Багатозадачність надзвичайно затребувана в наш час. Темп життя збільшився, тому значно виграє той, хто може впоратися з кількома справами одночасно. Але часто буває так, що та кількість справ, яку необачно взяли на себе, перетворюється на велику гору невиконаних обіцянок і кинутих на пів дорозі занять. То як працювати ефективніше, і встигати при цьому робити ще більше справ? Давайте з’ясуємо це.

Помилки в плануванні: відсутність стратегії

Відсутність чіткої стратегії в плануванні означає, що працівник не може детально розпланувати свою діяльність на тривалий час вперед. Тримати в умі робочі задачі – це таке собі заняття, бо можна легко щось наплутати, випустити важливу деталь з вигляду чи просто забути. А якщо ви довіряєте свої плани записнику, ви ніколи нічого не забудете. Насправді записувати свої майбутні плани в нотатник і розробляти шляхи їх досягнення – це й означає розробити ту саму стратегію, слідуючи якій щодня ви зможете працювати значно ефективніше.

Як організувати нотатник?

Як оптимально організувати записи в нотатнику – вирішувати вам. Існує безліч способів, як планувати і вести справи, тому кожна людина може самостійно продумати в спокійній обстановці, як саме вести їй щоденник. Наприклад, кожну сторінку щоденника можна приділяти одному дню чи тижню, розписуючи важливі щоденні завдання більш детально (на що звернути увагу, з чого почати), а другорядним завданням приділяти менше уваги.

Можна зробити й по-іншому. Можна розділити нотатник чи календар на дві частини, і зліва вписувати термінові завдання, а справа – додаткові, які можна виконати згодом, коли термінові справи будуть зроблені. Подібний підхід дисциплінує, і з часом ви зауважите, що планування діяльності перетворюється на автоматизований процес, який дозволяє раз в тиждень (чи в місяць) підбити певні підсумки, окинути уважним поглядом те, що було зроблено, і спланувати приблизні дедлайни для майбутніх завдань.

Наприклад, ось так може виглядати ще незаповнений планувальник найважливіших завдань на місяць вперед. І завжди залишайте поля для нотаток, бо потреба зробити уточнюючу примітку може виникнути в будь-який момент

З нотатником значно простіше планувати щоденну діяльність, тому що з часом ви вже знатимете, скільки приблизно забирає виконання тих чи інших завдань, а це дасть змогу ще ефективніше спланувати робочий день чи тиждень. А якщо ви належите до категорії людей, які дуже не люблять писати від руки, тут є чудове рішення – придумайте собі скорочення довгих слів та спеціальні помітки для позначення тих чи інших моментів. Навіщо це робити? Вживання спецпоміток та абревіатур в ділових нотатках заощадить згодом чимало часу.

Складні справи – на етапи

Візьміть собі за залізне правило: складні справи розбивати на певні етапи. Так ви не тільки знімете ментальні бар’єри перед важкими завданнями, бо кілька нескладних завдань легше зробити за умовну одиницю часу, ніж за той самий час робити складну за обсягом роботу; складні завдання втомлюють і забирають чимало сил, тому навчіться дрібнити їх на кілька етапів, за потреби розписуючи етапи на ще дрібніші завдання. Метод маленьких кроків завжди виручає, коли доводиться планувати виконання складних робіт.

А як же онлайн додатки для планування діяльності? Звичайно, можна скористатися численними мобільними та комп’ютерними програмами для того, щоб планувати завдання і відстежувати їхнє виконання. Але робота з чистим аркушем паперу, по якому скрипить ручка чи олівець, не йде в жодне порівняння з онлайн додатками. Втім – як кому́.

Красиве оформлення записів – чи потрібно?

Хтось любить багато уваги приділяти зовнішньому вигляду щоденних нотаток. Наприклад, активне використання фломастерів та маркерів. Такі записи виглядають чудовим взірцем того, що їхній власник – творча особистість, але чи допомагає це в роботі (мається на увазі красиве оформлення)? Звісно, якщо ви налаштовуєтеся таким чином на роботу, то нічого страшного, що на художнє оформлення нотаток згається кілька хвилин. Але якщо ця тактика не працює, і ви лише відтягуєте час, щоб не братися за роботу – тоді пристрасть до естетичного оформлення ділових записів варто обов’язково переглянути.

Красиво, чи не так? Деяким людям таке оформлення допомагає тримати фокус концентрації на виконанні завдань. Чи підходить вам такий варіант планування діяльності? Поки не спробуєте, не дізнаєтесь

Яких помилок уникнути при плануванні щоденних завдань?

Деякі типові помилки можуть відштовхнути вас від ведення детальних записів в органайзері. Давайте розглянемо кожну окремо.

Визначайте межу похибки

Кожен день розпланувати до хвилини не вдасться. Та й не потрібно цього робити, бо ідеально дотриматися кожної хвилини буде важко, а це в свою чергу змусить вас нервувати і сумніватися у власних силах. А нащо піддавати себе зайвому стресу, правильно? Тому завжди при детальному плануванні часу враховуйте наступне: хоч не хоч, а іноді виникне авральна ситуація, або знадобиться додатковий відпочинок. Будьте готові виділити пів години чи годину для таких ситуацій.

Не забігайте наперед

Навряд чи детальне планування справ на півроку наперед потрібно будь-кому, окрім чиновникам високого рангу та гендиректорам корпорацій. Та й у них, безумовно, постійно відбуваються корекції в планах, бо так не може бути, щоб довготривалі планування здійснювалися з точністю до годин та днів. Але в таких людей є помічники і секретарі, які зроблять всю необхідну корекцію з перепланування завдань, переносу зустрічей і нарад, а в нас із вами немає всіх цих добрих людей. Тому найкраще рішення – це зосереджуватися на найближчому майбутньому, а довгострокові плани краще окреслювати дуже і дуже приблизно.

Нереальність поставлених завдань

Детальне планування щоденних справ теж не повинно перетворюватися в маніакальну погоню за нереальними результатами. Це з часом призведе до вигорання, і сама думка про планування діяльності викликатиме позиви нудоти. Так, ми все ще люди, а не кіборги, а технології з апґрейду розумової діяльності в найближче десятиліття ще не будуть доступні. Тому знаходьте той баланс і ритм, щоб виконувати робочі завдання ефективно, але й не перепрацьовуватись. А якщо залишиться вільний час, завжди можна виконати додаткові завдання.

Отже, головний посил даної статті – це навчитися планувати діяльність в нотатнику (або за допомогою програмних додатків, кому як зручніше). Планування – це той елемент дисципліни, якого часто не вистачає для того, щоб виробити певну стратегію дій і дотримуватися її за будь-яких умов. Тільки так можна побороти хаос, щоб працювати все ефективніше та ефективніше.