Как решить проблему авралов на
работе и научиться все успевать? Как можно овладеть искусством самоорганизации? Воспользуйтесь советами специалистов.
Расставьте приоритеты.
Первая заповедь тайм-менеджмента: правильно расставляйте приоритеты. Определите, что для вас важнее: быть идеальной мамой и женой либо всецело посвятить себя штурму служебной лестницы? Хотите научиться совмещать? Нет ничего невозможного. Но от проблемы выбора вам все равно не уйти. Необходимо отличать второстепенные задачи от тех, с которыми можно и подождать. Только не стоит тянуть зря время, ссылаться на головную боль или отвратную погоду. Также не нужно тратить время на бесполезную болтовню с коллегами, разумеется, если это не обеденный перерыв. От вас требуется просто сесть и сделать то, что было вами задумано. Ведь, как известно, время - это деньги.
Определитесь с целями.
«Когда мы говорим об управлении временем, нелепо беспокоиться о скорости, не решив вопроса о набавлении, сберегать минуты, попусту теряя месяцы и годы», - уверен гуру тайм-менеджмента Стивен Кови. Пора всерьез задуматься о своих целях как в личной жизни, так и в
работе. Тогда только вы сможете чётко определить, что требует больше времени, а на что его можно не тратить совсем. Так вы сможете выстроить для себя системность тех или иных этапов, ведущих к достижению цели. Одной за другой.
Живите по плану.
Это не так скучно, как может показаться на первый взгляд. Кроме того, планирование помогает в борьбе со «склерозом». Другое дело, что придерживаться намеченного плана удается не всем и не всегда. Многие из нас используют ежедневник просто как записную книжку. Обычно в ней текущие задачи привязываются к конкретному дню, но вписываются в совершенно произвольном порядке. Специалисты рекомендует делить страницу ежедневника пополам. В левой части как можно более наглядно выписывать «горячие» дела. В правой - список «необязательных» задач, которые необходимо сделать сегодня, но без привязки к какому-то точному времени. В данном списке необходимо выделить 2-3 основные задачи. И как только выдастся свободная минутка между «горячими» делами, незамедлительно приступайте к решению «необязательных» задач, в порядке их важности.
Съешьте слона!
Чем крупнее задача и больше срок ее исполнения, тем более трудно принудить себя ее выполнить. Речь идёт прежде всего об очень крупных задачах, в терминологии тайм-менеджмента - «слонах».
«Слоном» может быть: подготовка отчета, разработка годового бизнес-плана, ремонт в квартире, изучение иностранного языка, избавление от лишних килограммов.
Основная проблема при столкновении со «слонами» - наше общее стремление к глобализации, укрупнению задач (вспомните выражение «делать из мухи слона»). Есть лишь один способ побороться с этой страстью к глобализации и суметь-таки «съесть слона» - разделить его на меньшие, легко измеримые «бифштексики» и ежедневно съедать по одному из них. Вместе с тем важно поделить «слона» так, чтобы каждый «бифштексик» реально помогал вам приблизится к заветной цели. Ну, например, не прочесть в журнале статью о пользе фитнеса, а взять и выполнить 10 отжиманий.
Метод «швейцарского сыра» также может помочь потратить меньше времени и сил на раскачку. Попытайтесь выполнить задание не порядке, продиктованном логикой, а произвольно, как бы «выгрызая» из различных мест меленькие кусочки - наиболее лёгкие, приятные и т. д. Так, готовя отчет, например, можно сначала выбрать иллюстрации, описать несколько самых простых и понятных вам абзацев. Вы сами удивитесь, как вскоре в «сыре» образуется столько дыр, что «доесть» его будет уже парой пустяков.
Научитесь говорить «нет».
Безжалостная статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем один раз за 8 минут. Из-за этого только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день, а это 12% вашего капитала. Данная статистика касается только руководителей - занятых, активно работающих, умеющих себя организовать. Что же говорить об обычных
сотрудниках? Их производительность труда обычно в несколько раз ниже возможной. Учитесь говорить «нет». Твердо, но деликатно! Можно, не обижая, дать понять, что сейчас вы очень заняты, но с удовольствием выпьете кофе (обсудите фильм, дадите совет) чуть позже.
Учитывайте биоритмы.
Прислушивайтесь к своему организму. Если вы «сова» - не планируйте серьезные встречи и важные дела на первую половину дня. Учитывать собственные биоритмы можно и нужно. Ведь они способны достаточно сильно влиять на нашу способность к
работе. Определите для себя время суток, когда вам легче всего даётся та или иная работа. Только так вы сможете эффективно распределить рабочее время.
Известный теоретик тайм-менеджмента Бодо Шефер когда-то писал: «Жизнь - как фирма, торгующая по почте: получаем то, что заказывали». Так что делайте правильный выбор. Это вертикаль с прицелом на жизненный успех.