Сейчас как раз то время, когда цели по обучению на следующий год сформулированы, тренинговый бюджет утвержден. Осталось найти тренера или компанию, которая осуществит обучение. На рынке огромное множество компаний, независимых тренеров, предлагающих, казалось бы, одни и те же программы. Как же выбрать самый приемлемый вариант, который поможет, и достигнуть цели, и понравиться участникам? В этой статье мы хотим поделиться с вами позитивным опытом проведения тендера по подбору тренингового провайдера: на что стоит обратить внимание, что учесть до, во время, после; как организовать и тд. Предлагаем разобрать 2 ситуации: Ситуация 1 Вам необходимо провести тренинг на определенную тему (например, «Менеджмент и Лидерство») в вашей компании. У вас на примете есть 2-3 (или больше) компаний (независимых тренеров), которые потенциально могут провести такой тренинг. Как выбрать лучшего? Ситуация 2 Вам необходимо провести серьезный и основательный отбор тренингового провайдера на основе тендера (а заодно и разработать процедуру тендера по подбору партнера по обучению тоже не помешает). Ведь закупка тренингов существенно отличается от закупки, скажем бумаги для принтера или ноутбуков. Как это сделать? Прежде чем мы приступим к разбору ситуаций, хотелось бы обратить ваше внимание на понятие «участники процесса обучения». Дело в том, что в процессе корпоративного обучения задействованы 4 стороны: Заказчик – лицо, которое принимает решение о необходимости в том или ином обучении для сотрудников и заказывает его у организатора. В роли заказчика может выступать руководитель, HR, специалист отдела обучения. Организатор – лицо, которое организует обучение (обычно специалист отдела персонала). Участник – сотрудник, который непосредственно проходит обучение. Тренер – лицо, проводящее обучение. Каждая из этих сторон выполняет свою роль в организации процесса обучения. И сейчас мы увидим какую именно. Итак, Ситуация 1 У вас есть определенный запрос на тренинг. Есть ряд компаний (тренеров), которые предлагают вам его провести. Как понять кто лучше? Этап 1.Формулировка цели тренинга. Для этого предлагаем вам ответить себе на следующие вопросы: Для чего этим сотрудникам нужен этот тренинг? Что, вы хотите, чтобы они поняли, знали, умели делать после прохождения этого тренинга? Что, по вашему мнению, должно быть в программе? Если вы выступаете в роли организатора, хорошо бы задать эти вопросы менеджерам будущих участников (особенно, если они выступают в роли заказчика). Кроме получения необходимой информации, вы создадите атмосферу вовлеченности руководителей в процесс обучения и, в какой то мере, разделите с ними ответственность за результат. Этап 2. Ознакомление с программами тренинга потенциальных провайдеров. Прочитайте программы тренингов выбранных компаний или тренеров. Для этого запросите типичные программы по нужной вам теме разных тренеров компании. Задайтесь вопросом: насколько цели этих программ соответствуют вашим? Насколько понятно и конкретно изложено содержание тренинга? Соответствует ли содержание вашим ожиданиям (ожиданиям заказчика)? Если программа специфическая и у вас нет своего представления о том, что в ней должно быть, а чего нет, обратитесь к тому, кто знает (специалисту этого профиля). Хороший тренер обязательно адаптирует свою программу под ваш конкретный заказ. И все-таки, вам будет легче работать с тем провайдером, чья типичная программа уже сейчас наиболее соответствует вашему представлению о том, какой она должна быть. Иногда уже на этом этапе могут отсеяться некоторые компании или тренеры. Этап 3. Предложение о проведении демо-версии. Предложите тренерам компаний провести демо-версию. Продолжительность встречи 1-1.5 часа. Попросите тренера подготовить концепт тренинга и небольшую демонстрацию части тренинга (демо-модуль). Концепт – это краткое описание логики построения материала: цели, что за чем следует, основные понятия, основные блоки, что будут знать, уметь делать участники по окончании, чем отличается программа от подобных в других компаниях (у других тренеров). Демо-модуль (демонстрационная сессия) – короткая имитация части тренинга (часть выбирается по вашему заказу или по желанию тренера). Иными словами, тренер проводит для вас кусочек тренинга на заданную тему. Для демо-модуля необходимо будет создать группу участников (5-10 человек). Это могут быть любые активные, заинтересованные и ответственные сотрудники (лучше, конечно, будущие участники, их