Онлайн-етикет – ніби й зрозуміла для багатьох людей річ, але тут є багато нюансів. Приміром, як коректно звертатися до колег онлайн при вирішенні робочих питань? Як правильно спілкуватися в чатах та при здійсненні відеодзвінків? Як дотримуватися певних рамок в неформальному спілкуванні? Всі ці важливі питання онлайн-етикету пропонуємо розібрати в цій статті.

Різні формати онлайн-спілкування – що й коли доречніше?

Отже, як спілкуватися з колегами про роботу й не тільки? Коли доречніше написати на пошту, а коли – подзвонити чи скористатися месенджером? Що ж, тут є один цікавий нюанс – кожен формат онлайн-комунікації передбачає певну дистанцію контакту між вами і вашим співрозмовником. Що це означає? Приміром, емейл-листування дає іншій людині 1-2 дні на відповідь. Питання чи пропозиція колезі в месенджері передбачає, що ваше робоче питання вирішиться впродовж одного робочого дня. Що стосується відеодзвінків та голосових повідомлень, вони є найшвидшим способом отримати відповідь на «гаряче» робоче питання.

Обираючи той чи інший спосіб комунікації, ми визначаємо пріоритетність нашого запиту. Як для себе, так і для своїх колег. Тож врахуйте наступні фактори при виборі інструменту комунікації:

• Пошта. Поштою ми надсилаємо великі за обсягом файли та важливу документацію, адже серед поштових повідомлень найлегше відшукати потрібний лист, і з потрібною нам документацією. А надісланий лист ми вже не можемо видалити; тобто можемо, але в адресата він збережеться назавжди. Тому тут можна говорити про певну надійність та безпеку листування.
• Приватні повідомлення в месенджерах і робочі чати. Оскільки не всі співробітники регулярно зазирають на пошту, месенджери були й залишаються оперативним та ненав’язливим засобом комунікацїі всередині робочої команди. Тим паче, в чаті чи особистому повідомленні ви завжди можете сповістити колегу, що відправили на його пошту якісь матеріали. А він вже перегляне їх тоді, коли йому буде зручно.
• Відео- та голосові повідомлення. Ці формати повідомлень вимагають від співрозмовника найбільшої уваги. Тому й звертаємося до них лише тоді, коли питання справді є терміновими. І якщо ви здійснюєте незапланований дзвінок, не забудьте обов’язково перепросити на початку розмови за незручності. Можливо, ви відриваєте колегу від важливого завдання, тому не буде зайвим проявити трохи ввічливості і такту.

Робочі-чати: корисні поради для онлайн-етикету

Зверніть увагу на ці поради, щоб зробити ваше онлайн-спілкування з колегами ефективнішим:

1. Розмежовуйте онлайн-канали для комунікації для різних потреб. Приміром, LinkedIn чи Telegram – для ділового спілкування, а Facebook чи Instagram – для особистого. Звичайно, можуть траплятися винятки, але загалом буде краще, якщо використовувати різні канали залежно від характеру стосунків;
2. Не розпорошуйте деталі однієї розмови по різних чатах. Потім буває складно знайти, про що конкретно ви домовилися, або ж відшукати надіслані файли. Краще створювати робочі чати, присвячені конкретним питанням. А якщо вирішите приміряти на себе роль модератора в чаті, поясніть правила іншим та стежте за їхнім дотриманням;
3. Якщо є питання до конкретної людини, можна поставити його навіть в загальному чаті. Але в такому разі тегніть цю людину, щоб всі розуміли, що питання стосується тільки її. Це допоможе уникнути багатьох непорозумінь, адже всі бачитимуть, що ви звертаєтеся до конкретної особи;
4. Не нервуйтеся, якщо вам не відповіли в ту саму хвилину. Замість того, щоб нервово крутити телефон у руках, краще займіться іншими справами. Не факт, що вас ігнорують, хоча може бути й таке (ми ж не знаємо, чим насправді займається в цю мить інша людина). Звичайно, якщо відповідь на ваше питання затягується, потрібно нагадати про себе. Але й самі не майте такої звички, надсилати повідомлення в останню секунду. Нехай ваш співрозмовник матиме більше часу на відповідь. Адже ви не проти, щоб з вами чинили саме так, авжеж?
5. За хибно надіслане повідомлення не тій людині – або не в той чат – достатньо просто перепросити за помилку. І тоді вже видаляти це повідомлення. Адже буває так, що хтось надіслав повідомлення в робочий чат, швиденько видалив його, а інші учасники чату ламають голову над тим, що ж це було.

Відеодзвінки – що потрібно знати?

