Телефонные разговоры занимают от 5 до 25 процентов рабочего времени, поэтому умение грамотно пользоваться телефоном позволяет значительно сэкономить рабочее время, тогда как неправильное его использование может нанести непоправимый ущерб репутации и имиджу делового человека. Каковы же правила пользования телефоном? Готовьтесь к разговору. Звоня кому-либо, вы должны четко представлять цель звонка, возможные пути его развития и итог. Правильно подготовленный перечень вопросов, а так же их логическая последовательность позволят значительно повысить эффективность разговора. Приветствуйте собеседника. Здороваться нужно всегда, даже если вы делаете личный звонок. После приветствия необходимо представиться и назвать цель звонка. Заранее уточняйте время, когда человеку будет удобно переговорить с вами. И звоните в строго назначенное время. Если нет возможности заранее оговорить время звонка, то в начале разговора следует уточнить, располагает ли собеседник временем. Если Не следует звонить по деловым вопросам домой, считается, что деловые люди с хорошей репутацией должны успевать все в рабочее время. Не затягивайте разговор. После трех-четырех минут восприятие значительно снижается, поэтому желательно, чтобы максимальная длина беседы не превышала пяти минут. Не проявляйте нетерпения. Не перебивайте собеседника. При равных условиях первым завершает разговор тот, кто звонил, но, если это беседа с руководителем, то инициатива завершения разговора должна исходить от него. Поскольку в телефонном разговоре собеседники не видят друг друга, то вся эмоциональная нагрузка ложиться на голос. К примеру, следует помнить, что слишком быстрая речь – утомляет, а медленная – раздражает. Речь должна быть мелодичной, логически выстроенной, внятной и доброжелательной – улыбку слышно даже по телефону. Существуют так же правила электронной переписки – ведь с появлением Интернета многие предпочитают этот вид обмена информацией, а, значит, порой допускают в нем ошибки. Всегда указывайте тему письма. Иначе существует вероятность того, что ваше письмо примут за спам, и оно так и останется непрочитанным. Одно письмо для одного адресата. Поверьте, вашему деловому партнеру будет не очень приятно узнать, что этот же документ вы отправили в конкурирующую фирму. Если существует необходимость отправить несколько писем, воспользуйтесь функцией «Скрытая копия». Прилагайте к сложениям сопроводительное письмо. Многие из-за вероятности вирусной атаки, не открывают приложения, о содержании которых им не известно. Не пишите все послание заглавными буквами. Помните, что в виртуальном общении слова, напечатанные заглавными буквами, приравниваются к крику. И, наконец, проверяйте орфографию. Безграмотность – не лучшее качество, которое стоит демонстрировать. Да и на письма с ошибками совсем не хочется отвечать.