менеджеры и обязательно заказчик). Что дает этот этап? Концепт позволит вам увидеть всю картинку целиком, логическую последовательность всего материала. Вы сможете понять насколько это то, что вам нужно. Насколько программа тренинга соответствует действительности (или ее просто «содрали» откуда-то из Интернета). Насколько тренер ориентируется в материале и может доступно, коротко и интересно доносить информацию. Демо-модуль, в свою очередь, это возможность увидеть тренера в работе. В резюме тренера вы, наверняка, найдете только хорошее. Если вам посоветовали этого тренера ваши друзья или знакомые, они руководствовались своими критериями. Демо-модуль – это возможность увидеть все своими глазами, соотнести работу тренера со своими критериями (критериями компании), проверить слухи и удостовериться в своем выборе. Этап 4. Сбор обратной связи и принятие решения. После демо-версии стоит попросить участников поделиться впечатлением (письменно или устно). Конечно же, не в присутствии тренера. Вот на что мы предлагаем вам обратить внимание при оценке демо-модуля и работы тренера. Первое впечатление. Спросите себя и участников демо, было ли вам интересно? Доверили бы вы этому тренеру провести тренинг на эту тему? Экологичность. Насколько экологична была работа тренера (навязывает свое видение, спорит, «опускает» или предлагает выбор, сотрудничает, вселяет уверенность в свои силы)? Знание темы. Насколько хорошо тренер разбирается в теме: уверенно, структурировано, конкретно, детально и понятно передает материал, отвечает на вопросы, выделяет главное, может объяснить любое понятие или причинно-следственные связи. Презентационные навыки тренера. Об этом можно говорить много. У вас, наверняка, есть представление о том, кто такой хороший презентор. Соотнесите это представление с презентацией тренера. Обратите внимание на голос. Достаточно ли он громкий, уверенный, приятный (у каждого свои представления о приятности, но если голос неприятен для большинства участников демо, это уже показатель, согласитесь?). Не слишком ли быстро (медленно) он говорит? Насколько разнообразна мимика, движения, жесты тренера, насколько все это уместно, соответствует ситуации. Визуальный контакт. Смотрит ли тренер на участников? Создается ли у вас впечатление, что тренер говорит не только для всех, но и для вас в том числе? Не бросает ли вас в дрожь от взгляда тренера. Структура изложения материала. Разбит ли тренинг на несколько основных блоков, логично связанных между собой? Вы можете вспомнить, с чего начинался и чем закончился блок демо-модуля? Можете ли вы вспомнить основную суть, понятия блока? Подвел ли тренер итоги, были ли сделаны выводы? Во время упражнения было ли вам понятно, что нужно делать? Язык выгоды. Насколько тренер умеет показывать и подчеркивать пользу от того, что вы видите, слышите, делаете, ощущаете на тренинге? Речь. Насколько образная и яркая была речь тренера? Смог ли он удерживать ваше внимание, интерес в процессе изложения материала? Была ли это лекция или живое общение? Насколько понятно и доступно объяснял он сложные понятия? Чувствовали ли вы себя вовлеченным в процесс? Практичность. Насколько полезным было для вас то, что вы узнали, чему вы научились? Для тех, кто любит точность и достоверность, советуем составить форму оценки демо-модуля и предложить участникам заполнить ее по окончании. Таким образом, вы быстро и конкретно сможете собрать всю информацию, необходимую для принятия решения. Этап 5. Обратная связь для тренинговой компании. После того, как вы приняли решение, с какой компанией вы будете работать, вы, наверняка, сообщите ей эту хорошую новость. А вот неприятную новость, обычно, не все готовы сообщить. А жаль, потому что в этом могут быть выгоды и для вас, и для тренинговой компании. Если вы даете своевременную и качественную (конкретную, нейтральную, сбалансированную) обратную связь, вы показываете себя как грамотного ответственного специалиста, а свою компанию, как ответственного, серьезного, достойного доверия партнера. С другой стороны, любой профессиональный менеджер по работе с клиентом или владелец тренинговой компании (ну, или тренер фрилансер), наверняка, с вниманием и благодарностью отнесется к вашей обратной связи, потому что она даст им возможность увидеть требования рынка, узнать свои узкие места и работать над ними, чтобы стать лучше. В любом случае, давать обратную связь или нет, решать вам. Итак, подведем итоги по Ситуации 1. План действий:

