Профессия. Офис-менеджер

Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

Офис-менеджер - специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда - руководителю отдела по персоналу.

Профессиональные обязанности офис-менеджера:

• курирование работы всего офиса
• координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.)
• ведение деловой корреспонденции
• распределение звонков
• встреча посетителей
• административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса
• работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С
• подготовка накладных, счет-фактур
• списание материалов
• ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов
• ведение офисных расходов, документооборота оплат
• организация праздников и других корпоративных мероприятий
• обеспечение чистоты и порядка в офисе
• анализ деятельности поставщиков - это требование действует не во всех компаниях
• ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам - требование не для всех компаний
• оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников - это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно - строительных и страховых
• ведение деловой корреспонденции на иностранном языке - это требование иностранных или крупных российских компаний
• обязанности переводчика - такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности - административный директор компании.

Необходимое образование:

• чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное
• в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием - филологическим, журналистским, в области PR, иногда - экономическим
• приветствуется, дополнительно к высшему образованию, - окончание специализированных курсов
• приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С
• знание иностранного языка - в западных компаниях это обязательное требование.

Требования к офис-менеджеру:

• организаторские способности
• самостоятельность в принятии решений
• умение распределять обязанности между персоналом
• коммуникабельность
• гибкость
• терпеливость
• тактичность
• пунктуальность
• добросовестность
• деловой этикет.

Оплата труда офис-менеджера:

• самые опытные, многофункциональные офис-менеджеры в крупных и западных компаниях - до 70 тысяч рублей;
• офис-менеджеры в российских компаниях - от 25 до 45 тысяч рублей;
• с опытом работы от 2 лет - 35 тысяч рублей;
• офис-менеджер и секретарь в одном лице - 26 тысяч рублей и выше;
• студенты, исполняющие обязанности офис-менеджера в маленьких компаниях или работающие на полставки - 10 тысяч рублей.

Как мы видим, размер оплаты труда офис-менеджера зависит от опыта работы, перечня должностных обязанностей, образования, возраста, гражданства. В западных компаниях платят больше, но требуется знание иностранных языков. Чаще всего на данную должность принимаются женщины 25-45 лет, но иногда мужчины также бывают прекрасными офис-менеджерами.