Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций

Давайте для начала рассмотрим, что именно не нравится сотрудникам в должностных инструкциях. Первое, что говорят о должностных инструкциях сами сотрудники – это бюрократический элемент, который никак не помогает. Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела». И это определение полностью подходит для общепринятой формы должностной инструкции. Вот те минусы, которые несложно обнаружить.

Нереальность.

Как правило, на крупных предприятиях инструкции пишет специальный отдел, отвечающий за регламенты. А на меньших предприятиях берут эти формы за образец. Но как может написать хорошую инструкцию человек, который не является специалистом в данном виде работы? Определение слова «инструкция», которое мы находим в словаре, таково: «свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо».

По такому типу построены инструкции, к примеру, для бытовой техники – на что нажимать, в каком порядке, что крутить, как поступать в случае возникновения проблем, какой результат ожидается от каждой операции. Если вы придёте в автошколу, то там вы получите инструкции, как правильно управлять автомобилем, изучите способы действия. А что мы видим из этого определения в должностных инструкциях предприятий? Только перечень того, что надо делать. Это не является чем-то даже похожим на инструкцию.

Кто должен писать инструкции и зачем.

Инструкции должны писаться с целью помочь человеку профессионально выполнить его работу. Нет никакой иной ценной задачи. Для производственных процессов пишутся технологические описания, которые больше соответствуют определению слову «инструкция» и соответственно больше помогают тому, кто их использует. Почему бы не сделать должностную инструкцию для каждого сотрудника в виде описания технологического процесса его поста? Каковы неотъемлемые части технологии?

Во-первых, продукт. Что должно получаться на выходе в результате выполнения действий. Продукт автозавода – автомобили. А что является продуктом того же менеджера по продажам? Разумеется «доход». Продукт бухгалтера, это «вовремя сданные аккуратные отчёты» и т.д. Формулировки специально облегчены и сокращены для более лёгкого восприятия в статье. Так же есть сам технологический процесс, который приводит к получению продукта. В результате каждого из его этапов образуются «подпродукты».

Ответственность как вина.

Вот ещё один минус того типа инструкций, который имеет широкое хождение. Все мы понимаем, какую цель преследует большинство руководителей, вводя должностную инструкцию. Это официальный документ, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Подавляя тем самым в сотрудниках инициативу и боевой дух. Ты обязан сделать то-то и то-то, иначе не сносить тебе головы! Это правильно, это дисциплина.

Как правильно создать правильную инструкцию.

Она делается только на основании успешного опыта. Инструкции, имеющие силу закона, можно и нужно писать только в двух случаях: когда организация справилась с опасностью и когда наиболее успешный сотрудник описывает работающий процесс, собираясь идти на повышение или расширять сферу влияния. Любые другие инструкции могут иметь статус только экспериментальных, и должен быть написан регламент внесения изменений и дополнений к ним, утверждаемых самым высшим органом управления организации.

Кто имеет право узаконить инструкцию? Только владелец, или его полномочный представитель, которому делегированы подобные полномочия в полном или частичном объёме. (Владельцы часто не знают, чем им заняться, хотя эта их прямая функция не выполняется, что не позволяет предприятию правильно развиваться). В крупных организациях, где владелец ведёт управление через отдел владельческого контроля, инструкции не подписывает «кто-то в этом отделе». Конечная подпись под инструкцией – только владельца.

Показатели эффективности.

Ещё один недостающий компонент для того, чтобы создать идеальную инструкцию – показатели эффективности. В стандарте ISO 9001 упоминается, что предприятие должно управляться по показателям эффективности, но не говорится как. И руководители вынуждены придумывать эти показатели, разрабатывать, используя доступные (часто отвратительно сработанные) образцы, заказывать их у профессионалов или вводить их для «галочки». Но показатели эффективности являются мощнейшим инструментом управления, если знать технологию их правильного применения.

Оргструктура.

В должностной инструкции должна быть копия той части оргструктуры, к которой относится данный пост, для того, чтобы работник мог сориентироваться – кто является его непосредственным начальником, какие функции ожидаются от работающих рядом людей, какие продукты. Так же должны быть схематично изображены потоки частиц, которые требуется обрабатывать. Что приходит на данный пост (документы, люди, материалы), какие изменения требуется внести в поступившую частицу, куда её требуется отправить дальше. Кому следует писать отчёты, и какие. Весь документооборот данного поста должен быть в виде правильно заполненных образцов приложен к должностной инструкции, чтобы исключить постоянные войны из-за «своего видения» делопроизводства. Как правильно вводить должностные инструкции.