Деякі люди настільки звикли до відеодзвінків, що взяли за звичку телефонувати навіть без особливої причини. Просто це дуже зручно, на їхню думку – натиснути «відеодзвінок» і посмикати іншу людину з будь-якого питання, навіть дріб’язкового. Так, це зручно їм, але чи зручно їхнім співрозмовникам? Така некоректна поведінка бере свій початок з часів пандемії, коли всі ми звикли до відеодзінків як до надзвичайно зручного способу комунікації, бо можна бачити людину, вираз її обличчя, емоції тощо. Але дехто так і не облишив цю звичку навіть після скасування карантинних обмежень.

Тому перш ніж зателефонувати іншій людині по відеозв’язку, подумайте, чи ваше питання настільки важливе. І нагальне.

Ще одне грубе порушення етикету, якщо ви здійснюєте відеодзвінок – це вимкнута камера. Так, бувають різні ситуації, коли ви не можете ввімкнути камеру. Але про такі випадки краще повідомити заздалегідь, щоб ваш співрозмовник не почувався незручно, спостерігаючи замість вашого обличчя «чорне дзеркало» на екрані свого ноутбука чи смартфона. Можливо, не всі почуваються в такі миті, наче на допиті, але комфорту така ситуація аж ніяк не додає. Тут є ще один цікавий момент: еволюційно так склалося, що нам легше спілкуватися з іншою людиною, коли ми добре бачимо її обличчя. Та й це банальний вияв поваги до співрозмовника, погоджуєтесь?

Що стосується групових дзвінків – для економії часу інших людей тут добре працює принцип «перевернутої піраміди». Це означає, що спершу ви обговорюєте питання, в які залучені всі члени команди, і поступово відпускаєте тих, хто вже не потрібен. Радимо уникати ситуацій, коли хтось із ваших працівників сидітиме півгодини чи годину й нудитиметься, поки дійде черга до обговорення питання, яке стосується його. Це не лише марнує його час, а й відбирає бажання відвідувати такі онлайн-зустрічі.

А як щодо неформальної комунікації між колегами?

Про робоче спілкування та норми онлайн-етикету ми поговорили. Звернемо увагу на базові принципи етикету, які варто дотримуватися в неформальному онлайн-спілкуванні.

Zoom-кава і ранкові мітинги

Чудово, якщо в компанії, у якій ви працюєте, розуміють важливість подібних заходів. Zoom-кава – для знайомства з новими колегами, а ранкові мітинги – для проговорення важливих дейлі-питань. Для «кавових зустрічей» не цураємося small talk. А щоб таке знайомство з новими колегами не перетворилося в незручну бесіду, уникаємо табуйованих тем. Це гроші, релігія, політика чи здоров’я. Важких тем теж краще уникати, адже такі зустрічі з колегами призначені не для того, щоб говорити про сумне.

Що стосується дейлі-мітингів, такі зустрічі не затягуємо. А щоб вони минали продуктивніше, модератору розмови треба заздалегідь підготувати питання для обговорення. В ідеалі ранкові мітинги не повинні тривати довше 10-15 хв.

Баланс у спілкуванні – важлива складова онлайн-етикету

Навіть в онлайн-спілкуванні треба дотримуватися певного балансу. Неформальна комунікація – важлива складова будь-якої соціальної групи людей, але якщо в конкретний момент часу ви дуже зайняті роботою, відволікатися на small talks не потрібно.

Також дотримуємося балансу в інших аспектах спілкування. Маємо на увазі вибудовування близьких стосунків з іншими колегами. Чимало людей схильні плутати робочий колектив із сім’єю. Але чи варто надто близько зближуватися з іншими працівниками? Вирішувати вам, але навіть в онлайн-комунікації стосунки радимо «втеплювати» настільки, щоб вам було комфортно займатися робочими обов’язками.

Дрес-код в онлайн-спілкуванні

Звичайно, якогось конкретного дрес-коду в онлайн-спілкуванні немає, але про деякі речі треба пам’ятати:

• На ранкові (й не тільки ранкові) мітинги не забуваємо змінювати піжаму на більш офіційний одяг;
• Фон позаду вас – краще якщо нейтральний і не відволікаючий від розмови. Спілкуватися з колегами під час приготування їжі на кухні, ясна річ, не потрібно. Це вже дуже близькі стосунки у вас мають бути з колегою, щоб дозволяти собі подібні речі.

Підсумуємо

Одним з найважливіших правил будь-якої комунікації між людьми можна вважати повагу до інших співробітників. Офлайн- чи онлайн-спілкування тут ролі не грає. А вже відштовхуючись від цього фундаментального правила, випливають й усі інші норми спілкування з колегами про роботу й не тільки.

Також не забуваємо, що будь-який канал комунікації використовуємо лише за потреби. Якщо можете обійтися без зайвих запитань, надсилань та висмикувань колег з робочого процесу – не робіть цього. Зрештою, Google ще ніхто не скасовував; тим паче, відповідь вам він згенерує в тисячу разів швидше за будь-якого колегу.