• Формулировка цели тренинга (для чего нужен этот тренинг, каких изменений вы ожидаете)
• Ознакомление с программами тренинга потенциальных провайдеров (оценка программ)
• Проведение демо-версии (концепт и демо-модуль)
• Сбор обратной связи и принятие решения (критерии и форма оценки работы тренера)
• Обратная связь для тренинговой компании (стоит ли сообщать неприятную новость).

Ситуация 2 Вы намерены серьезно подойти к поиску провайдера, разработать и разложить по полочкам процесс проведения тендера, что называется «от А до Я». Готовы уделить этому время и людские ресурсы. Обычно это происходит в больших компаниях при подборе провайдера обучения на весь год (а не для одного тренинга). Мотивы могут быть разные. Например,

• У вас (вашей компании) есть четкие требования к партнерам по обучению и вы убеждены, что только так можно найти достойного партнера;
• Вы хотите провести мониторинг рынка и собрать информацию о потенциальных партнерах в области развития и обучения;
• Таковы требования вашей компании (тендер и строгое следование процедуре).

Предлагаем вам следующую последовательность действий: Этап 1. Построение стратегии обучения. На этом этапе вы отвечаете себе на вопросы Кого (какие группы сотрудников), Чему (каким навыкам и знаниям) и Как (внешними, внутренними силами, аудиторными или дистанционными методами и тд) вы будете учить в вашей компании, а также сколько вам для этого нужно средств (определяетесь с бюджетом). Про этот этап написано много статей и даже книг. Этап 2. Формулировка требований к будущему партнеру. Опишите требования к своему партнеру по обучению. Мы предлагаем вам некоторые из возможных критериев отбора ниже. Что из этого для вас важно? Если это важно, конкретизируйте этот пункт. Например, если для вас важна продолжительность работы компании на рынке, то какая она должна быть? Год, два, три или больше? Хорошо бы понимать, и уметь при случае объяснить, почему, по-вашему, должно быть именно так, а не иначе. Итак, возможные требования:

1. Требования к компании:
• Специализация (тренинги в области продаж, управления персоналом и тд),
• Продолжительность работы на рынке (год, два, три и тд),
• Количество тренеров (быть может, вы ищите провайдера для проведения большого количества тренингов и для вас важно, чтобы они могли друг друга заменить),
• Опыт проведения обучения для компаний работающих в определенной сфере бизнеса (в сфере деятельности вашей компании, например),
• Наличие рекомендаций;
2. Требования к тренерам:
• Специализация тренера (в некоторых тренинговых компаниях тренеры специализируются в определенной сфере, например, продажах, управлению персоналом, IT и т.д.),
• Продолжительность работы тренером,
• Опыт проведения подобных тренингов (в каких компаниях, сколько тренингов),
• Опыт работы в смежных сферах (организационного развития, консультирования, обучения и развития персонала),
• Опыт работы в области специфики тренинга (если проводит тренинг по управлению персоналом, стоит узнать, есть ли у него опыт управления персоналом, тренинг по продажам – в продажах и т.д.);
3. Требования к программе:
• Программы тренингов (захотите ли вы увидеть программы необходимых вам тренингов?),
• Форма программы (имя тренера, название, цели, разбивка на блоки, детальность описания каждого блока, разбивка по времени, методы работы),
• Содержание программы (соответствие целей содержанию, соответствие вашему видению, наличие определенной логики, последовательности изложения материала, наличие определенных пунктов, моментов, которые вы, как организатор, хотели бы видеть в программе тренинга),
• Продолжительность,
• Стоимость;
4. Требования к пред и пост тренинговой работе
• Важно ли для вас проведение подобных работ?
• Методы пред тренинговой диагностики,
• Методы пост тренинговой работы.

О последних двух пунктах тоже написано немало статей и книг. Этап 3. Подготовка технического задания (ТЗ). Цель этого этапа сформировать запрос на получение информации от возможных партнеров и ограничить выбор до рамок тех компаний, которые соответствуют вашим требованиям. Хотелось бы обратить ваше внимание, что требования, сформулированные в предыдущем пункте, прежде всего, для вас. Не стоит сообщать о них тренинговым компаниям в техническом задании. У некоторых провайдеров может возникнуть желание сказать неправду, чтобы вам понравиться. Просто попросите их дать вам информацию по интересующим, важным для вас, пунктам. Вот что может быть в техническом задании:

• Приветствие (если техническое задание составлено в виде письма),
• Краткая информация о вашей компании и цель запроса,
• Требования к предложению (желательная для вас форма преподнесения информации, оформление, последовательность изложения и тд),
• Информация, которую вы хотите получить от компании в коммерческом предложении, и которая важна вам для принятия решения,
• Сроки подачи предложения,
• Другая информация, необходимая вам для принятия решения.

