Керувати особистим часом нелегко, але, навчившись це робити, вийде правильно організувати весь плин життя. Бути організованим означає мати певну підготовку й план дій, контролювати ситуацію, ефективно використовувати всі наявні ресурси. Щоб навчитися цього мистецтва, необхідно опанувати принципи планування. Найкращим мотиватором стане приклад ультраорганізованих людей, які філігранно засвоїли правила тайм-менеджменту, самоорганізації й досягли успіху в особистій, професійній сферах.

Ключові аспекти планування й організації

Безсистемне ведення справ рано чи пізно призводить до нераціонального використання ресурсів, зриву планів, хронічної нестачі часу й емоційного виснаження. Найчастіше це трапляється через поспіх, відсутність чіткої градації завдань залежно від їхньої пріоритетності. Ще один фактор – так звані «поглиначі часу» – гаджети, Інтернет та ін.

Щоб виправити ситуацію, необхідно насамперед розпочати зі змін всередині себе, що дозволить:

• виконувати роботу з меншими витратами;
• краще організовувати робочий процес;
• уникнути стресу, поспіху;
• отримувати задоволення від того, чим займаєшся;
• здобути вагомішу мотивацію для саморозвитку;
• підвищити кваліфікацію;
• зменшити навантаження;
• допускати менше помилок;
• досягати життєвих, професійних цілей за мінімум часу.

На стартовому етапі варто переосмислити значення часу для себе, проаналізувати об’єм і складність завдань, які необхідно виконувати щоденно. Створення градації залежно від важливості справ, їхньої прив’язки до періоду доби дозволить виконувати перш за все ключові проєкти, а менш важливі залишити насамкінець. Необхідно фіксувати плани – письмово або в електронній формі. Делегування дрібних задач (наприклад, друк, купівля канцтоварів) дозволить зекономити немало ресурсів і реалізувати їх більш раціонально для пріоритетних цілей. Згідно з принципом 80/20 або законом Парето, левова частка роботи виконується за маленький проміжок часу і водночас 20% зробленого стають базою для 80% кінцевого результату. Тому контроль, чітке планування на кожен день за умови системного підходу стануть запорукою високої самоорганізованості, максимально швидкого досягнення цілей.

Корисні звички організованих людей, які варто запам’ятати

Організовані люди завжди орієнтовані на результат і чітко розуміють пріоритети. Вони вносять зміни в життя не для того, щоб полегшити його чи потішити власне самолюбство, а з метою швидкого досягнення поставленої мети. Використання навіть кількох корисних звичок допоможе внести до звичного робочого стилю важливі корективи, які стануть рушійним фактором змін.

• Спочатку роблять те, що необхідно виконати на старті.
• Правильно визначають цілі.
• Щодня використовують інструменти планування, ведення звітності про динаміку використання часу.
• Виконують завдання на високому рівні з першого разу.
• Нейтралізують «поглиначів» часу.
• Контролюють час.
• Володіють технікою кризового управління.

Люди, які навчилися максимально ефективно організовувати час, обов’язково розподіляють справи по мірі їхньої важливості, беручи до уваги пріоритети. Необхідно прагнути керувати не цим цінним ресурсом, а собою. Більшість ділить загальний перелік справ на термінові (критичні ситуації, невідкладні проблеми, проєкти з близькими дедлайнами) та не нетермінові (пошук нових можливостей, відновлення сил, планування), додатково створюючи групу «важливі / неважливі. Грамотний підхід до планування дозволяє раціонально використовувати час і збільшити ефективність діяльності.

Загальну мету варто розділити на дрібні й виокремити ті, що підходять для реалізації конкретного проєкту. Вони повинні бути чіткими, досяжними, направленими на результат, мати параметри, за якими реально спрогнозувати строк для досягнення.

Інформацію важливо фіксувати в одному місці, за єдиним алгоритмом. Для цього можна використовувати оргтехніку чи папір. Список формують з обов’язкових задач, запланованих на конкретний час, і тих, які можна виконати на будь-якому етапі. Між ними важливо залишити інтервал – 20-30 хв. Дійсно організовані люди при плануванні справ на новий день обов’язково враховують наявність позицій, які потребують часу, сил, але не мають видимого результату (відповіді на дзвінки, перегляд електронної пошти). Правильнийрозподіл завдань, їхня градація, делегування допоможуть максимально ефективно використати ресурси без помилок і затримок.

Чітке виконання завдання в повному обсязі – реальний шлях до економії часу, більш тривалого відпочинку, втілення в життя нових планів. Необхідність правок, доопрацювань збільшує витрати, знижує продуктивність праці та змушує вносити корективи до планування.

Моніторинг і аналіз часових витрат на різні види діяльності дозволить визначити те, що забирає ресурс, не дозволяє раціонально організувати розпорядок дня, зосередитись на роботі. Ця категорія включає два види перешкод:

• зовнішні (затримка при виході з дому, в дорозі, розмови з колегами, перегляд електронних листів, пошук речей для робочого процесу, телефонні дзвінки, прийом відвідувачів);
• внутрішні (включають певні риси характеру, природні особливості, які стають причиною пауз, напруги, стресу – невміння відмовити, делегувати щось іншим, звичка відкладати справи на потім, неправильна оцінка термінів і об’ємів завдання).

Критична оцінка цих факторів дозволяє ідеально спланувати день, мінімізувавши ризик дефіциту часу, зриву дедлайнів.

Ультраорганізовані люди чітко розуміють, скільки їм необхідно витратити ресурсів для виконання найважливіших і дрібних, робочих і особистих питань. Тим, хто тільки починає цікавитись самоменеджментом, вони радять оцінити втрати часу таким чином – протягом тижня заповнювати щоденник чи графік за допомогою кольорових олівців. Кожен вид діяльності потрібно позначати своїм кольором. Несуттєві справи варто заштриховувати червоним. Якщо в результаті в палітрі буде переважати саме він, необхідно терміново змінювати свій розпорядок дня.

Наприклад, дріб’язкові завдання можна згрупувати в один блок і виділити для їхнього виконання певний період (розбирати листи вранці протягом 30 хв). Найкраще збалансувати роботу так, щоб на аркуші були широкі стрічки одного кольору – це означатиме, що автор вміє консолідувати робочі операції та групувати задачі, які відносяться до одного виду діяльності.

Уміння приймати раціональні рішення, встигати реалізувати необхідний об’єм завдань особливо ціниться саме в період кризи на роботі. За таких обставин організована людина на практиці бачить роль планування й хорошої самоорганізації. При напливі багатьох нових, непередбачених задач можна спокійно відкласти навіть базові, знаючи, що в графіку закладений резерв часу. Кожному варто підготувати план дій на випадок кризової ситуації з урахуванням специфіки своєї сфери. Наприклад, там має бути вказано, хто виконує певні види діяльності, які з них реально тимчасово зупинити, стандартні моделі реакції на різні ситуації, контакти для термінового зв’язку. Важливо емоційно підготуватись до напруженого періоду, який може виникнути будь-коли, бути готовим внести зміни до щоденного розпорядку. Ключові аспекти – швидко реагувати, зберігати холоднокровність, враховувати вірогідність помилок, аналізувати кілька варіантів розвитку подій та використовувати наявний резерв довіри.

Використання корисних звичок ультраорганізованих людей для ефективного планування і створення зручного графіку дозволить вийти на якісно новий рівень праці та відпочинку. Це реальні інструменти самоменеджменту, які допоможуть фокусувати увагу насамперед на тому, що приносить результат, збільшити тривалість спілкування з друзями та рідними, значно знизити рівень стресу та втоми.