Правила составления деловых писем

Издавна умение правильно писать деловые письма считалось большим искусством. Нередко удачно составленное обращение к потенциальным партнерам само по себе приносит неплохую прибыль. Вот несколько простых правил, которые помогут грамотно это делать:

Письма с серьезными деловыми предложениями лучше отправлять не по факсу или e-mail, а с курьером – он должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт.
Обращение. Разузнайте побольше о руководителе компании, в которую собираетесь писать. Опыт показывает, что получателю всегда приятнее, когда обращаются к нему лично. Если вы не сумели уточнить его имя, не стоит писать: "Ув. г-н директор!" или "Ув. комм. дир. фирмы!". Слова "уважаемый", "господин", "госпожа", "заместитель директора" и им подобные следует писать полностью.

Заглавие. Письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий его содержание. Это поможет выделить ваше послание из массы аналогичных писем, приходящих в любую серьезную компанию.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо не сразу заинтересует потенциального клиента. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: "Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Не помню откуда. В общем, найдите его". Заголовок письма должен содержать такую информацию, которая упростит его поиск.

Комплименты. Хорошее впечатление произведет письмо, которое после приветствия будет содержать вступление-комплимент. В нем можно сказать, что вы рады приветствовать "столь известную фирму", какой честью для вас будет оказывать услуги "столь солидному партнеру" и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Пишите без "воды". Избегайте излишней вежливости ("будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста") и бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.). Не поможет вам и обилие лишних местоимений ("мы все рады приветствовать вас и вашу фирму" вместо "рады приветствовать вас"), а также просто словесного мусора ("мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам").

Письма, написанные в таком стиле, выглядят менее убедительными и компетентными. Помните, что текст, содержащий много "воды" (пустых и необязательных выражений) создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус.

Не приказывайте. Не употребляйте директивные фразы-указания типа "если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...". Во-первых, так вы сами наталкиваете получателей на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: "Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...". Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

"Нужные" глаголы. Используйте глаголы совершенного вида. Например, "выполнили", "разработали", "увеличили", "создали", "сделали" и т.п. Глаголы несовершенного вида ("производим", "работаем", "выполняем" и др.) дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Совершенные глаголы создадут иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности. А значит, произведут впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

Не забудьте о бланке. Обязательно пишите на фирменном бланке. Это подчеркнет, что за ним стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, укажите расчетный счет и название вашего банка. Не помешают также ссылки на лицензии и сертификаты (если ваш бизнес предполагает их наличие).