Этикет телефонной беседы

Предварительный контакт

В определённых обстоятельствах может возникнуть необходимость в предоставлении дополнительных сведений. Например, если вы иногородний студент и собирайтесь во время каникул отправиться к родителям, во всех документах, которые связывают вас с потенциальным работодателем, необходимо указать, например: "с 20 января по 1 февраля я буду отсутствовать в городе, и со мной можно будет связаться по мобильному телефону". Соискателю, с которым нельзя связаться в рабочее время, рекомендуется не забывать информировать об этом всех, кто может позвонить ему с предложениями о работе. Если вы в ближайшее время вознамерились переезжать на другое место жительства, не лишним будет в контактной информации указать: " связаться можно до такого-то числа".

Не всегда есть возможность отвечать на деловой звонок лично. Часто это приходится делать одному из членов семьи. Не поленитесь проинструктировать, а ещё лучше составить письменную памятку для каждого, кто может подойти к телефону. Пусть он либо срочно зовёт вас, либо точно записывает, кто и по какому поводу звонил. Такая предварительная подготовка поможет сэкономить массу времени.

После того, как вы отправили своё резюме, имеет смысл сделать небольшую рабочую памятку и для себя. Мой совет соискателям, не обладающим фотографической памятью, –- составьте список компаний, и краткие сведения о вакансиях, куда вы высылали резюме. Если к вам перезвонит менеджер по персоналу, такая шпаргалка под рукой позволит вам сразу сориентироваться, о какой компании конкретно идет речь. В идеале у интервьюера должно сложиться впечатление, что его компания –- это единственное место, куда вы сделали заявку. Однако, эта надежда мгновенно улетучится, если вы заметите не к месту вроде: "уточните вакансию и ваше предприятие –- я в столько мест высылал резюме!"

Постарайтесь позвонить первым

Если из отдела кадров оставили для вас сообщение, как можно быстрее перезвоните. Помните, работодатель, как правило, имеет на заметке ещё не менее 5 специалистов, претендующих, как и вы, на данную должность. Даже если сообщение было оставлено в 13.00, а вы узнали о нём только в 19.00, когда уже закончился рабочий день, всё равно не поленитесь перезвонить. Во-первых, у вас останется шанс "отметиться" на автоответчике, во-вторых, далеко не редкость, когда кто-то из сотрудников отдела кадров задерживается на работе допоздна. Если вам ответил автоответчик, сообщите своё полное имя и фамилию, должность, на которую претендуете, контактную информацию и время, когда планируете перезвонить.

Связь установлена

Свершилось! Телефон зазвонил, и вы оказались на месте! Разговор начинается в следующем стиле: "Здравствуйте, …. Вы отправили резюме в адрес нашей компании по поводу вакансии системного администратора. Не найдётся ли у вас несколько минут свободного времени, чтобы ответить на пару вопросов".

Если у вас убегает молоко на плите, или кто-то звонит в дверь, вы имеете полное право, вежливо извинившись, сказать, что вы перезвоните по указанному номеру через несколько минут. В конце концов, если телефонный звонок "перехватил" вас на вашем нынешнем рабочем месте, то вести переговоры с другим работодателем в присутствии коллег или, тем более начальства, –- непростительно и бестактно. Прежде чем продолжить разговор, удостоверьтесь, что вам ничего больше не помешает: батарейка вашего телефона заряжена, а ваш коллега не собирается в этот момент пылесосить ковёр.

В большинстве случаев соискателю приходится вначале общаться с секретарём или менеджером низшего звена. Как правило, в функции этих должностных лиц входит обязанность записать вашу контактную информацию и договориться о встрече. Так бывает чаще, но, отнюдь, не всегда. Нередко первый же человек, с которым вам приходится говорить, и от которого вы не ожидаете никакого "подвоха", может задать вам массу вопросов о вашей квалификации и опыте. Поэтому, намереваясь сделать звонок на фирму потенциального работодателя, даже по самому формальному поводу, приготовьтесь к тому, что, возможно, вам придётся представлять себя в наилучшем свете.

Довольно часто человеку во время общения с авторитетными работодателями, как правило, ведущими менеджерами или первыми лицами компании, трудно бывает признаться, что ему плохо слышно. И действительно, фраза: "Говорите, пожалуйста, громче",– может быть воспринята как не совсем корректная. Но что мешает вам сказать то же самое в иной форме: "Где-то проблемы на линии. Вы меня хорошо слышите?"

Начало конкурсного отбора

Этикет этикетом, но на самом деле, это –- не более чем внешняя форма общепринятых правил и рекомендаций. А за ней скрывается суть, без понимания которой сложно вести телефонные переговоры успешно.

Зачем вам вообще звонят по телефону? Преследуя формальную цель, договориться о личной встрече? Или, может быть, для чего-то ещё?

Общаясь по телефону, работодатель может проверять, действительно ли вы так хороши, как об этом заявлено в резюме, насколько высокую ноту профессионализма вы готовы взять? Будьте готовы отвечать на вопросы о вашей компетентности и опыте.

Психологи утверждают, что как минимум 40% информации о другом человеке мы получаем не со слов, а из смысла инфориации: манеры, внешность, а в телефонном разговоре –- тон, интонация и даже тембр голоса.

Иными словами, если вы "правильным" голосом скажете, что в этом году окончили университет и у вас минимальный опыт работы, вас скорее возьмут в штат, чем, если вы "плохим" голосом проинформируете о своём огромном стаже и высочайшем профессионализме.

Чтобы узнать, как звучит ваш голос и какую "несловесную" информацию передаёте своему собеседнику, поработайте с магнитофоном. Проиграйте сцену: вам звонит работодатель, а вы ему отвечаете. Как звучит ваш голос? Он спокойный, ровный, неторопливый и подтверждает вашу компетентность, закрепляя впечатление, что вы человек, на которого можно положиться? Или он тих и робок, а речь –- невнятная?

Помните: с помощью телефонных переговоров работодатели отсеивают огромную массу кандидатов. Благодаря общению по телефону поток кандидатов сужается до тончайшего ручейка. Если вы хорошо зарекомендуете себя на этом этапе, ваши шансы попасть на желаемую работу резко увеличатся.

Использована информация с сайта: quintcareers.com

Информационно-аналитический отдел
@ Еженедельник «Пропоную роботу» Евгений ПРОСКУЛИКОВ