионала высокой квалификации.

2. Часть технической работы поручить сторонним организациям. Например, уборку помещений, обслуживание корпоративного сайта или подбор персонала.

С производственным «офисным планктоном» все гораздо сложнее. Хотя на первый взгляд все очевидно, можно, например, оценивать работу по объему продаж и прибыли, которые принесла их деятельность компании. А как быть в ситуации, когда продавцы не только обрабатывали поступавшие заказы от клиентов, но при этом сами не занимались активными продажами (поисками новых клиентов)?

Одна из возможных рекомендаций – максимально использовать фанатов своего дела, а так же тех, кто рассматривает текущую работу как саморазвитие, возможности реализовать свои идеи и амбиции. Как показывает западный опыт – большинство эффективных топ-менеджеров работают не из-за денег или страха, а ради идеи. Они занимаются любимым делом.

В этом случае производственный «офисный планктон» на рабочем месте будет заниматься работой, а не чем-то другим.

Позволю себе еще одну рекомендацию, хотя знаю, что она вызовет дискуссии среди представителей Сообщества. Из двух кандидатов, один из которых обладает дипломом солидного государственного вуза и имеет опыт работы на низовой должности в крупной компании, а второй – с «корочкой» обычного института, но с портфолио успешно реализованных проектов в нескольких небольших компаниях в качестве руководителя, при прочих равных лучше выбирать второго. Кто вам нужен: безынициативный исполнитель указаний начальства без опыта самостоятельной работы или творческая личность, привыкшая к самостоятельной работе и достигшая определенных результатов?

Третья рекомендация – особое внимание начальникам. Кто плодит «офисный планктон»? Руководители, которые требуют увеличения штатов, не загружают сотрудников работой, необходимой компании, и сами демонстрируют повадки «офисного планктона». Ведь «рыба тухнет с головы»!