До важливих якостей компетентного керівника можна віднести його готовність до відкритого спілкування із співробітниками, включаючи критику і зауваження. Відсутність у колективі конструктивного зворотного зв’язку призводить до ряду проблем: співробітники частіше піддаються стресу, що в кінцевому підсумку веде до професійного вигорання і погіршує мікроклімат в команді.

Ця проблема значно серйозніша, ніж може видатися на перший погляд. Якщо вірити дослідженням інституту Ґеллапа, американського інституту дослідження громадської думки, 70% опитаних відчувають брак спілкування з керівництвом. Це призводить до непорозумінь між ними та керівниками, бо важливі питання і виробничі проблеми замовчуються. В подальшому такі працівники ризикують втратити зацікавленість до роботи, що веде до погіршення продуктивності і зниження мотивації.

Чому так відбувається? Давайте з’ясуємо, які найпоширеніші причини, чому співробітники не наважуються на зворотний зв’язок із своїм керівництвом.

Бояться говорити

На жаль, не кожен керівник з розумінням поставиться до негативних відгуків чи критики з боку підлеглих. Але керівник повинен усвідомлювати, що такі моменти – невід’ємна складова робочого процесу. І не сприймати їх як виклик своїм професійним якостям. Для працівників важливо знати, що вони можуть обговорити з начальством будь-який робочий момент, і їх після цього не піддаватимуть цькуванню через найменший промах (бо керівник затаїв персональну образу на «надто балакучого» працівника). А керівникам треба пам’ятати, що будь-який інший, відмінний від їхнього, погляд на робочі питання може відкрити нові шляхи її вирішення та розвитку.

Страх, що не так зрозуміють

Всі ми іноді стикаємося з тим, що інші люди не так нас розуміють. Причини цьому бувають абсолютно різні: інший погляд на речі, відсутність досвіду і компетенції в обговорюваній темі тощо. Тому працівники, не бажаючи, щоб керівництво «не так їх зрозуміло», можуть замовчувати проблему, аж поки вона не сягне критичної позначки. Найбільше співробітники бояться заперечувати керівникам з авторитарним стилем управління. Зрозуміло, що від цього страждає ефективність роботи усього колективу.

Негативна реакція керівництва

Керівники – теж люди, і теж іноді припускаються помилок. Питання лише в тому, наскільки добре вони це усвідомлюють і, відповідно, реагують на власну некомпетентність.

Наприклад, самовпевнений керівник може одразу заперечити чи навіть завершити спілкування, коли отримує від працівника негативний відгук. Мовляв, «що ти знаєш, без твоїх зауважень розберуся». Така реакція свідчить, що керівник не вміє відокремлювати власні емоційні реакції від питання, що обговорюється. Зрозуміло, що така поведінка не є конструктивним підходом до вирішення проблеми.

Як потрібно діяти натомість? Спробувати уважно вислухати працівника, щоб зрозуміти, що саме він намагається сказати. Поставте уточнюючі питання, не поспішайте одразу заперечувати. Попросіть його поділитися конкретними прикладами, продемонструйте відкритість та ввічливість. Дайте собі час, щоб осмислити розмову з підлеглим, і тільки тоді реагуйте на його звернення. Якщо керівник вміє слухати і ставити уточнюючі питання, це дозволить уникнути багатьох непорозумінь. А щоб ефективно комунікувати з підлеглими, важливо розвивати емоційний інтелект. До речі, з порадами щодо розвитку емоційного інтелекту ви можете ознайомитися в цій статті.

Відсутність довіри до керівника

Коли керівник контролює кожен крок своїх підлеглих, обмежує їх у свободі прийняття рішень – рівень довіри між ним і колективом стрімко зменшується. В такому разі не очікуйте, що працівники охоче спілкуватимуться з вами. Зважайте на те, що прозорість є невід’ємним елементом робочої взаємодії між вами і співробітниками. Особливо в наш час, коли віддалених працівників стає все більше.

Спробуйте поставити себе на місце працівника: як би ви реагували на безперервний контроль з боку керівництва? Мабуть, негативно, так? Довіряючи натомість працівникам, ви сприяєте встановленню здорових стосунків між ними і вами. А спілкуються відверто і охоче з тими, кому більше довіряють, чи не так?

Попередній негативний досвід від спілкування з керівництвом

Причини, чому працівник не іде на зворотній зв’язок з керівником, можуть навіть не стосуватися теперішньої роботи. Якщо на попередній роботі в працівника не склалися стосунки з керівництвом, він часто отримував негатив у свій бік, то цілком очевидно, що негативний досвід він може перенести на свою теперішню роботу. Уважний до свого колективу керівник обов’язково спробує з’ясувати, чому той чи інший працівник остерігається виражати власну думку. А з’ясувавши причину такої поведінки, дасть знати співробітнику, що в його колективі об’єктивна критика вітається, і жодних переслідувань чи цькування з його сторони не буде.

Працівники-інтроверти

Щоб не складалося враження, що причини, чому працівники не спілкуються з керівниками, стосуються тільки останніх – згадаємо про працівників-інтровертів. Такі підлеглі неохоче ідуть на зворотній зв’язок з керівництвом, тому що за характером не надто схильні до комунікації. І це не означає, що вони погано виконують свої робочі обов’язки; просто вони радше намагатимуться самотужки вирішити проблему, ніж одразу іти на контакт з керівником. Якщо ви напевне знаєте, що у вашому колективі є такі працівники, спробуйте знайти до них підхід.

Дотримуйтесь цих правил, щоб налагодити спілкування з працівником

І наостанок – давайте розберемо декілька рекомендацій, як спілкуватися з працівником, якщо ви хочете налагодити з ним ефективний зворотний зв’язок.

Попереджати заздалегідь? Спробуйте!

Звичайно, ви можете одразу повідомити співробітнику, щоб він ішов до вас у кабінет, бо «є розмова». Але якщо ви спершу поцікавитеся в нього, чи буде йому зручно поспілкуватися о такій-то годині – зворотний зв’язок відбудеться значно ефективніше.

Поспілкуйтесь краще наодинці, ніж у присутності усієї команди

Якщо ви привітали своїх підлеглих із вчасним завершенням проекту, не поспішайте звертати увагу окремих працівників на їхні помилки в присутності інших. Набагато краще буде, якщо ви проведете індивідуальні зустрічі з тими, хто допустився помилок в процесі роботи.

Дайте знати працівнику, що його помилка – це не критично

Замість того, щоб просто констатувати той факт, що працівник не впорався із завданням – краще по-іншому сформулюйте свої слова, м’якше і привітніше. Наприклад, повідомте йому наступне: «Бачу, тобі непросто виконувати завдання такої складності. Розумію, що в тебе ще недостатньо досвіду і практики. Під час виконання наступного проекту я допоможу тобі». Так звучить значно краще, як вважаєте?