Константин Станиславский как-то сказал, что театр начинается с вешалки, и с этим не поспоришь. А вот всевозможные организации и фирмы начинаются с телефона. Он, словно, нервная система организма любого предприятия. Ведь эффективности можно добиться лишь в том случае, если на должном уровне будет работать телефон. Но, умеем ли мы правильно говорить по телефону?
Существует целый ряд правил, как правильно говорить по телефону, особенно для секретарей. А если вам нужно позвонить в определенную организацию, чтобы решить важный вопрос или по объявлению в поиске работы..? Для таких случаев тоже есть правила культурного и грамотного общения по телефону. Рассмотрим только несколько из них.
Первое.
Если вы звоните незнакомому человеку или на предприятие, следует поздороваться и отрекомендоваться, назвав имя (при необходимости, отчество), фамилию, организацию и должность, после чего спросить имя и фамилию собеседника. Важно еще уточнить причину звонка. Все это говорить четко, разборчиво и уважительно (эмоциональный аспект также очень важен), чтобы можно было записать. В крупных организациях подобные записи, как правило, ведет секретарь.
Второе.
Разговаривать по телефону нужно четко и кратко. Для этого нужно заранее продумать предстоящий разговор (что и как говорить), чтобы несколько минут не растягивать на получасовую праздную беседу.
Третье.
Всегда завершает разговор тот, кто звонит, а не тот, кому звонят. Ведь очень часто бывает так, что у вас два или три вопроса. Первый вы исчерпали – вам ответили и положили трубку. А у вас еще один вопрос, приходится повторно звонить.
На заметку.
Во время обучения управленческий персонал в Японии проходить спецкурс (тренинг) по правильной и культурной подаче информации по телефону. Предлагается, например, текст распоряжения. Обычный его пересказ займет 15 минут. Ставиться задача: передать распоряжение по телефону за пять минут. Добившись этого, время сокращают до четырех минут, потом до трех, двух – когда сообщается основная суть.
Не лишним будет знать, что мужчины, разговаривая по телефону, сосредоточенно слушают собеседника всего лишь 10-15 секунд, а потом внимание переключается на анализ ситуации, и если все предельно ясно, готовы прервать разговор и сделать свои выводы.
Бывает так, что, договорившись о телефонном звонке, сомневаетесь, помнят ли о вас. В таком случае разговор следует начать с напоминания о предыдущей беседе и, соответственно, назвать себя. Этим вы избавите своего собеседника от напряженного воспоминания и проявите свою тактичность и уважение по отношению к нему.
Как правильно
«звон ят» или «звонят»? Рекомендуется говорить: звонят, позвонят, позвоните.
Автор: Наталия Ососкова
Розберімо з порталом працевлаштування Jobs.ua, чому ефективний менеджмент у довгостроковій перспективі програє звичайному людяному ставленню до людей.
Щоб здобути бажане, треба запам’ятатися й показати, що ви активні і круті. Отож доведеться перебороти себе, увімкнути мікрофон або сформулювати думки в чаті. Добре, що є способи зробити ці речі приємнішими.
Давайте дізнаємося, як виявити серед своїх підопічних тих, хто замість власного розуму покладається лише на ChatGPT.
Пропонуємо звернути увагу на ті дрібні звички, які негативно відображаються на кар’єрних перспективах.
Відчуття провини — одне з найнеприємніших відчуттів. Водночас багато людей потрапляють в цю пастку, що негативно впливає на кар’єру.