Незважаючи на те, що прояви такої якості людини, як творчість, заохочуються у більшості професійних нетворчих напрямках, існують деякі межі, перетинати які «творчості» заборонено. Й ділове листування – один з таких серйозних та «не творчих» аспектів.

Діловий лист має певні вимоги до свого складання й призваний максимально сухо та конкретно донести необхідну інформацію до адресату. При цьому, вимоги до його складання передбачають наслідування субординації чи певної поваги до статусу особи, якій листа адресовано.

«Творчість» у складанні таких листів, як раз й полягає у максимально стислому, діловому стилі оповідання, який більш нагадує формат доповіді з конкретного питання, що вільна від зайвих «від ходжень» від теми або «літературних прикладів».

Насправді, складати такі листи не так вже й трудно. Головне запам’ятати основні вимоги до такого типу документів.

Загальні мовні норми

Мабуть зрозуміло, що посилання, яке має хоча б одну граматичну помилку, може бути сприйняте, як брак поваги до адресату чи повна безграмотність відправника. Як ще інакше можна пояснити нездатність ретельно перечитати те, що було написано перед відправленням листа? У будь-якому разі, такі думки про того, хто складав листа, не мають нічого спільного з позитивом та, як правило, нівелюють увесь зміст посилання.

Окрему увагу слід приділяти тут напису імен адресатів. Не секрет, що багато з людей, мають дуже хворобливе ставлення до викривлення власних імен чи прізвищ – тож мимо волі «зачепити» їх гідність, у такому разі, дуже легко.

Про що лист?

Складаючи такий документ, людина має позбавити читача зайвих зусиль для його розуміння. Це означає, що тему листа необхідно подавати в першу чергу та максимально розгорнуто. Адресат повинен одразу розуміти про що йдеться мова, тому уточнення щодо «ідей», «вакансій, які відкриті», «пропозицій вирішення питання» та іншого, зазвичай потрібні. Відкривши вашого листа, людина одразу оцінить те, наскільки доступно він складений, й вже від цього буде залежати те, наскільки ретельно та уважно він буде прочитаний.

Структура листа

Буває так, що у діловому листі знаходиться інформація по декільком питанням. У такому разі, лист треба чітко структурувати, виділяючи абзацами кожну нову думку або пункт. Не треба вдаватися до різних шрифтів чи виділяти важливе підкресленням або курсивом. Принаймні, не робити так із великими уривками тексту.

Гарно структурований лист вже покаже те, що той, хто його складав, має певний порядок й у своїх думках, а значить, заслуговує на підвищену увагу до сказаного.

Додаткову інформацію краще вказати у додатках до листа, не забуваючи згадати ці додатки у належному місці тексту. Якщо це можливо, при згадуванні додатку, можна вказати його короткий зміст, полегшуючи читачеві розуміння про що ви намагаєтеся розповісти більш детально.

Недоторканість особистості адресату

Ця вимога передбачає уникнення таких зворотів написання листа, у яких той хто звертається, наперед висловлює можливі думки адресату. Фрази «можу здогадатися, що ви зараз думаєте» або «наполягаю на прочитанні мого листа цілком» скоріше за все будуть розцінені, як неповага до особистості або зайва самовпевненість. Звичайно, у такому разі, не слід сподіватися на 100% ефект від такого листа.

«Емоційність ділового листа»

Також, складаючи діловий лист, слід не застосовувати різко пофарбованих критичних або, навіть, хвалебних висловів. Як й критика в адресу конкурентів того, кому листа адресовано, так й непомірне пафосне хваління його заслуг – не припустимі у такому документі, як діловий лист. Щодо прохань у будь якому напрямку, також потрібно уникати будь-яких маніпуляцій із свідомістю читача, розуміючи, що пряме висловлювання про те, чого ви очікуєте від адресату, набагато краще виглядає, аніж спроби достукатися до його «людяності», «професіоналізму», «життєвого досвіду» тощо.

«Холодні листи»

Як й у «холодному дзвінку» при спілкуванні телефоном, серед ділової спільноти існує поняття «холодного листа», який відіслано незнайомій людині перший раз. Незважаючи на те, що поради до «холодних дзвінків» менеджерів з продажів передбачають певну мотивацію адресата, запрошуючи, наприклад фахівця до спів праці, краще уникати такого «продажного» стилю спілкування. У будь-якому разі, такий лист має залишатися максимально вільним від емоцій. Все, що він може містити – це впевненість або надія на плідну та взаємовигідну співпрацю

Ще декілька загальних порад

Звичайно, складаючи ділового листа, треба ретельно перевірити усі необхідні реквізити та адреси з контактами, які він містить. Дуже непрофесійно помилятися саме у таких важливих деталях. Крім цього, для того, щоб ваш лист виглядав гідно та «працював», тримайтеся таких правил його написання:

уникайте грубощів та сарказму, навіть, коли відповідаєте на доволі жорсткий чи грубий лист, навіть завуальовані під ввічливість «уколи» словесних зворотів, не роблять вам честі та ставлять на одну сходинку з тим хамом, якому треба відповісти;

• відходьте від зворотів, що так чи інакше будуть оцінювати емоції чи реакцію адресату;
• тримайтеся спокійного тону письма, у подробиці заглиблюючись там, де це потрібно та доречно;
• не виправдовуйтеся та не застосовуйте звинувачень;
• наприкінці листа, старайтеся залишити «нитку розмови» таким чином, щоб вона мала можливість продовження.