Робота HR-спеціаліста містить чимало викликів. Трапляється так, що кандидат технічно підкований на всі сто, але із soft skills спостерігаються проблеми. Досвідчений рекрутер ще на першому інтерв’ю майже безпомильно визначить, як справи в того чи іншого кандидата з «м’якими навичками». А, отже, підходить така людина компанії чи ні.

То що треба знати досвідченому HR-фахівцю, щоб коректно відмовити кандидату? В наш час великих випробувань делікатність у спілкуванні, особистісному та професійному, набуває особливого значення, як вважаєте?

Чому це потрібно компанії і рекрутеру?

Як мінімум, це репутація компанії. Те, як її співробітники спілкуються з кандидатами, та й загалом між собою, свідчить про рівень корпоративної культури. І навіть якщо в такій компанії людині відмовлять в посаді, вона не почуватиметься пригніченою чи ображеною. В цьому полягає гідність роботодавця і компанії. Бо можна розповідати в рекламних і проплачених статтях про переваги і привілеї роботи в компанії, а реальність говоритиме інше.

Ну а для рекрутера — це професійний скіл, як і вміння підібрати в команду потрібну людину. А фахівець такої високої кваліфікації навряд чи залишиться коли-небудь без роботи.

Відмова чи офер: на що орієнтуватись в прийнятті рішення

Як не крути, будь-яка робота передбачає спілкування з іншими людьми. Навіть віддалена чи «вільні хліби». Якщо кандидат добре тямить в майбутніх обов’язках, але пасує в спілкуванні, перед рекрутером постане дилема: наймати таку людину чи відмовити?

Щоб відповісти на це питання, поставте собі інше, набагато важливіше, питання. Чи принесе такий кандидат користь компанії? Чи він генеруватиме лиш проблеми? Досвідчений рекрутер розуміє, що поява непідходящої людини в колективі може звести роботу нанівець. Що, в свою чергу, призведе до пошуків нової людини, і ресурси HR-відділу будуть витрачені на вітер.

То як коректно відмовляти, якщо кандидат не підходить компанії?

Складно запропонувати один рецепт на всі випадки життя, ситуації трапляються різні. Приміром, непросто відмовляти кандидатам з невисоким рівнем емоційного інтелекту. Такі люди можуть бути доволі непоганими професіоналами і знавцями свого діла, та рівень комунікації бажатиме кращого. Для такої людини складно й слова підібрати правильні, щоб пояснити причину відмови.

Та коректно відмовляти все ж потрібно вміти. Найпростіший варіант для HR-спеціаліста — повідомити небажаному кандидату, що «ми зупинилися на людині з релевантнішим досвідом…» або «керівництво змінило вимоги і хоче бачити іншого кандидата на посаді». Цілком прийнятний варіант, бо по суті так і є: ви не підійшли, бо обрали іншого. Відмова коректна? Коректна. Ввічлива? Ввічлива. Адекватний кандидат розуміє, що крім нього є інші претенденти, тому здатен прийняти невдачу спокійно. Без агресії та експресивних висловлювань.

Конструктивний фідбек як коректна відмова

Якісний зворотній зв’язок має лише один недолік. Потрібно виділити час на написання конструктивної і коректної відмови. Зазвичай ейчари лінуються приділяти на це час, бо випускають з виду, що з допомогою цих листів-повідомлень вони й власні вміння прокачують (як мінімум грамотність і вміння висловити думку простими словами). Якщо, звісно, не «ліплять» той самий шаблон всім підряд у листуванні.

Та розбавити стандартну шаблонну відповідь кількома персоніфікованими фразами нескладно. Це підсолодить гіркувату пігулку відмови. Щоправда, не кожен кандидат адекватно відреагує навіть на вельми персоніфікований щирий фідбек. Отримавши негативну реакцію на конструктивну відмову, HR-фахівець лиш переконається в своїй правоті. На жаль, з гідністю прийняти поразку зможе не кожен.

Що ще допоможе HR-спеціалісту сформувати коректну відмову кандидату? Якщо така потреба виникла на пізніх етапах працевлаштування, це полегшує завдання. Рекрутер матиме відгуки інших інтерв’юерів, чому цей кандидат не підійшов. Але як діяти, коли інтерв’юери полінувалися дати фідбек? Розглянемо декілька способів:

• Пропишіть ті моменти, які вас цікавлять, і попросіть інтерв’юерів відповісти на пропоновані питання;
• Запровадьте практику зворотного зв’язку з інтерв’юерами, щоб телефонувати їм і прослухати їхні відгуки. Щось, можливо, доведеться записати на диктофон, щоб не забути важливе;
• Ознайомте інтерв’юерів зі scorecards, картками для створення портрета кандидата і його навичок. Попросіть їх заповнити після співбесіди на кожного кандидата.

Телефонувати кандидату чи надіслати лист?

Хороший рекрутер знає, що стандартні листи-відмови не треба надсилати людям, які побували на співбесіді чи тестовому відборі. Але що написати в листі, окрім персоніфікованих фраз? Приміром, що інформація про кандидата і його резюме залишилися в базі даних, і за потреби його розглянуть на інші посади. Зрештою, така стратегія вигідна компанії в далекоглядній перспективі. Хтозна, як обернеться ситуація в майбутньому, та пам’ятайте про важливу річ: дотримуйтесь загального регламенту про захист персональних даних.

Щодо телефонної розмови, тут наче все очевидно. Телефонувати всім кандидатам, яким відмовили, навряд чи потрібно, а от особливо цінним не завадить повідомити про відмову голосом. Телефон чи онлайн-колл в зумі — це вже деталі. Підготуйтеся до розмови, щоб ввічливо й коректно донести причину відмови.

Як бачимо, рекрутер може непогано прокачати власні soft skills, якщо поставиться до цього питання відповідально. З розумінням і визнанням досвіду й досягнень кандидата. До слова, про досвід. В своїх рішеннях хороший рекрутер покладається й на інтуїцію. Не завжди достатньо почути гарні, чітко сформовані відповіді від кандидата. Правильні відповіді можна завчити, тому не відкидайте фактор власних відчуттів. І довіряйте інтуїції. А для уникнення суб’єктивних, тобто хибних, суджень порівнюйте свої враження з іншими учасниками процесу найму.