Бумажные горы

Разгребаем горы

А также стопки, кучки, папки. Всего этого не должно быть на твоем столе. Тебе кажется, что ты точно знаешь, в какой стопке что лежит, и понимаешь, что где у тебя творится, но это иллюзия. Если кучек больше двух – сходи на неделю в отпуск, и ты напрочь забудешь, в какой горе у тебя какое сокровище зарыто. И, конечно же, старайся не строить новых пирамид.

Убираем мусор

Если не хочешь превратиться в бумажную крысу, стань «мусорщиком». Первое желание, какое должно у тебя возникать при виде любого бумажного материала, — это желание выбросить. К бухгалтерским документам это не относится. Про них отдельно. Но вот любую спам-почту сразу в ведро без тени сомнения. Всё, что не имеет прямого отношения к твоей работе, выбрасывай или переходи к следующему шагу.

Переводим стрелки

После отбрасывания всего лишнего передавай и пересылай другим людям всё, что не по адресу. И не только то, что оказалось у тебя по ошибке, но и всё, что относится не к твоей работе, а к работе другого отдела, коллеги. Подписывай карандашом имена и перенаправляй получателям, даже не вникая.

Действуем

Если бумага всё-таки нашла тебя по адресу, обращайся с ней соответственно. Клади в красную папку с надписью «сделать» или сразу же начинай ей заниматься. Если есть необходимость отложить, но не надеешься на память, не трать время на повторное вникание. На клейкой бумажке или вверху карандашом припиши, что именно надо сделать, подписать/почитать/обсудить с коллегами/внести в реестр и т.п.

Подшиваем

Подшивай только то, что действительно требует долгосрочного и бережного хранения. Но помни, что 80% подшитых документов никогда тебе не понадобятся. Если там есть информация, которую ты можешь получить из Интернета/своей почты/памяти/любых других источников, такое не подшивай, а выбрасывай.

В электронном виде

Весь бухгалтерский документооборот старайся максимально переводить в электронный вид. Всё, что можно отсканировать и получить в электронном виде, в этом виде и храни. Во-первых, наверняка документы понадобятся больше тебе, чем бухгалтерии. Во-вторых, наверняка при неспешной работе курьерских служб факсы, имейлы тебя неоднократно спасут. В-третьих, в почте гораздо проще найти нужный файл, чем бумажку в стопке. В-четвертых, часть из них будет потеряна.

Боекомплект всегда наготове

Твоё главное оружие всегда должно быть под рукой. Это «цилиндрический файл», он же мусорное ведро, карандаш, красная папка с надписью «сделать». При правильном обращении эти нехитрые штуковины будут регулярно спасать твою нежную офисную психику, не допустят твоего превращения в бумажную крысу и сделают твой труд более эффективным.