В телефонном режиме

Константин Станиславский как-то сказал, что театр начинается с вешалки, и с этим не поспоришь. А вот всевозможные организации и фирмы начинаются с телефона. Он, словно, нервная система организма любого предприятия. Ведь эффективности можно добиться лишь в том случае, если на должном уровне будет работать телефон. Но, умеем ли мы правильно говорить по телефону?

Существует целый ряд правил, как правильно говорить по телефону, особенно для секретарей. А если вам нужно позвонить в определенную организацию, чтобы решить важный вопрос или по объявлению в поиске работы..? Для таких случаев тоже есть правила культурного и грамотного общения по телефону. Рассмотрим только несколько из них.

Первое.

Если вы звоните незнакомому человеку или на предприятие, следует поздороваться и отрекомендоваться, назвав имя (при необходимости, отчество), фамилию, организацию и должность, после чего спросить имя и фамилию собеседника. Важно еще уточнить причину звонка. Все это говорить четко, разборчиво и уважительно (эмоциональный аспект также очень важен), чтобы можно было записать. В крупных организациях подобные записи, как правило, ведет секретарь.

Второе.

Разговаривать по телефону нужно четко и кратко. Для этого нужно заранее продумать предстоящий разговор (что и как говорить), чтобы несколько минут не растягивать на получасовую праздную беседу.

Третье.

Всегда завершает разговор тот, кто звонит, а не тот, кому звонят. Ведь очень часто бывает так, что у вас два или три вопроса. Первый вы исчерпали – вам ответили и положили трубку. А у вас еще один вопрос, приходится повторно звонить.

На заметку.

Во время обучения управленческий персонал в Японии проходить спецкурс (тренинг) по правильной и культурной подаче информации по телефону. Предлагается, например, текст распоряжения. Обычный его пересказ займет 15 минут. Ставиться задача: передать распоряжение по телефону за пять минут. Добившись этого, время сокращают до четырех минут, потом до трех, двух – когда сообщается основная суть.

Не лишним будет знать, что мужчины, разговаривая по телефону, сосредоточенно слушают собеседника всего лишь 10-15 секунд, а потом внимание переключается на анализ ситуации, и если все предельно ясно, готовы прервать разговор и сделать свои выводы.

Бывает так, что, договорившись о телефонном звонке, сомневаетесь, помнят ли о вас. В таком случае разговор следует начать с напоминания о предыдущей беседе и, соответственно, назвать себя. Этим вы избавите своего собеседника от напряженного воспоминания и проявите свою тактичность и уважение по отношению к нему.

Как правильно

«звон ят» или «звонят»? Рекомендуется говорить: звонят, позвонят, позвоните.

Автор: Наталия Ососкова