Особенности внесения изменений в трудовые книжки, на примерах практики российских кадровых служб

Особенности внесения изменений в трудовые книжки, на примерах практики российских кадровых служб
Внесение изменений в, имеющуюся в наличии, «трудовую», это совсем не то, что подразумевается под оформлением дубликата таковой.
Изменения, как таковые, вносятся в книжку, абсолютно по другим причинам, отличным от причин, вызывающих необходимость создания ее дубликата.
Только при устаревании анкетных данных сотрудника, информации о его образовании и специальности или обнаружении неточных записей, изменения могут быть внесены в этот документ.

Дубликат же, выписывается только в случае потери либо порчи трудовой книжки, при ее наличии, заводить дубликат – является грубейшим нарушением.
Если же трудовая книжка была испорчена в момент ее открытия, например, кадровик ошибся в заполнении даты рождения сотрудника, то такие экземпляры списываются с составлением отдельного акта, как испорченные. В таком случае заводится новая книжка..

В случае же изменения имени или фамилии работника (замужество, развод либо другие законные основания), старая запись должна быть аккуратно зачеркнута тонкой линией, позволяющей прочитать предыдущие данные. Новые данные записываются немного выше зачеркнутых, а на внутренней стороне обложки книжки, кадровик пишет пояснение со ссылкой на документ, согласно которому эти изменения были внесены.
Стоит отметить, что подобные изменения нельзя осуществлять, опираясь на одни слова ее владельца. Подтверждающие такое изменение документы, должны обязательно прилагаться. Это может быть паспорт с новой фамилией, свидетельство о браке или его расторжении либо другие законные документы поясняющие правомочность изменения фамилии, имени или отчества.
Не стоит забывать и заверить текст пояснения на обложке. Заверяется он подписью сотрудника отдела кадров, изменения эти вносившего, а также печатью организации, где на данный момент работает владелец «трудовой».

Кроме этого, стоит заметить, что ссылаясь на документы, необходимо указать все соответствующие документы, согласно которым эти изменения были признаны законом. Указывать только паспорт или какое-то из свидетельств, будет являться грубейшей ошибкой.

Если речь идет об изменении или дополнении данных об образовании или новой специальности, то зачеркивать ничего не следует. Новую информацию стоит просто записать после запятой,в той же графе.

Исправлять неверные записи немного сложнее. Здесь недопустимы никакие зачеркивания и корректировки. Следует последовательно заполнить все графы, находящиеся ниже последней записи. В первой графе указывается порядковый номер, идущий в соответствии со своим порядком. Затем в графу № 2 вписывается дата внесения записи. В третей графе ставится пометка о том, что запись за соответствующим номером недействительна. Уже в четвертой графе можно вписать номер служебного приказа о событии (назначении, награждении и т. д.). Если приказ с ошибочным событием был отменен, то в графе №« 4 следует указать номер приказа, отменяющего предыдущий.

Все изменения, включая сведения о приеме на работу, увольнении, перемещениях и награждениях, проводятся по одной схеме. Не забывайте, что согласно закону, такую книжку, имеющую неверную запись, сотрудник может признать недействительной и попросить выдать ему дубликат. Тогда, согласно постановлениям и соответствующим актам о списании действующей «трудовой», дубликат должен быть выписан, а ошибочная информация, вноситься в него уже не должна.

Еще стоит отметить, что неплохо к актам об уничтожении всех испорченных бланков трудовых книжек, прикреплять номера этих самых книжек. Вырезав эти номера из уничтожаемых бланков и прикрепив или приклеив их к акту, вы обезопасите себя, получив 100 %-е доказательство действительного уничтожения данных документов.