Экономика рабочего времени

Зачем экономить время

Работодатель платит деньги за работу, выполненную к условленному сроку. Обычно его не волнует реальный объем времени, затраченный на работу, и то, эффективно ли это время распределялось. А между тем, время — это важнейший ресурс для развития бизнеса, и тратить его впустую опасно.

Опасность 1: застой. Например, сотрудники привыкли работать в авральном режиме — весь месяц тянут волынку, а под конец ударно трудятся сутками. Такой график замедляет развитие организации — кажется, что коллектив работает на пределе возможностей, ведь важную работу он с трудом успевает закончить вовремя. Но при правильной организации труда выясняется, что есть еще большие резервы.

Опасность 2: срывы.Неумение распределять время в разы повышает риск сорвать сроки сдачи работы. С абы как расходующим время коллективом вы постоянно будете чувствовать себя, как на бомбе. Опасен и срыв отдельных этапов проекта, ведь при этом снижается качество работы в целом. Скажем, один из отделов вовремя не просчитал все затраты и риски, а в результате работа других отделов пошла насмарку, клиенты недовольны, а деньги потеряны.

Опасность 3: кадровые проблемы. Новый сотрудник обычно хочет работать хорошо, но сникает, если в коллективе ему недвусмысленно покажут: не надо торопиться — пей чай, кури, общайся и не высовывайся. Планерки затягиваются, бумаги теряются в ворохе дел, время уходит на бесконечные сплетни. Общая атмосфера стагнации угнетающе действует на перспективных членов команды, и профессионалы просто сбегают туда, где у них есть возможности для развития.

Наталья Шааб, руководитель отдела продаж Центра «Харизма» считает, что ситуация «транжирования» рабочего времени опасна: «Не выполняются обязательства, не соблюдается дисциплина, а это всегда расхолаживает и снижает порог ответственности. А вот выгода компании от экономии сотрудниками рабочего времени — повышение лояльности к руководству и компании в целом, а также увеличение веса корпоративных ценностей для сотрудника».

Сотрудники курят, пьют чай, болтают, а простое поручение выполняют по три дня. Не торопитесь всех лишать премии. Ведь лень одного сотрудника может быть его личной проблемой, но ленивый коллектив — вина руководства.

Наиболее частая причина лишних трат времени — отсутствие «бонусов» за вовремя или досрочно выполненную работу. «Сделаю работу быстрее — еще что-нибудь поручат», — рассуждает человек и тянет время. В советское время стоило коллективу цеха перевыполнить норму, как на следующий день это перевыполнение становилось новой нормой. Не стоит следовать этому примеру. Нужно реально оценивать, какой объем работы и за какое время в состоянии выполнить сотрудник определенной квалификации. Если человек сработал быстрее, значит, он потратил больше энергии или стал выше по квалификации. И за эти успехи нельзя дополнительно его нагрузить без всяких поощрений.

Важная причина бездумного отношения сотрудников ко времени — плохое управление. Если обязанности распределены неравномерно, а задания все время даются в последний момент, то люди просто считают бесполезным планировать свой график работы. Стрессы из-за конфликтных ситуаций на работе или из-за авральных темпов работы тоже плохо сказываются на способности людей грамотно распределять время. Наконец, человеку может быть просто неинтересно работать. В этом случае поможет перевод на другую должность, а в крайнем случае — увольнение.

Еще одна важная причина простоев — корпоративная культура. Когда начальство не стесняется затянуть планерку на 3–4 часа, сотрудники потом также крадут время друг у друга и у клиентов. Общая атмосфера бюрократических проволочек и неспешного болота может быть для коллектива естественной. В таком коллективе похвальным считается изображать работу, сидя в аське или болтая с коллегой. Здесь гордятся умением выполнять все меньший объем работы за те же деньги. А вот тех, кто не тратит время на чай и перекуры, здесь презирают.

«Необходимо учить сотрудников правильно использовать время, — считает Павел Тибеньков, руководитель группы PR, НЭТА. — Существуют законы составления рабочих планов, тайм-менеджмент, которые подразумевают расставление приоритетов по степени важности заданий. Если сотрудник задерживается по окончании рабочего дня, это значит, что он неправильно организовал свой рабочий день. В западных странах существует такая поговорка — только бандиты и бездельники работают в Рождество. Организованный человек успеет сделать все свои дела вовремя».

В сотрудниках нужно вызвать желание экономить время, причем каждого человека можно мотивировать тем, чего он действительно хочет. Один из способов выяснить желания коллектива — анкетирование. В анкетах сотрудникам нужно ранжировать по значимости факторы, которые мешают экономить время, а среди вариантов решения проблемы выбрать те, что действительно стимулировали бы к его экономии.

