Досить демократичний світ сучасного ринку праці, обумовлює в більшості цивілізованих країн радикальні зміни у принципах формування робочих процесів та поширює вільне але відповідальне ставлення до графіків та часу власної праці співробітників.

У той самий час, коли трендом ринку є всілякі нововведення, де-які аспекти процесів роботи вимагають класичного підходу до їх здійснення, та відмови від «оновлення», що здатне знижати ефективність праці.

Планування робочого дня, яке відбувається разом з підлеглими або з колегами-співробітниками, й сьогодні залишається важливим елементом успішної та результативної роботи, яка має бути виконана саме командою.

Невід’ємний «анахронізм»

Деякі сучасні керівники та наймані працівники, вважають «планерки», «летючки» та інші корегувальні зустрічі колективу на початку робочого дня – чимось, на кшталт пережитку минулих часів, який нагадує про тоталітаризм єдиноначальності та має «робити вигляд серйозності у підходах до роботи». Така думка, можливо є обґрунтованою, коли мова йдеться про окремі завдання, що доручені досвідченим робітникам та їх виконання не має сенсу у зайвім обговорюванні.

Якщо ваша робота обумовлює наявність спільних результатів, коротка зустріч безпосередньо перед процесом її виконання, здатна лише посприяти ефективності самого процесу та його кінцевим результатам.

Звичайно, якщо проводити такі зустрічі правильно.

«Планерка» чи «нарада»

Прийнято вважати, що планеркою може бути коротке (не більше години) зібрання всього колективу для уточнення робочих фронтів, надання розпоряджень, обговорювання певних нюансів роботи чи ще, чогось, що має бути з’ясовано перед тим, як починати виконання роботи.

Перетікання короткого планування у довгі наради, краще виключити взагалі, як можливе. Це не тільки «з’їсть» певний відрізок часу, що виділений для виконання роботи, але й зробить керівникові поганий імідж людини, що не вміє «казати конкретно» чи побоюється власної відповідальності, намагаючись поділити її між усіма присутніми підчас затягування обговорення.

Такі зустрічі заради планування, поділяють на щоденні, щотижневі та щомісячні. Від того, наскільки часто потрібно збиратися та що обговорювати, загалом й буде залежати час, що на такі зібрання витрачатиме колектив. Як правило, щоденні необхідні планерки займають до 15-20 хвилин, у той час, коли підсумкові щотижневі чи щомісячні, можуть продовжуватися значно довше.

Коли це може бути потрібним?

Обираючи власну концепцію мотивації робітників та загального керівництва, кожна керуюча особа має розуміти справжню доцільність таких колективних зборів. У випадках, коли планування не обумовлене необхідністю внесення коригувань до процесів роботи, зазвичай, такі зустрічі проводять у наступних випадках:

• заради збереження дисципліни у колективі;
• задля грамотної «ранкової» мотивації співробітників;
• для процесу уточнення та остаточного обговорення нюансів роботи;
• як допомога підлеглим у максимально результативному плануванні їх робочих процесів.

Теза планерки

Відповідно до потреби, заради якої збирається колектив, зустріч для планування повинна мати зрозумілу тезу, чи напрямок обговорення.

Якщо, причиною такої зустрічі стає термінове єдине питання, спонтанність планерки більш-менш обґрунтоване такою необхідністю. Але, коли потрібно проводити мотиваційну чи навчальну планерку або зустріч заради «мозкового штурму», головною темою має ставати лише потрібний напрямок спілкування. Поєднання мотиваційних промов з конкретикою, яку потрібно донести до команди – хибний шлях, що може призвести до неналежної уваги слухачів.

Звичайно, кожен випадок повинен бути реально обґрунтованим, а сама планерка мати чіткий регламент, якого слід дотримуватися.

Регламент зустрічі для планування

Відомо, що коли той, хто має керувати висловлюється «по суті» проблеми, це сприяє як створенню необхідної робочої атмосфери, так й самому протіканню процесів роботи. Це означає, що готуватися до планерки необхідно, й маючи таку зустріч, проводити її згідно з певним планом, що заощадить час, виділений для роботи та продемонструє розуміння керівником головних проблемних аспектів праці.

Якщо, питання для обговорення надто серйозні та потребують загального обговорення, слід попіклуватися про це заздалегідь та, ще у вечорі розіслати тезиси ранкової планерки підлеглим або колегам. Маючи час на обмірковування питань, люди зможуть більш ефективно пропонувати або критикувати робочі питання, які вони повинні обговорити.

Як «спланувати планування»

Незважаючи на деяку кумедність наявності такої потреби, до планування планерок, слід підходити також серйозно, як й до самого перебігу майбутнього обговорення потрібних питань.

Загальні рекомендації щодо планування проведення зустрічі, виглядають наступним чином.

Вдала планерка має:

• реальну нагоду для зустрічі;
• чіткий перелік осіб, що мають бути присутніми;
• місце та час проведення;
• регламент зустрічі;
• заготовлені (у разі необхідності) додаткові та демонстраційні матеріали або необхідну інформацію;
• відповідального за її проведення куратора або особу, що має інформацію для оголошення;
• у разі потреби – секретаря, який зафіксує ключові постанови чи висновки такої зустрічі.

Врахувавши усі складові вдалої планерки, керівник може бути спокійним не тільки за свій вигляд перед робітниками, яких він вирішив зібрати, але й за перебіг робочого процесу та його результативність. Усі аспекти проведення таких зустрічей важливі, оскільки нерозуміння того, що казати чи у якій послідовності презентувати питання зустрічі, загалом із непідготовленістю необхідних матеріалів, навряд чи дадуть необхідний ефект від такого проведення та посприяють зростанню авторитету особи, що не підготувалася.

Лайфхаки планування

Зробити робочу зустріч більш комфортною для слухачів та такою, що є максимально ефективною, вам допоможе й розуміння таких нюансів, як своєчасний «сніданок» чи «кавовий брейк» перед планеркою, позитивний напрямок у наданні необхідної інформації, креатив у підході до контролю за присутністю людей або, взагалі, спрощення ситуації із допомогою високих сучасних технологій.

Погодьтеся, що ситі підлеглі, в яких ви не відібрали ранковий час на «перекус» стануть більш уважними під час спілкування. Так саме, й заохочення своєчасної присутності людей невеличкими бонусами, як наприклад, можливість раніше покинути робоче місце, якщо завдання виконане, разом з креативним підходом до покарання за запізнення (такі особи можуть й постояти протягом планерки) – стануть у пригоді, особливо у випадках, коли такі зустрічі потрібні на регулярній основі.

Позитивне надання будь-якої інформації, що стосується роботи, теж не завадить, навіть у випадках, коли треба повідомити про збільшення «планових результатів» чи про необхідність «переробок». Ну, а якщо це дозволяє ситуація, підлеглі зможуть оцінити розуміння керуючого, який не став відволікати їх зайвими зборами, а скористався сучасними технологіями та провів таку зустріч, наприклад, за допомогою сервісу «Скайп» або іншого, що має аналогічні можливості для спілкування.