Этап 4. Поиск потенциальных партнеров. Когда техническое задание готово, имеет смысл выслать его как можно большему количеству потенциальных провайдеров тренинговых услуг. Рекомендуем вам следующие способы поиска партнеров:

• Информирование существующих партнеров (посредством ТЗ),
• Объявление тендера на тренинговых сайтах,
• Специальный поиск компаний, специализирующихся на нужных вам тематиках через
- Поисковики Интернета, - Рекламу в специализированных изданиях, - Участие в выставках, - Рекламные материалы,
• Рекомендации коллег, друзей, которым вы доверяете,
• Собственный опыт.

Этап 5. Подготовка тендерного комитета. Тендерный комитет – это те сотрудники, которые будут и готовы участвовать во всех мероприятиях, связанных с выбором провайдера. Это могут быть специалисты отдела персонала, отдела обучения и развития, ключевые работники, потенциальные участники из числа наиболее активных, ответственных и рациональных, их менеджеры. Если участие в подобных мероприятиях не входит в обязанности сотрудника, имеет смысл составить и выслать по адресу так называемое, информационно-мотивирующее письмо, в котором вы выразите основную идею, цель и важность предстоящих событий, задачи участников комитета, выгоды от участия и благодарность за помощь. Этап 6. Первый отборочный тур.

• Для начала стоит ознакомиться с имеющимися предложениями и оценить их по тем критериям, которые вы сформулировали для себя на этапе подготовки технического задания. Работа не из быстро выполнимых, т.к. предложений обычно приходит очень много. Несколько рекомендаций:
- При больших объемах работ для наиболее скрупулезных подойдет сравнительная таблица, содержащая краткое описание всех критериев и шкалой оценок для всех участников тендерного комитета – читаешь предложение и ставишь оценки. - Некоторые компании в ответ на ваш запрос с конкретными требованиями высылают готовые презентации своих продуктов и компании, не потрудившись адаптировать ее под ваш заказ (убрать лишнюю или добавить недостающую информацию). Вам решать, читать такое предложение или обратить больше внимания на тех участников тендера, которые готовы приложить усилие и старание, чтобы стать вашим партнером.
• Определитесь с количеством компаний, которые пройдут первый тур и создадут, так называемый, «короткий список».
• Соберите оценки предложений у участников тендерного комитета и определитесь с победителями первого тура.
• Обязательно сообщите прошедшим и особенно не прошедшим первый отборочный тур компаниям о результатах первого тура. Расскажите об основных критериях отбора, на основании которых было принято то или другое решение, отметьте понравившиеся вам моменты и «узкие места» компаний, поблагодарите участников за предоставление информации. Этим вы покажете, что вы серьезно относитесь к обучению ваших сотрудников и хотите подобрать действительно достойного партнера по обучению для них.

С этого момента процесс проведения тендера совпадает с предложенным планом действий для Ситуации 1: Этап 7. (см. Этап 3 для С1) Второй отборочный тур. Проведение демо-версии. Этап 8. (см. Этап 4 для С1) Сбор обратной связи и принятие решения. Этап 9. (см. Этап 5 для С1) Обратная связь для тренинговой компании. Итак, подведем итоги для Ситуации 2. План действий:

• Построение стратегии обучения (кого, чему, как будем обучать, бюджет).
• Формулировка требований к будущему партнеру (что для вас важно при подборе тренингового провайдера).
• Подготовка технического задания (ТЗ) (какая информация вам необходима от потенциального партнера).
• Поиск потенциальных партнеров (ваша стратегия успешного поиска).
• Подготовка тендерного комитета (кто вам будет помогать в выборе, мотивация).
• Первый отборочный тур (оценка предложений, сравнительная таблица, «короткий список»).
• Второй отборочный тур. Проведение демо-версии (концепт и демо-модуль).
• Сбор обратной связи и принятие решения (критерии и форма оценки работы тренера).
• Обратная связь для тренинговой компании (стоит ли сообщать неприятную новость).

Опыт проведения тендеров показывает, что не прошедшим отбор компаниям, свойственно иногда объяснять свою неудачу не в пользу организатора тендера. Поэтому чем четче вы формулируете критерии отбора для себя и для участников тендера, чем подробнее и конструктивнее вы информируете потенциальных провайдеров о процессе и результате выбора, тем больше будет оснований у тренинговых компаний считать вас серьезным партнером и стремиться к сотрудничеству с вами на ваших условиях. Положительный имидж, как кирпичная стеночка, строится из кирпичиков доброй славы и благодарности. Вложите свой кирпичик в имидж вашей компании. Анна Кожевникова (независимый тренер)