Как компаниям защищаться от обмана со стороны сотрудников

Рекомендации специалистов Ernst & Young, изложенные в отчете «Мошенничество: как бороться с реальной угрозой», кажутся простыми и сами собой разумеющимися. Проблема, однако, в том, что большинство компаний не умеет эффективно использовать существующие средства защиты. Исследование консультантов показало, что в пострадавших компаниях чаще всего уже имелись средства внутреннего контроля, которые должны были выявить или предотвратить мошенничество, но они либо были обойдены, либо не были досконально изучены сотрудниками, ответственными за их функционирование.

Пересмотрите список возможных рисков мошенничества

Руководитель должен уметь предсказывать возможные риски мошенничества: как сотрудники могут обмануть компанию. Следующим должен быть вопрос – как обнаружить этот обман.

Исследование показало, что восприятие риска мошенничества и фактический риск возникновения многих видов мошенничества могут не совпадать. Только 21% респондентов (из 400 опрошенных топ-менеджеров в более чем 30 странах) указали, что наибольшее беспокойство у них вызывал недостоверный бухгалтерский учет. И это несмотря на то, что недавние корпоративные скандалы в компаниях Enron и Parmalat были обусловлены именно недостоверным бухгалтерским учетом.

Анализируйте печальный опыт

Большинство компаний не анализирует свой опыт, связанный с мошенничествами, рискуя стать обманутыми снова. «В истории нашей компании было несколько уголовных дел, возбужденных по факту мошенничества, – рассказывает директор департамента юридического и правового обеспечения корпорации «МИАН» Петр Побрызгаев. – Для того чтобы в будущем избежать подобных ситуаций, в компании был создан и активно работает департамент юридического и правового обеспечения». Его функции – профилактика, отслеживание и пресечение всех видов мошенничества и нарушения прав интеллектуальной собственности. В компании ввели официальный документооборот и сделали более понятной систему распределения финансовых потоков.

Наблюдайте за менеджерами компании

Здесь важно понять, существуют ли процессы, подконтрольные и досконально известные только одному сотруднику. Точно так же надо четко прописывать порядок проверки сотрудников перед наймом, контроль за доступом в помещение, компьютерные системы, базы данных. Описанные на бумаге, все эти процедуры кажутся легкими для исполнения, но при всей простоте они часто не выполняются.

В начале этого года компания «АльфаСтрахование» выиграла в суде дело против страхового мошенника (или «дело о страховом мошенничестве»). Агент, получивший страховые бланки, пропал, не донеся деньги до компании. «Подобные проблемы существуют у всех страховых компаний. Они не исчезнут, но станут минимальными, когда наконец страховщики создадут единую базу данных по недобросовестным агентам, которая позволит правильно подбирать сотрудников компании», – считает директор по связям с общественностью компании «АльфаСтрахование» Ирина Лимитовская.

Обратите внимание на корпоративную культуру

Специалисты компании Ernst & Young считают, что организация, в которой царит атмосфера открытости и доверия, гораздо меньше подвержена риску мошеннических действий со стороны сотрудников, чем та, в которой господствуют секретность, страх, недоверие и авторитарность. «Дело в том, что в компании, где сотрудники испытывают давление, нет уверенности в завтрашнем дне, – поддерживает экспертов генеральный директор фармацевтической компании «ОНИКС ФАРМ» Елена Шмидт. – В таких компаниях велик риск того, что сотрудники начнут приворовывать на черный день».

Сформулируйте политику компании в отношении мошенничества

Необходим официальный письменный документ, отражающий отношение компании к мошенническим действиям, а также план действий при подозрении в мошенничестве, содержащий рекомендации, как компания должна вести себя при первых появлениях подозрения на мошенничество, кто и как должен вести расследование, что предпринимать в отношении «подозреваемого», как информировать персонал и СМИ.

Подобные документы дают понять сотрудникам, что компания контролирует ситуацию, что мошенничество будет обнаружено и что будут приняты меры, которые могут оказаться весьма серьезными.

Подумайте о создании горячей линии

Судя по исследованию, 20% американских работников сталкивались с фактами мошенничества на рабочем месте. Но лишь половина из тех, кто имел возможность сообщить о своем коллеге, ворующем у работодателя, действительно сделали это. Низкий процент объясняется сомнениями, а что будет после того, как я сообщу? Для эффективного функционирования процедуры каждый сотрудник должен четко знать, что сообщать о своих подозрениях – его обязанность. Ему должна быть гарантирована конфиденциальность, и он должен знать, кому сообщать и каким образом. Чтобы сделать процедуру такой горячей линии более эффективной, эксперты Ernst & Young рекомендуют передать ее в ведение третьей стороны. Правда, некоторые российские работодатели сомневаются в необходимости подобной процедуры. «Это несколько напоминает институт стукачества, – говорит Шмидт. – Есть опасность того, что это будет использоваться не по назначению».

Обратите внимание на несоответствие стиля жизни сотрудника уровню его доходов, сверхурочную работу и неиспользование отпусков.

Подумайте, довольны ли ваши сотрудники работой

Мотив мошенничества часто кроется в неудовлетворенности сотрудника – неповышение по службе, низкая зарплата, несправедливо большая нагрузка. Чтобы определить это, надо дать сотрудникам возможность высказывать свои претензии и обсуждать проблемы. То, что человек долго работает в компании, вовсе не является гарантией его честности. Самые крупные мошенничества, как показывает исследование, совершаются руководством компании (55%) или ее сотрудниками (30%), многие из которых имеют многолетний стаж работы в компании, пользуются доверием и располагают большими полномочиями.