Секретарь, это звучит гордо! Обязанности секретаря.

Таким нелицеприятным образом данная профессия обязана и до сих пор встречающимся существам с куриными мозгами, которые не заслуживают никакого другого обращения, кроме как «секретарша».

Секретарь, это звучит гордо!

Если же посмотреть на профессию секретаря, то Вы увидите, что это довольно ответственная и серьезная должность. Это не просто ответы на звонки и набор текстов. Опытный секретарь способен стать, по сути, вторым после начальника лицом на предприятии, поскольку именно через секретаря проходит вся входящая и исходящая информация, именно секретарь в курсе всех событий, которые происходят на фирме.

Секретарь – многофункциональная должность, в отличие от бухгалтера, сфера обязанностей которого включает исключительно финансовые вопросы, или других узконаправленных отделов, секретарь должен уметь решать вопросы из разных областей, он, как и директор должен быть в курсе всего происходящего, довольно часто он знает намного больше, чем сам руководитель.

Обязанности секретаря.

1. Ответы на телефонные звонки. Секретарь не только обязан мило поприветствовать звонящего по телефону, но и сообщить, с кем в данный момент можно связаться, с кем нет, кто находится на рабочем месте, а кто в данный момент на важной деловой встрече и освободиться только к вечеру (если вообще освободиться, поскольку разговаривать со звонящим абсолютно не желает). Опытный секретарь знает на память внутренний номер каждого из сотрудников, способен запомнить ту информацию, которую оставляют для каждого из членов команды. В обязанности секретаря входит бронирование мест в самолёте и номеров в гостинице. Довольно часто им поручаются различные деловые звонки общего содержания. В круг обязанностей секретаря входит приём факсимильных сообщений и их отправка. Даже если в компании до десятка человек, работа секретаря является довольно сложным делом, не говоря уже о тех компаниях, где штат превышает двадцать и тридцать человек.

2. Работа с документацией. Делопроизводство требует внимания, усидчивости, прилежности и, главное, систематической работы. Определённые документы следует зарегистрировать, другие сдать в архив, те отдать как можно скорее на подпись, а эти набрать и распечатать в нескольких экземплярах. Для тех компаний, которые работают с несколькими заказчиками, обязательно верно рассортировать документы, чтобы при необходимости любой документ можно было найти в сжатые сроки.

3. Работа с офисной техникой. Секретарь должен быть на «ты» с такими серьёзными агрегатами, как факсы, плоттеры, сканеры, принтеры и копиры. Для многих даже настройка собственного сотого является большой проблемой. Кроме всего прочего, секретарь обязан следить за исправностью оргтехники и за наличием всех необходимых расходных материалов.

4. Работа на компьютере. Быстрый и грамотный набор текстов – важное умение для секретаря. Также необходимо уметь составлять электронные письма, создавать различные презентации, заполнять электронные таблицы, осуществлять поиск информации в Интернете.

5. Держать руку на пульсе. Многие фирмы возлагают на плечи секретаря заботу о наличии офисной бумаги, канцелярских принадлежностей, иногда запасов чистой воды и организацию доставки обедов. Традиционно для клиентов и партнёров секретарь должен создать комфортную обстановку и предложить чай или кофе. А также это секретарь умеет успокоить настойчивого посетителя, который хочет срочно видеть находящегося на деловой важной встрече руководителя.

Признанием значимости работы секретаря может стать тот факт, что в случае их вынужденного отсутствия в офисе царит хаос и паника.

Не унижайте достоинства секретарей, обращаясь к ним с обидным «секретарша»!