Іноді виникають ситуації по роботі, коли хочеться з’ясувати, як просуваються справи з тим чи іншим завданням, але при цьому не хочеться видатися нав’язливим. Поради, наведені нижче, можна з успіхом застосовувати як в особистому житті, так і в ділових і робочих стосунках, які вирізняються між собою за рівнем ієрархії, бо іноді потрібно «попінгувати» рівного собі колегу, а іноді і начальство.

Переконайтеся, що коректно поставили завдання

Що ж. Ви набралися сміливості і про щось попросили, а результату немає і хтозна коли буде. Що робити?

Будь-яке прохання по замовчуванню прирівнюється до задачі. Тому перш ніж пінгувати, переконайтеся, що ви не криво поставили задачу. В більшості випадків, якщо хтось проігнорує ваше прохання, достатньо нормально поставити задачу і передомовитися.

Як правильно поставити задачу? Пройдемось по пунктам.

1. Повідомте про терміновість.
2. Скажіть, що потрібно зробити.
3. В якому форматі повинен бути результат.
4. Що робити, якщо виникнуть труднощі.
5. Дедлайн: бажаний і крайній.
6. Що буде, якщо не виконати задачу.
7. Все зрозуміло?

Якщо ви перевірили задачу на повноту (тобто дотримались всіх вказаних вище пунктів), але результату все одно немає – час пінгувати.

Який пінг точно не дасть очікуваний результат

«Привіт, як справи із завданням?»

«Норм»

Інколи через надмірну ввічливість люди пінгують розмитими фразами: «Як справи?», «Як справи із завданням?». З такими ввічливими пінгами є декілька проблем:

Ввічливість не дорівнює турбота. Такі повідомлення засипають людину ввічливими, але абсолютно непотрібними і відволікаючими месиджами. Якщо людина справді чимось зайнята, то у відповідь на «ввічливість» ви отримаєте роздратування і небажання взагалі для вас щось робити.

Такі питання не вирішують проблему. Людина (адекватна людина) дасть відповідь на питання, яке ви йому поставили. Якщо запитувати, «як справи?», то й отримаєте відповідь, як справи. Якщо ви запитуєте «як справи?», але насправді очікуєте, що вам дадуть відповідь по завданню, то це ваші проблеми. Інша людина не знає, що у вас на думці. Після подібного питання доведеться ставити уточнюючі питання, щоб дізнатися важливу інформацію. А це може роздратувати вашого співбесідника – мовляв, чому ходити кругами, замість того щоб взяти і конкретно запитати?

Відповіді на такі питання можна зрозуміти як завгодно. І кожен з нас таку відповідь може зрозуміти по-своєму. «Справи нормально» – це в сенсі «вже зробив», «роблю, все йде чудово», «роблю, але є деякі моменти» (інакше можна було б відповісти, що все чудово), або «не роблю і мені ок»?

Це питання допомагає вами маніпулювати. Припустимо, що виконавець дійсно проґавив дедлайн і хоче це приховати. Ви запитуєте, як справи (маючи на увазі виконання завдання, звісно), а він відповідає «все норм». Про які справи він вам відповів – робочі чи особисті? Ви не дізнаєтеся, поки не запитаєте конкретно: «Коли буде готово?»

То як правильно пінгувати?

Дізнатися статус завдання. Можливо, людина забула про прохання, або ж не забула, а планує зробити пізніше, а ви не знаєте про його плани, тому даремно хвилюєтесь. На що потрібно звернути увагу на цьому етапі? Тут важливо уточнити дедлайн або домовитися на новий. Обов’язково запитайте «коли?». Вточніть це питання, щоб отримати конкретну дату і час.

Надати ваги своєму проханню. Ви дізнались статус задачі, але вона не готова. Це значить, що виконавцю не вистачає мотивації її зробити. Що робити в цій ситуації? Переформулювати прохання і попросити ще раз. Не потрібно прикидатися, що ви не отримаєте жодної вигоди: достатньо знайти вигоду виконавця, навіть якщо вона полягатиме в тому, що він виконає задачу, а ви дасте йому спокій.

Пошукати обхідний шлях. Гаразд, ви знайшли вигоду виконавця, але він все одно не виконує задачу – можливо, його навіть мучить совість, але від того нікому не легше: ні йому, ні вам. Що робити? Дізнатися, що заважає йому виконати цю роботу, і чи можна вирішити поставлену йому задачу іншим способом.

Важливо розуміти, що не потрібно впиратися в конкретного виконавця: обхідний шлях може бути різним:

1. Виконати задачу частково чи по-іншому;
2. Доручити виконання іншій людині;
3. Зробити все самому, якщо для когось це виявилось так складно.

Тут головне – не замовчувати ситуацію і при цьому надіятися, що все само собою організується. Не організується.

Якщо нічого не спрацювало – нагадувати про себе

Якщо попередні пункти не допомогли, а виконавця змінити теж не можна, тут можна включити опцію «регулярний пінг», і час від часу нагадувати про себе. Але нагадувати про себе без докорів і претензій, бо докори в стилі: «Ми ж домовлялися! Ти порушив домовленості!» бажаного результату не принесуть – а от негативу додадуть, бо ніхто не хоче почуватися поганим.

Що тут спрацює? Чесність. Ви ж обидва розумієте, що були якісь домовленості, які з певних причин (поважних чи ні) порушилися. І розумієте, що один з вас буде пінгувати іншого. Цей процес не дуже приємний для обох сторін, в особливості для того, хто пінгує – бо займати позицію того, хто просить, доволі некомфортно. Тому замовчувати не потрібно.

Встановіть з виконавцем новий дедлайн. Цим ви покажете людині, що не вважаєте його поганим навіть через те, що він зірвав терміни здачі. Так, це не найефективніший спосіб вирішувати задачі, але в таких ситуаціях важливо зберегти комунікацію в позитивному руслі.

За матеріалами статті Любові Тимошенко на сайті vc.ru