Робочі зустрічі можуть подобатись чи не подобатись команді, та вони становлять важливу частину щоденної рутини. Як інакше узгодити дії працівників чи донести їм важливу інформацію, щоб не проговорювати кожному особисто? Але робочі зустрічі не завжди минають ефективно, бажані результати залежать від низки факторів. Чому так відбувається і як тімлідам цьому запобігти, — читайте в статті.

Назвете чітку мету зустрічі?

Якщо тімлід не знає основної мети зустрічі, таку зустріч можна вважати непродуктивною. Це наче вирушити в дорогу без жодного розуміння, куди треба потрапити насамкінець. Команда на таких зустрічах, як правило, обговорює усе підряд та без жодної конкретики. Як тімліду навчитися діяти в такій ситуації правильно?

Можливо, згодом ви зможете тримати ці речі в голові, але спершу попрактикуйтеся з ручкою і папером. Випишіть собі, щоб була під рукою:

• Мета зустрічі. Основні вимоги до неї — точність, конкретність і досяжність в найближчій перспективі. Приміром, список тижневих завдань, розподіл обов’язків тощо;
• Тематика зустрічі. Будь-яку мету можна розбити на певну кількість тем. Отож складіть список тем для обговорення і надішліть учасникам зустрічі. Тільки пам’ятайте, що кожна тема не повинна відхилятися вбік від головної мети. Фокус — на меті зустрічі, це важливо;
• Фінальна частина зустрічі. Ще до початку розмови продумайте, як ви плануєте її завершити. Запишіть собі орієнтовні підсумки бесіди — тобто якого результату ви від неї очікуєте, — і накидайте подальші кроки, які озвучите команді наприкінці або обговорите вже наступного разу.

А не забагато людей на одній зустрічі?

Якщо ви були присутні бодай на одному робочому засіданні, то чудово знаєте, що кількість учасників відіграє роль. Чим більше людей, тим важче керувати руслом бесіди і тримати фокус на конкретній цілі. Як уникнути хаотичного плину зустрічі?

Хаос можна приборкати, якщо:

• Не запрошувати всіх заразом. Оптимальна кількість учасників — 5-7 осіб, не більше. Обирайте тих людей, хто має безпосереднє відношення до мети зустрічі. Інших достатньо поінформувати у вигляді звіту, якщо виникне така необхідність;
• Чіткий розподіл ролей. Справжній тімлід вміє розподілити обов’язки між присутніми так, щоб підлеглі не плуталися потім одне в одного під ногами. Вчіться цьому мистецтву, воно допоможе уникнути дублювання обов’язків. І, як наслідок, заощадить чимало людино-годин вашій компанії.

А хто модерує?

Без людини, яка керує руслом розмови — тобто без модератора, — зустріч ризикує стати розмовою про все водночас і ні про що конкретно. Тімлід, можна сказати, на зустрічі відсутній, якщо учасники постійно відхиляються від теми, не слухають одне одного і гають час на незначущі дрібниці.

Попрацюємо над тим, щоб цього уникнути:

• Модеруйте самі або оберіть модератора. Тут уже дивіться, як вам зручніше. Один тімлід охоче візьме на себе ці обов’язки, а інший — не менш охоче перенаправить їх комусь іншому. І не забувайте відстежувати час, це теж входить в обов’язки модератора;
• Продумайте структуру бесіди. Це означає поділити зустріч на етапи і розрахувати, скільки часу займе кожен з них. А це знову повертає нас до важливої теми контролю за часом. Щоб не забувати про його плин, покладіть біля себе годинник чи смартфон. Можна заздалегідь налаштувати таймер, це чудовий спосіб потренувати власне відчуття часу. З досвідом розвинете цю звичку, і потреба в таймері відпаде.

Підготуйтесь зарання

Коли нехтуєш підготовкою до робочих зустрічей, це наче футбольний матч без розминки. Ви коли-небудь бачили, щоб футболісти виходили на поле, не розім’явшись перед цим добряче? В контексті нашої статті це означає:

• Ознайомлення учасників з документами зустрічі за 1-2 дні щонайменше (щоб кожен продумав свою роль і завдання в спільній справі);
• Використання спільної документації (робота з «хмарними» сервісами чи інструментами на кшталт Google Docs і Miro). Можливо, спільна робота наштовхне когось на цікаві ідеї ще до початку зустрічі.

Зізнайтеся, ви прораховували ці моменти зарання?

Завершення зустрічі теж має значення

Хороший тімлід знає, як розпочати зустріч і як її завершити. Нечіткі підсумки і розмиті обов’язки призведуть лише до плутанини. Ви тімлід, тож не перекладайте це завдання на плечі інших. Щоб гарно завершити зустріч, дотримуйтесь цих пунктів:

• Окресліть результати зустрічі. Достатньо лаконічно озвучити досягнуті рішення та основні домовленості;
• Зробіть акцент на важливому. Після зустрічі кожен учасник повинен знати, хто за що відповідає. «Оксана готує звіт», «Олег розробляє макет» тощо;
• Створення звіту. Коротка текстова фіксація важливих аспектів зустрічі: домовленостей, озвучених тез, стратегічне окреслення майбутніх планів. Не нехтуйте створенням звіту, це наче заминка після тренування. Та й через тиждень-другий, можливо, з’явиться потреба пригадати деталі тієї чи іншої зустрічі. Тут у пригоді і стане ваш звіт.

Пам’ятайте про фідбек

Звичайно ж, куди без зворотного зв’язку? Як ще оцінити поточну ефективність зустрічі та виявити, що можна поліпшити вже зараз? Зважайте на фідбек, щоб зменшити ризик повторення тих самих помилок у майбутньому. Притримуйтесь приблизного алгоритму зворотного зв’язку:

• Цікавтеся враженнями про зустріч. Оберіть зручний формат опитування, усний чи за допомогою Google Forms. Головне, щоб вам і учасникам був комфортний цей формат;
• Зважайте на думку підлеглих. Фідбек — це найперше про те, щоб вислухати думки і враження інших. І якщо кілька людей делікатно зауважили чи натякнули, що зустрічі можна скоротити — вочевидь, тривалість зустрічей треба підкорегувати;
• Щомісячний аналіз ефективності. Візьміть за звичку аналізувати наприкінці місяця (чи кварталу) сильні і слабкі сторони проведених зустрічей. Що відбулося добре, а що можна покращити? Хто з учасників тримає фокус на розмові, а хто відволікається? Як вирішити цю проблему та всі інші? Тут вам і допоможе регулярна оцінка ефективності. Не нехтуйте нею.

Застосовуйте ці поради комплексно, щоб підвищити якість робочих зустрічей і уникнути основних причин, що роблять їх непродуктивними.