Для молодой мамы стимулирующим фактором может быть возможность взять отгул, для начинающего специалиста — высокая оценка профессионализма, для главы семейства — премия, для корифея — бесплатная путевка, для подрабатывающего студента — возможность уйти пораньше, а для перспективных сотрудников главным стимулом будут обучение или повышение в должности. К экономии времени очень стимулирует гибкий график — сотрудник с удовольствием сделает работу быстрее, чтобы лишний час поспать утром.

Больше всего к экономии времени людей мотивирует коллективное желание работать, понимание общей цели. Нужно не просто ставить перед людьми узкую задачу, а открывать им широкие горизонты, к которым компания придет за счет решения этой задачи. Как говорит Елена Шестак, территориальный директор международной рекрутинговой компании Kelly Services: «Самый действенный способ экономить время — это грамотно ставить перед сотрудниками цели и задачи, обозначая сроки. Главное здесь — ориентация на результат, именно она неразрывно связано со стремлением к экономии рабочего времени. Когда сотрудник действительно хочет работать и достигать результатов, у него просто нет времени сидеть в ICQ и курить через каждые 10 минут».

Отличным мотивом завершить проект вовремя для коллектива может служить грядущее корпоративное мероприятие. В голове автоматически возникает логическая цепочка: хорошо сработаем — будет прибыль, зарплата, отдых и праздник. И работать становится веселее. А вот сами по себе деньги плохо мотивируют экономить время — скорее превращают работу в гонку за премией в ущерб качеству.

Некоторые компании предпочитают радикальные методы экономии времени. Они устанавливают устройства, которые фиксируют время прихода и ухода сотрудника на работу, количество выходов в туалет, перекуров, обеденных перерывов. Иногда сотруднику платят только за реально отработанное количество часов. Но ведь результативность труда зависит вовсе не от количества потраченного на этот труд времени. Кто-то сделает 10 перекуров и выполнит работу качественно и вовремя, а кто-то будет сидеть непрерывно и от переутомления не справится с задачей.

Другой вариант тотального контроля — отчеты. Сотрудники пишут отчет за каждый час работы, а в конце дня составляют отчет за день. При такой системе четверть рабочего времени тратится на бюрократию. К тому же, отчет — довольно бесполезная бумажка. Даже законченный лодырь не напишет, что целый день ничего не делал. В результате придется проводить целое расследование: правда ли проволочки произошли не по вине сотрудника или он лжет. Оценивать только результат вообще неэффективно, потому что он не отражает качества работы. Важно, каким образом результат получен, есть ли развитие того или иного направления, растет ли профессионализм сотрудника, доволен ли он сам, клиенты и коллеги.

Кардинальные методы борьбы с растратчиками времени — ограничить доступ сотрудников в интернет и их возможности для общения. Отключил аську и поставил между столами перегородки — попробуй тут пообщайся. Но важно понимать, что люди тратят время на порносайты и чаты по той же причине, по какой в рабочее время делают себе маникюр и считают ворон за окном. Бороться нужно не с развлечениями, а с причинами, по которым сотруднику удается во время работы найти на них время. А запрет на удовольствия человек всегда обойдет — подключит аську через сотовый или принесет с собой КПК. С сотрудниками не надо бороться, начальство от этого только потеряет: свое отлынивание от работы человек будет считать подвигом в борьбе с диктатом руководства.

Чтобы сотрудник экономил время, нужно создать для этого условия. Во-первых, нужен четкий план работы компании в целом. Каждый сотрудник должен быть осведомлен о приоритетных задачах организации и на них сосредоточивать основные силы. В любой работе бывают авралы и просто. На время простоев начальство должно запланировать составление отчетов, аттестацию сотрудников, их обучение. Но ни в коем случае нельзя высасывать поручения из пальца. Уж лучше отпустить сотрудников пораньше, если вы не сумели грамотно спланировать их график.

В-вторых, нужно оборудовать рабочее пространство всем, что экономит время: быстрый интернет, достаточное количество телефонных аппаратов, электронные системы обработки документов, уютные комнаты отдыха, в которых можно быстро восстановить силы, горячие обеды прямо в офис. График работы — это тоже инструмент экономии времени. Например, если сотрудники садятся за компьютеры в 9 утра, системный администратор тоже уже должен быть на месте. Иначе любая техническая проблема заставит ждать весь коллектив. Также для быстрой работы человеку нужны перерывы — полноценный обеденный перерыв, перерывы для отдыха от работы за компьютером, руководителям важно устанавливать неприемные часы для важной работы.

В-третьих, нужно экономить время сотрудников. В компании должно стать правилом уважение к минутам чужой жизни: о встречах нужно договариваться заранее и ограничивать время разговора. Главным примером здесь служит начальник — он сам должен говорить лаконично, не опаздывать и быстро принимать решения. Если человек чувствует, что его коллеги и начальники стремятся сберечь его время, то и сам ответит им тем же!

nsk.erabota.ru