Как написать правильный e-mail

- Хорошо ли вы обдумали то, о чем хотите написать? Опыт различных встреч неоспоримо свидетельствует: чем меньше вы говорите, тем больше внимания вам уделяют люди, когда вы все-таки решаете высказаться. То же самое и с электронной почтой. Соберите все свои мысли воедино, изложите их и только тогда отправляйте письмо.

- Указываете ли вы тему письма? У вас есть от трех до шести слов, чтобы заставить адресата обратить внимание на то, что вы написали. Не будьте бесцеремонны. Подберите что-нибудь оригинальное для темы послания, и это значительно увеличит ваши шансы быть услышанным.

- Всегда ли вы лаконичны? Трудно припомнить, сколько я получил электронных писем объемом в четыре-пять страниц. Зарубите себе на носу: чем короче послание, тем лучше. Создайте себе репутацию человека, который не будет отнимать у людей время зря и умеет сразу перейти к делу.

- Не рассылаете ли вы по электронной почте анекдоты, приложения в несколько мегабайт и «письма счастья»? Если вы когда-нибудь ждали в течение нескольких минут, пока загрузится совсем не смешное приложение, то вам понятно, почему необходимо ограничивать объём отсылаемых писем. На один шуточный e-mail, после которого у меня живот болит от смеха, приходится сто экземпляров, не вызывающих ничего, кроме изжоги.

- Включаете ли вы в текст письма копию того, на что вы отвечаете? Я получаю очень много почты и потому по-настоящему ценю, когда кто-то прилагает копию своего предыдущего письма. Это помогает мне быстрее вспомнить тему беседы. Конечно, это сделает послание длиннее, однако это гораздо лучше, чем копаться в удаленных файлах или в своей памяти с целью вспомнить, о чем же мы все-таки говорили.

И последнее: недавнее судебное разбирательство, связанное с корпорацией Microsoft, должно напомнить вам, что одинокие почтальоны Новой Зеландии не единственные, кто читает чужие письма. Прежде, чем отправить e-mail, подумайте, как будет звучать ваше сообщение в зале суда.